A comunicação com condôminos é um processo que merece atenção e cuidado na administração condominial. Um procedimento mal feito pode arruinar uma gestão, fazendo com que os envolvidos sugiram uma eventual troca de comando. Para que isso não aconteça, vale a pena estruturar estrategicamente o tipo de comunicação utilizada.
Este artigo tem como finalidade mostrar a você qual é a importância de se comunicar bem em um condomínio. Você conhecerá as dicas de como realizar um processo eficiente de comunicação com condôminos. Saberá, também, como colher e analisar de modo certo o retorno dado pelos envolvidos no processo. Vamos lá?
Quais são as importâncias de uma boa comunicação com condôminos?
A relação em um condomínio é de convívio constante. Como em qualquer tipo de relacionamento, a comunicação com condôminos se torna fundamental para manter a harmonia. Reside aí a importância de manter bons canais comunicativos com o público que ocupa e frequenta o local.
As atividades do síndico costumam ser em um número bastante expressivo. No entanto, se não forem bem comunicadas, podem passar o efeito inverso, de que nada (ou muito pouco) está sendo feito.
Por isso, é essencial que o responsável pela administração tenha fortes habilidades de comunicação. Assim, as atividades realizadas serão eficazmente transmitidas, provocando contentamento geral.
Além disso, a administração condominial exige uma maior transparência quanto à gestão. Torna-se fundamental deixar claro tudo que está ocorrendo no condomínio. Ademais, essa comunicação com condôminos deve ser de mão dupla, para que os condôminos possam também se manifestar a respeito de suas próprias demandas.
Que práticas seguir para se comunicar bem em um condomínio?
Algumas condutas são bastante oportunas quando o assunto é ter uma boa comunicação interna. Nesse ponto, vale a pena seguir as recomendações a seguir para alcançar êxito na interlocução com o público-alvo.
Conheça o perfil dos condôminos
É de suma importância saber quem ocupa o condomínio em questão. Em se tratando de pessoas, é óbvio esperar que cada uma tenha determinado tipo de perfil e, portanto, receba as informações de um modo específico.
Vale a pena conhecer seu público e, sempre que possível, direcionar a comunicação da forma adequada a cada um. Outro ponto muito importante é procurar estar sempre em contato pessoal com os indivíduos em questão.
Uma dica valiosa é aproveitar um encontro casual sempre que ocorrer. Procurar perguntar qual a visão do condômino sobre os serviços prestados, dúvidas, sugestões e até mesmo reclamações. Tudo isso contribuirá para um aperfeiçoamento na gestão do condomínio.
Estabeleça os canais adequados
Pode ser bastante proveitoso gastar um tempo fazendo um planejamento a respeito dos canais de comunicação que serão utilizados. Esse tipo de atitude, certamente, economizará tempo no futuro. Em relação aos meios de se comunicar, temos os canais digitais e os canais físicos. Ambos devem ser bem aproveitados.
Entre os canais digitais, existe a opção das redes sociais e aplicativos de mensagens, como Facebook e WhatsApp. Nesses canais, é possível criar grupos para que sejam discutidos ou informados assuntos pertinentes ao condomínio.
Muita atenção quanto a assuntos que desviem o foco do objetivo principal. Nesse sentido, vale a criação de regras específicas para uso dos canais.
Há também aplicativos específicos para condomínios. O condomínio pode optar por adquirir um Super app desse tipo e deixar a comunicação mais profissionalizada. Esse tipo de atitude trará um maior sentimento de confiança na administração. Além disso, alguns desses aplicativos são capazes de reduzir em até 80% as demandas de atendimento aos condôminos, isso porque utilizam da inteligência artificial ao seu favor. Desse modo, a abertura de chamados e retirada de 2ª via do boleto, por exemplo, podem ser executadas pelos condôminos a partir de poucos cliques através do app.
Como um último recurso digital, pode-se fazer uso do e-mail, que pode ser utilizado como um informativo. Estabelece-se uma periodicidade de comunicação e envia-se uma newsletter, informando sobre os últimos acontecimentos no condomínio.
Além de tudo isso, existem os canais físicos de comunicação. Eles são os ambientes de convivência, acessados por grande número de pessoas. Esses locais podem ser aproveitados para fixação de cartazes com informativos a respeito dos mais variados tipos de temas.
Podem ser comunicados avisos de empresas fornecedoras de serviços terceirizados, como segurança ou limpeza, regras de convivência, ou ainda, exposição dos relatórios de gestão para ciência dos circulantes desses locais.
Invista em um tom amigável e conciliador
É muito importante que, independente do canal de comunicação escolhido, o tom usado seja o mais ameno possível. Nesse momento, vale a pena praticar a chamada comunicação não violenta. Tentar sempre o tom conciliador é o melhor caminho na comunicação de um condomínio. Siga por essa via e as chances de sucesso aumentarão.
No entanto, pode ser que surjam os famosos “haters”, um novo tipo de ataque surgido com o advento das comunicações digitais. Essas pessoas são aquelas que só falam mal e criticam sem propor melhorias.
Em casos mais amenos, vale a pena uma conversa pessoal para tentar aplacar um eventual conflito. No entanto, se as agressões se derem contra a honra e a moral de alguém, pode ser que providências mais sérias precisem ser tomadas.
Esteja atento aos feedbacks
Essa é uma parte muito importante do processo de comunicação. Praticar a escuta ativa é fundamental, pois uma grande orientação ao trabalho é proporcionada pelos feedbacks dos condôminos.
É por meio desse retorno da comunicação que poderão ser avaliados como estão sendo vistos os serviços oferecidos. Afinal de contas, um condomínio é uma gestão de recursos de terceiros. Esses interessados sempre vão querer saber como está sendo aplicado esse recurso, e se está sendo bem usado e retornando em benefício a todos.
Investir tempo dando atenção aos feedbacks é atitude muito oportuna. Sempre que possível, pare e analise qual resposta está sendo dada ao trabalho ofertado. Assim, ficará claro como o condomínio sente que está sendo atendido. Consequentemente, surgirá um termômetro de satisfação, indicando a qualidade dos serviços prestados.
A comunicação com condôminos é uma peça-chave para uma administração eficiente e com resultados positivos. Vale ressaltar que é uma via de mão dupla. Assim, tanto a comunicação de ida deve chegar de modo eficiente quanto o feedback deve ser bem colhido e analisado. Dessa forma poderá se chegar a um ponto comum, em que serão medidas a eficiência dos serviços prestados e a satisfação em relação a eles.
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