A Group está completando 25 anos de trajetória e preparamos conteúdos especiais para celebrar a data. Neste texto, apresentaremos informações completas sobre o software para empresas e os benefícios que ele proporciona em todos os setores.
A tecnologia é uma realidade em nosso cotidiano e, quando selecionada com eficiência, pode transformar a rotina e os resultados da empresa. Assim, o software pode ser um importante aliado para o crescimento e a otimização dos fluxos.
Quer saber mais sobre esses recursos e as tarefas que podem automatizar? Confira, a seguir!
O que é um software para empresas?
Em primeiro lugar, é importante compreender o que é um software. Basicamente, trata-se de um programa de computador ou de um endereço online que reúne diversas atividades da empresa. Eles podem ser focados em setores distintos, especialmente o administrativo.
Essa ferramenta concentra as principais informações da companhia, permite realizar diversas tarefas e mantém todos os dados em ordem. Também pode ter outras funções, a depender do modelo de negócios.
Qual a importância de softwares para empresas?
A rotina em uma empresa tem muitos desafios e é sempre importante encontrar a melhor forma de lidar com essas demandas para impulsionar o crescimento da organização. Assim, a tecnologia contribui significativamente com a otimização das atividades, evitando erros e agilizando os processos internos.
Dessa forma, um software para empresas traz mais precisão para as tarefas, viabiliza os planejamentos, proporciona economia de tempo e de dinheiro, além de incentivar a inovação — que é essencial no contexto da economia digital.
Também é importante destacar que os clientes esperam serviços mais modernos e eficientes. Portanto, o desenvolvimento tecnológico impacta na experiência dos consumidores e melhora a imagem da companhia com o público.
Nessa direção, a automatização dos processos é um passo essencial possibilitado pelo software da empresa. Conheça mais sobre esse recurso e como ele pode ajudar no crescimento!
O que é automatização de processos?
A automatização dos processos consiste na análise de quais atividades podem ser realizadas sem a intervenção humana para ganhar mais eficiência na rotina da companhia. Para isso, é preciso identificar as tarefas repetitivas que são realizadas manualmente e podem ser feitas por um software ou aplicativo.
Alguns critérios para selecionar os processos para automatização são:
- repetição — tarefas repetitivas consomem tempo dos funcionários, então, automatizá-las faz a empresa ganhar muito em eficiência;
- comportamento regular — se a tarefa obedece regras específicas, também é um sinal de que ela pode ser automatizada;
- relevância — é preciso analisar até que ponto a tarefa pode ser automatizada ou se é necessário o acompanhamento humano para garantir a qualidade.
A partir dessa análise, é possível reconhecer as tarefas que podem ser automatizadas e beneficiar diversos setores da empresa. Conheça melhor as vantagens que essa ação proporciona a seguir!
Quais os benefícios softwares podem trazer para as empresas?
A automatização dos processos pode transformar a rotina da empresa, o que impacta em seu posicionamento no mercado. Confira algumas vantagens que essa mudança proporciona para a marca.
Aumento e otimização de produtividade
Ainda que a sua empresa conte com um ótimo time de colaboradores, engajados em suas tarefas, eles ainda podem ter uma produtividade inferior à dos softwares. Isso não significa que os funcionários são dispensáveis, mas que podem ser direcionados para atividades em que a ação humana é essencial.
A mudança permite uma minuciosa análise dos processos produtivos na empresa para identificar as tarefas que podem passar pela atualização. Assim, ganha-se muito em agilidade.
Redução de erros e custos
Uma reestruturação dos processos na empresa permite encontrar muitas falhas e realizar melhorias. A modernização do trabalho ajuda a reduzir erros e, consequentemente, os custos que gera. Além disso, com o dinamismo que proporciona os resultados tendem a ser melhores.
Como os processos funcionarão por comandos predeterminados, qualquer falha poderá ser facilmente identificada e corrigida. Também torna possível se blindar de certas dificuldades e melhorar a rotina de forma geral.
Similarmente, é possível reduzir os custos com a folha de pagamento dos funcionários, pois parte das atividades será realizada pelo software.
Melhoria dos resultados
Um software para a empresa traz muito mais controle sobre as atividades que são realizadas. Assim, aproxima a organização das metas estabelecidas e pode impulsionar os resultados.
Para ter sucesso nesse objetivo, além de definir os objetivos e os planos de ação, também é essencial ter métricas para analisar o desempenho. O próprio sistema pode oferecer os dados de forma completa, correta e acessível, o que favorece o acompanhamento.
Integração das equipes
Um dos principais pontos positivos do software é a centralização das informações. Isso facilita bastante a comunicação entre os diferentes setores e evita gaps nas atividades. Da mesma forma, proporciona canais de interação que ajudam no sucesso da companhia.
Com isso, o trabalho se torna mais alinhado e as atividades podem ser projetadas com foco no crescimento da empresa, na execução dos planejamentos e no cumprimento das metas.
