A terceirização de serviços em condomínios pode trazer inúmeras vantagens, mas também é preciso ficar de olho para evitar problemas e prejuízos.
Vale lembrar que, com os ajustes da lei, hoje o condomínio pode terceirizar 100% do seu quadro de funcionários, se assim o desejar.
Se por um lado a opção pode otimizar os custos, facilitar a contratação de mão-de-obra qualificada e aumentar a qualidade do serviço em geral, contar com parceiros não idôneos é caminho certo para a dor de cabeça.
No segmento condominial, as funções mais visadas pelos gestores na terceirização envolvem limpeza, vigilância e conservação, incluindo profissionais como serventes, porteiros, garagistas, zeladores, jardineiros e recepcionistas, dentre outros.
A seguir, reunimos 5 erros comuns que você definitivamente precisa evitar ao terceirizar serviços condominiais. Acompanhe!
Terceirização de serviços em condomínios: os 5 principais erros ao contratar
Não pesquisar sobre a idoneidade da empresa prestadora de serviços
Não fazer uma pesquisa adequada de mercado, verificando se a prestadora de serviços é de fato uma empresa idônea, é certamente um dos erros mais frequentes e mais graves quando o assunto é a terceirização de serviços em condomínios.
Afinal de contas, é a segurança do condomínio que está em jogo, além de sérias questões trabalhistas que podem afetar gravemente a gestão condominial se não houver o devido cuidado.
Levante referências com condomínios de confiança, priorize as empresas que operam no mercado há um certo tempo e são referência na área, pesquise se a prestadora possui patrimônio suficiente para arcar com os passivos trabalhistas (e se paga os salários de acordo com a categoria e os benefícios).
É fundamental, ainda, exigir certidões negativas atualizadas de débito da empresa em relação à prefeitura, INSS, Receita Federal e FGTS. Observe também se a contratada em questão cumpre as obrigações previdenciárias e trabalhistas dos funcionários, incluindo normas de segurança e saúde dos trabalhadores.
Contratar a empresa de terceirização ao menor custo do mercado
Sempre desconfie de preços que estão muito abaixo do mercado. Com a terceirização, o objetivo de muitos gestores é conseguir economizar, mas a verdade é que o valor gasto não se diferencia muito (ou não deveria se diferenciar) da contratação tradicional.
Isso ocorre porque uma prestadora de serviços séria e idônea precisa arcar com os mesmos direitos trabalhistas e encargos do que os exigidos por um funcionário próprio no condomínio.
Nesse sentido, por mais importante que seja economizar, o ideal é repensar a parceria com empresas que praticam valores muito abaixo da média.
O mais provável é que, se o valor está tão baixo, essas empresas estejam em falta com a remuneração tabelada dos funcionários ou não cumprindo o pagamento das taxas e tributos necessários (o que pode se tornar um problema para seu condomínio no futuro).
Pecar na formulação do contrato
Outro grande erro da terceirização de serviços é não elaborar um contrato detalhado e bem-estruturado para consolidar a parceria entre o condomínio e a prestadora de serviços.
É importante acrescentar que um contrato falho tem grandes chances de acarretar serviços de má qualidade, prejuízos e insatisfação dos funcionários, além de possíveis problemas legais.
Esse documento, vale lembrar, deve conter todas as obrigações das duas partes envolvidas no acordo. Dentre os aspectos que precisam ser incluídos no contrato, podemos destacar:
- Detalhes sobre o escopo do trabalho, dos equipamentos que serão utilizados e dos serviços a serem prestados;
- Valor das horas extras e da hora trabalhada de cada funcionário;
- Forma de cobrança do valor dos serviços pelo condomínio;
- Questões sobre o treinamento dos funcionários;
- Número de colaboradores contratados e sua carga horária de trabalho etc.
IMPORTANTE: sugerimos que os contratos firmados não tenham mais do que um ano de validade, podendo ser rescindidos a qualquer momento (com aviso prévio de 30 dias). É indicado, ainda, que a multa por quebra de contrato tenha validade para ambas as partes (prestadora de serviços e condomínios) caso a situação aconteça.
Não acompanhar e monitorar a gestão dos serviços contratados
Quando falamos da terceirização de serviços em condomínios, há uma questão que merece ser destacada: a subordinação dos funcionários.
É proibido por lei que a tomadora dos serviços (nesse caso, o condomínio) gerencie diretamente os funcionários, seja dando ordens, fiscalizando a carga horária de trabalho ou supervisionando as atividades. Tudo isso é papel da prestadora de serviços contratada (geralmente, através da figura de um supervisor).
Por essa razão, é comum que os gestores condominiais cometam o erro de não acompanhar de perto o andamento do trabalho da prestadora. Busque avaliar a execução de cada etapa dos serviços, considerando o que foi realizado em determinado período e se os resultados foram satisfatórios.
Ainda que o gerenciamento seja uma responsabilidade da prestadora de serviços, é fundamental que o gestor ou síndico tenha noção do trabalho desenvolvido no condomínio.
Falta de comunicação com a prestadora de serviços
Seguindo a mesma linha do tópico anterior, a falha de comunicação entre a administração condominial e a prestadora de serviços é outro engano comum que faz toda a diferença para manter serviços de ótima qualidade no condomínio.
Tenha em mente que, ainda que a situação não configure um vínculo empregatício, o dia a dia do condomínio é diretamente afetado pela presença e pelo trabalho dos prestadores de serviço – quanto mais integração e sintonia entre as duas partes, melhor.
Como destacamos acima, é claro que é preciso cuidado para não ultrapassar os limites definidos pela lei (os funcionários só são subordinados da prestadora de serviços). Ainda assim, é importante manter um diálogo constante, observando o cumprimento de prazos e a eficácia do trabalho realizado. Tudo isso, afinal, foi estabelecido no contrato!
Reduzir os riscos trabalhistas, contar com funcionários bem treinados e transferir os esforços do gerenciamento são benefícios interessantes da terceirização de serviços condominiais. Por outro lado, como abordamos acima, todas essas vantagens podem ter efeito contrário se houver erros na hora da contratação!
