A ata de assembleia é um documento importante para a administração de condomínios, pois serve como registro oficial das decisões tomadas durante a reunião e ajuda a evitar futuros questionamentos sobre essas decisões.
Neste artigo, confira as melhores práticas para elaborar uma ata de assembleia completa e eficiente.
1. O que é uma ata de assembleia e por que ela é importante?
A ata de assembleia é um resumo de tudo que aconteceu na assembleia do condomínio, seja esta ordinária ou extraordinária.
A ata de assembleia é uma ferramenta importante para a gestão do condomínio, pois ela serve como um registro oficial das decisões tomadas durante a assembleia e como um meio de comunicação entre os condôminos e a administração. Ela pode ser utilizada para esclarecer dúvidas e resolver conflitos, além de ajudar a evitar futuros questionamentos sobre decisões tomadas durante a reunião.
Para garantir a viabilidade legal da assembleia e também de sua ata, esse documento deve seguir uma série de regras, que geralmente estão presentes na Convenção do condomínio.
A ata de assembleia deve ser clara e objetiva, descrevendo de forma detalhada todos os assuntos tratados durante a reunião, como eleição de síndico, aprovação de contas, alterações de regulamentos, entre outros. Ela deve ser redigida de forma imparcial e sem opiniões pessoais, apenas registrando as decisões tomadas pelos participantes da assembleia.
É crucial que a ata da assembleia comunique adequadamente as conclusões da reunião para aqueles que não puderam participar. Isso garantirá que as medidas sejam implementadas e que as regras sejam cumpridas.
2. Quais são as melhores práticas para elaborar uma ata de assembleia eficaz?
Ao elaborar uma ata de assembleia, é importante seguir algumas melhores práticas para garantir que o documento seja claro, objetivo e eficaz. Há pontos de atenção em todos os momentos da assembleia: antes, durante e depois.
Veja os pontos de destaque que preparamos:
2.1 Preparação
Antes da assembleia, o secretário responsável pela elaboração da ata deve se preparar adequadamente. É importante:
- Revisar a pauta da assembleia, para ter uma ideia dos temas que serão abordados;
- Levar um modelo de ata com os itens básicos e informações padrão já preenchidas, a fim de agilizar o processo;
- Discriminar informações básicas, para que nada passe batido: nome e endereço do condomínio; local de realização da assembleia; data e hora da reunião; e a natureza da assembleia: se trata-se de reunião ordinária ou extraordinária.
Tem dúvidas sobre a diferença entre assembleia ordinária ou extraordinária? Confira o vídeo:
2.2 Durante a assembleia
Feita a preparação, é importante garantir, também, algumas boas práticas durante a assembleia, para que todas as informações sejam adequadamente registradas. As principais dicas são:
- Anote todos os assuntos tratados, bem como as decisões tomadas. Como a ata deve ser fiel ao que aconteceu na assembleia, uma boa iniciativa é gravar, em áudio, o encontro, desde que a gravação seja avisada anteriormente;
- Descreva as motivações das decisões tomadas;
- Informe se a assembleia iniciou em primeira ou segunda convocação;
- Discrimine as pessoas presentes, com a indicação do cargo que exercem, como presidente, síndico e secretário. No caso de condôminos, é uma boa ideia indicar o número do apartamento ou loja de cada um;
- Registre os votos de cada condômino nas deliberações.
2.3 Pós-assembleia
Mesmo após o fim da assembleia, os cuidados para uma ata bem-elaborada não terminam. Após a assembleia, o secretário deve:
- Revisar e finalizar a ata, garantindo que ela esteja completa e sem erros ou omissões;
- Garantir que todos os nomes e demais informações estejam escritas corretamente;
- Verificar se os assuntos tratados foram registrados de forma clara e objetiva;
- Garantir que a ata esteja em conformidade com as normas e regras estabelecidas na convenção condominial e na legislação vigente;
- Ao implementar as decisões tomadas na reunião, é importante incluir o compromisso assumido, o prazo definido para a execução e a pessoa responsável por cada demanda.
- Enviar a ata para o presidente da assembleia e os demais participantes para revisão e assinatura;
- Arquivar a ata em um local seguro e de fácil acesso, de acordo com as regras estabelecidas.
4. O que incluir em uma ata de assembleia?
Neste artigo, já falamos um pouco sobre o que a ata de assembleia deve conter. Porém, é importante entender detalhadamente e de forma objetiva tudo que o documento precisa informar.
A seguir, listamos os principais itens que devem ser incluídos em uma ata de assembleia:
- Indicação do nome e endereço do condomínio;
- Registro da data e horário de início e término da reunião;
- Especificação do local onde a reunião foi realizada;
- Abertura da assembleia;
- Eleição do presidente e secretário da mesa;
- Informação se a assembleia iniciou na primeira ou segunda convocação;
- Registro dos nomes ou números das unidades representadas pelos presentes;
- Eventual presença de condômino impossibilitado de votar;
- Esclarecimento se o quórum necessário para as decisões foi alcançado ou não;
- Detalhamento da ordem do dia;
- Resumo claro, objetivo e preciso das decisões tomadas na assembleia;
- Registro dos assuntos debatidos durante a reunião;
- Lista de condôminos que saíram durante a assembleia;
- Sugestões de temas para futuras pautas;
- Anotação de qualquer divergência ou discordância durante a assembleia;
- Assinaturas dos presentes;
- Encerramento dos trabalhos e possível aprovação da ata.
5. Dúvidas comuns na elaboração de uma ata de assembleia
A responsabilidade pela elaboração da ata é do secretário da assembleia, eleito pelos condôminos presentes na reunião. É importante que o secretário tenha conhecimento sobre as leis e normas condominiais para garantir que a ata esteja em conformidade com as exigências legais.
Depende do que está na Convenção do condomínio. Porém, quando se fala em transparência e boas práticas de gestão, o ideal é que outra pessoa faça o registro das decisões da reunião.
Não, a aprovação da ata pelo síndico não é necessária para que ela tenha validade.
A Lei do Condomínio (Lei 4.591/64) estipula um prazo de até 8 dias para a divulgação da ata. Entretanto, a Convenção do condomínio pode definir um prazo diferente.
Somente se houver dispositivo na Convenção do condomínio que exija tal registro. Caso contrário, pode ser um costume do condomínio, mas não é uma obrigatoriedade legal.
O prazo de validade da ata é de acordo com o prazo de prescrição previsto em lei, que é de 5 anos para ações que envolvam direitos patrimoniais e de 3 anos para ações que envolvam direitos pessoais.
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6. Conclusão
Uma ata de assembleia eficaz é uma ferramenta importante para a gestão de condomínios, pois ela ajuda a garantir a transparência e a objetividade das decisões tomadas durante a reunião. Ao seguir as melhores práticas para elaborar uma ata de assembleia, é possível garantir que a ata esteja completa e sem erros ou omissões.
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