Gestão com maior segurança
É comum que haja uma reserva em relação à segurança do software, afinal, ele concentra todas as informações essenciais da empresa. Nesse sentido, é possível conseguir mais segurança e proteção com os softwares, desde que haja atenção redobrada na hora de escolher as ferramentas.
Efetivamente, esse recurso permite proteger informações com senhas e criptografia, além de alocar todos os documentos em uma plataforma segura. Logo, ficam menos expostos à perda ou deterioração.
Redução do tempo aplicado em tarefas
Otimizar o tempo de trabalho da equipe é essencial e esse é um dos grandes benefícios que o software proporciona. As tarefas automatizadas ganham mais eficiência e isso resulta em mais tempo para se dedicar ao seu crescimento, além de um serviço mais satisfatório para os clientes.
Um exemplo é o aplicativo para vistoria de imóveis. Um vistoriador poderia levar dias para realizar o serviço, mas com o auxílio dessa tecnologia imobiliária é possível fazer o trabalho em algumas horas e enviar todas as informações para uma central. Isso agiliza tanto o processo de avaliação das condições do imóvel, quanto o contrato. Como resultado, beneficia a todas as partes envolvidas na negociação.
Organização e eficácia no atendimento
Uma empresa moderna oferece vantagens também no atendimento, melhorando sua imagem no mercado e conquistando os clientes. Como as questões que o público traz podem ser bastante similares, é possível programar o sistema para agilizar o contato.
Por exemplo, quando uma pessoa tenta atendimento com os seus canais de comunicação, um chat automatizado pode solucionar algumas dúvidas comuns e filtrar melhor as mensagens que chegam até os atendentes. Assim, eles conseguem ajudar caso o cliente deseje ou necessite do diálogo, ao mesmo tempo em que evita responder às mesmas questões várias vezes ao longo do dia.
Com isso, a empresa desafoga a caixa de mensagens, reduz o tempo de espera dos clientes e otimiza o trabalho dos colaboradores.
Padronização e agilização
Cabe reforçar que essa reformulação evita erros nos processos, pois as ações programadas são padronizadas. Assim, você garante que todas as atividades tenham a qualidade idêntica.
Da mesma forma, eventuais erros se tornam mais fáceis de serem corrigidos, pois há controle das etapas e é possível identificar onde aconteceu a falha.
25 tarefas que um software pode automatizar em empresas
Agora que você já sabe quais são as vantagens que um software proporciona para a sua empresa, é preciso conhecer as tarefas que podem ser automatizadas com essa ferramenta digital. Confira algumas possibilidades!
Financeiro
O setor financeiro pode ser muito beneficiado, afinal, ele lida com informações relevantes e necessita de cálculos exatos. Veja as tarefas do setor que necessitam de automatização.
Contas a pagar e receber
É fundamental ter uma programação para as contas a pagar, que faça uma projeção das obrigações financeiras da companhia em determinado período — geralmente, o mês — e evite problemas com atrasos, multas, insuficiência de saldo para quitar as despesas ou a falta de suprimentos.
Do mesmo modo, é importante que o sistema tenha um controle de contas a receber, que são as previsões do que será recebido. Essa função também pode emitir alertas em casos de atrasos. Esse controle financeiro é essencial para a saúde do caixa da empresa e tem menos chances de apresentar erros quando acontece automaticamente.
Emissão de boletos e notas fiscais
Emitir boletos e notas fiscais são tarefas essenciais e passíveis de muitos erros. Quando ficam a cargo de funcionários, estes costumam se sentir sobrecarregados e pressionados. Com o software a ação pode ser programada em conformidade com a lei, para documentos corretos e ágeis.
Além disso, a padronização e o lançamento no sistema facilitam o controle e ajudam na organização de papéis que são essenciais para o seu negócio.
Controle financeiro
Como você viu, todos os dados lançados no sistema ficam centralizados. Isso facilita significativamente o controle, pois é possível ter um balanço das informações. A gestão agiliza os cálculos, tem um planejamento mais correto e uma visão aprofundada da sua situação financeira.
O sistema pode separar as informações para que fiquem mais acessíveis. Por exemplo, em contas a pagar, ter um campo específico para salário dos funcionários, impostos, aluguel do espaço etc.
Recursos Humanos (RH)
O setor de recursos humanos também pode se beneficiar da automatização e melhorar o desempenho da equipe. Veja como!
Gestão de contratos
Os contratos fazem parte da rotina das empresas e merecem atenção especial. Falhas na gestão podem ocasionar problemas fiscais e até mesmo judiciais, então, é preciso ter cuidado redobrado.
Eles podem ser automatizados com sistemas de assinatura eletrônica, por exemplo, alertas sobre prazos e pendências, entre outros. Isso traz mais segurança e produtividade para a equipe.
Geração automática de relatórios
Os relatórios também são essenciais para a gestão e sua automatização orienta a tomada de decisões. Eles são necessários em todos os setores da companhia e se tornam mais efetivos se forem emitidos de forma rápida, simples e correta pelo software.
