O número estimado de usuários de internet no mundo inteiro é de 3,5 bilhões. E não há dúvidas de que a era digital chegou para ficar. De horário de sessões de cinema a números que indiquem qual o melhor investimento a ser feito por uma empresa, ferramentas digitais são capazes de fornecer informações que impactam na vida das pessoas e, em um nível mais amplo, no desempenho de um negócio no mercado. Para a administração de condomínios, não é diferente.
1. Esqueça a ideia de dados como simples registros
No mundo corporativo, o impacto mais sensível da era digital é a transformação na relevância conferida aos dados. Há algumas décadas, armazenar registros de cadastro de clientes, contratos ou ordens de compra atendia, principalmente, a duas finalidades:
- Viabilizar operações contábeis como balanço e previsão orçamentária;
- Atender a exigências legais ou facilitar respaldo jurídico.
Hoje, a realidade é outra: empresas têm usado dados próprios para prever tendências de mercado, identificar nichos de atuação, desenvolver novos produtos ou mesmo obter novas linhas de receita, com a venda de estatísticas. A experiência e o conhecimento técnico ainda são fundamentais para a administração, mas a orientação por dados.
2. Implemente uma política consistente de gestão da informação
A maioria das empresas hoje utiliza ferramentas digitais, ao menos, em parte do processo interno, como no atendimento ao cliente, na gestão financeira e até na contabilidade digital. E-mail, documentos digitais, softwares de gestão e aplicativos são exemplos mais comuns.
Além de vantagens relacionadas ao aumento da produtividade e redução de erros, as ferramentas tecnológicas também colaboram para que a empresa possa obter relatórios rápidos e seguros sobre cada processo.
Por outro lado, essa função se perde caso os dados não sejam geridos de forma eficiente: é necessário estabelecer mecanismos unificados de controle e atualização de todas as informações. Do contrário, o potencial transformador da tecnologia acaba sendo subutilizado.
Como fazer isso na administração de condomínios?
A palavra-chave é integrar. Documentos dispersos e necessidade de acessar diversos sistemas para cumprir uma única tarefa dificultam uma visão onisciente do trabalho. Quando todas as informações estão centralizadas em um sistema único, cruzar dados e elaborar análises se torna um processo viável. Na prática, isso facilita etapas como:
- Acompanhar a situação de inadimplentes;
- Equilibrar contas a pagar e a receber;
- Realizar o controle dos condôminos, locatários e proprietários.
3. Tudo começa com uma mudança de cultura
Não por acaso, as empresas que saem na frente na gestão eficiente de dados são aquelas que já nasceram na era da internet. Para negócios tradicionais, esse movimento pode exigir uma transformação interna.
O primeiro passo já foi dado: entender o valor dos dados para o mercado no contexto atual. Depois, uma boa estratégia é começar a mudança a partir de um departamento, como o financeiro, adotando um software de gestão que centralize tarefas de ponta a ponta.
Treinamentos e workshops podem ser mais ou menos necessários dependendo do nível de intimidade com a tecnologia dos profissionais. É fundamental que esses procedimentos sejam documentados, para que se tornem padrão e para que grandes capacitações não sejam necessárias no futuro. O impacto em produtividade certamente será grande fonte de motivação para a equipe.
Como fazer isso na administração de condomínios?
Muitas administradoras usam softwares para unificar e automatizar processos relacionados à gestão financeira – o Condomínio21 é um exemplo. São sistemas capazes de automatizar a emissão de cobranças bancárias, a baixa de títulos e o envio de boletos por e-mail.