Recrutamento e seleção
A fase de encontrar novos profissionais para compor a equipe demanda tempo e dedicação do RH. A boa notícia é que essa missão também pode ser agilizada.
Ao observar todo o fluxo de trabalho da empresa, será possível perceber quais são as funções necessárias e as características esperadas para o novo funcionário. Também é possível fazer algumas etapas iniciais do processo seletivo de maneira automática, como o lançamento da vaga, o formulário e algum teste inicial.
Atendimento ao cliente
Já vimos que os clientes também são beneficiados. Compreenda, a seguir, algumas vantagens que a atualização oferece para os consumidores!
Integração de sistemas para automação de tarefas
A integração entre os sistemas é um grande benefício para a equipe, pois melhora a comunicação interna. Como resultado, o atendimento ao cliente se torna coeso, a sua marca transmite confiança e a satisfação aumenta.
Relacionamento e atendimento ao cliente online
A tecnologia proporciona um relacionamento com o cliente mais próximo, além de beneficiar o atendimento. Como mencionamos, a empresa pode utilizar canais de redirecionamento que ajudam a otimizar esse contato.
O sistema também possibilita a realização de parte do atendimento online. Por exemplo, se a sua empresa é uma imobiliária, o cliente pode consultar seu catálogo, ter acesso a todas as informações do imóvel e até mesmo realizar os contratos pelo sistema. Todos se beneficiam.
Logística
A logística não se refere apenas ao transporte de mercadorias, pois também está relacionada à manutenção das atividades por meio dos recursos necessários. Nesse sentido, o sistema ajuda a controlar a necessidade de aquisições, reposições e distribuição de produtos entre filiais.
Marketing
O marketing é especialmente favorecido pelos softwares para as empresas, afinal, esse setor está cada vez mais digitalizado. Conheça algumas funções da comunicação que podem ser automatizadas.
Gestão de marketing
Com o software, a sua empresa consegue conectar o setor de marketing e vendas, pela integração que proporciona. Assim, as campanhas são muito mais bem direcionadas, as leads são qualificadas com maior precisão e as chances de converter vendas aumentam.
Essa ferramenta permite acompanhar mais detalhadamente o comportamento do público, por exemplo, quais e-mails são abertos com mais frequência e quais ações proporcionam mais engajamento.
A sintonia entre esses dois setores permite que se auxiliem mutuamente e impulsionem o crescimento da empresa. Além disso, ajuda a fidelizar os clientes e fortalecer a relação com a marca no pós-venda.
Chatbot
Como você viu, a automatização do contato com os clientes é um benefício importante do software. Nesse sentido, o chatbot é um recurso que agiliza bastante o contato com o público, pois permite padronizar respostas em diversos ambientes.
Ele identifica por palavras-chave qual a necessidade do cliente e responde conforme a programação. Caso não consiga solucionar a demanda, direciona para o atendimento humano.
CRM
O Customer Relationship Management (CRM) é um software que funciona como um banco de dados de clientes. Assim, armazena suas principais informações, observa seus comportamentos e permite que a empresa conheça melhor a sua persona, ou seja, o seu cliente ideal. Esses dados são primordiais para o trabalho da equipe de marketing.
Monitoramento de sites
Seu site é fundamental para se posicionar bem na era da economia digital. Porém, seu monitoramento pode ser desafiador. Para solucionar essa dificuldade você pode automatizar essa tarefa e contar com um software que avalie as quedas, quebras de páginas, fluxo de visitantes, entre outras informações relevantes para o acompanhamento.
Agendamento de reuniões
Novamente, a integração entre os diferentes setores da empresa é importante para um bom resultado nos processos internos e para os resultados da empresa. Como o sistema é compartilhado entre todos os colaboradores, é possível agendar as reuniões e garantir que as pessoas que deverão participar sejam notificadas. Isso evita conflitos de horário e pode ajustar o encontro conforme as demandas de trabalho.
Comunicação em nuvem
A comunicação em nuvem é uma forte tendência entre as companhias na atualidade. Ela permite o compartilhamento de arquivos por esse sistema, viabilizando o alinhamento das atividades em tempo real, a edição coletiva e a acessibilidade a todos. Dessa forma, os funcionários podem trabalhar juntos mesmo estando em ambientes diferentes, o que inclui outras unidades da empresa.
Criação de LPs de forma rápida e automática
As landing pages são as páginas de captura de leads. Elas podem ser feitas manualmente, mas a automatização da tarefa ajuda a adicionar mais recursos, agiliza o manejo dos códigos e faz com que elas entrem no ar instantaneamente.
Desse modo, um software para empresas pode transformar a sua rotina e garantir resultados melhores em todos os setores. Observe as tarefas que podem ser automatizadas em sua companhia e invista na modernização.
Viu como essa ferramenta ajuda a melhorar a rotina da sua empresa. Para condomínios, é importante que ela seja especializada. Para saber mais, leia também nosso guia de como escolher um software para a gestão de condomínios.
