Além de servir como um diferencial competitivo para a empresa, contar com um software para gestão condominial oferece mais eficiência, economia e modernidade para a sua gestão. O sistema proporciona mais transparência, segurança e otimização dos processos.
Sabendo disso, preparamos este artigo com as principais vantagens de investir em um software para a gestão condominial. Quer saber quais são? Então, acompanhe a leitura!
O que é um software para condomínio?
Basicamente, os softwares usados na gestão de condomínios são plataformas digitais que têm como objetivo ajudar as administradoras a gerenciar melhor as atividades financeiras e facilitar a comunicação com os moradores e, consequentemente, reduzir custos e trabalhos manuais. Para que isso ocorra, é necessário que essa ferramenta disponha das seguintes funções:
- emissão de relatórios;
- auxílio para gestão de folha de pagamento, contabilidade, compras, BI, CRM etc.;
- organização das contas do condomínio;
- controle de inadimplentes;
- relação de contas a pagar;
- compartilhamento da prestação de contas com os moradores;
- possibilidade de enviar feedbacks;
- controle de acesso à portaria;
- criação de enquetes;
- avisos de agendas sobre a realização de manutenções importantes;
- envio de avisos importantes sobre a circulação dos moradores;
- reserva da área de lazer do condomínio;
- armazenamento de documentos importantes.
Quais as vantagens de um software de gestão?
São muitas as tarefas presentes em um condomínio e, muitas vezes, falta tempo para administrar todas elas. Além disso, pode ser cara a mão de obra para executar todas essas atividades. Por esse motivo, é essencial recorrer à ajuda de um software para gestão condominial. O sistema irá otimizar o trabalho de seus funcionários, fazendo com que você reduza em até 80% os processos manuais.
Tomada de decisão rápida e certeira
Com o software de gestão, sua administradora terá maior velocidade na tomada de decisões, além de seus funcionários conseguirem maior autonomia e produtividade. O sistema fornece rapidamente para a administradora diferentes tipos de relatórios com dados confiáveis, que permite tomar decisões com mais segurança. Afinal, essa ferramenta controla e gera os dados que servirão como base para analisar determinados cenários de forma precisa.
Sendo assim, o software tem a capacidade de oferecer relatórios com informações integradas, confiáveis e, sobretudo, seguras. Essa vantagem permite que a administradora tenha mais facilidade para decidir qualquer assunto referente ao condomínio, como contratações de colaboradores, fornecedores, qual o melhor momento para realizar as manutenções e assim por diante.
Segurança de armazenamento de dados
Outra vantagem do software de gestão é a unificação das informações relacionadas ao condomínio. Ou seja, todos os dados referentes a fluxo de caixa, registro de funcionários, cadastro e controle de fornecedores e moradores estarão disponíveis em um único sistema, facilitando ainda mais o acesso a elas.
Essas informações ficam armazenadas em nuvem, sem afetar a segurança desses dados. Diante disso, a administradora não precisa se preocupar com o risco de perdê-las em decorrência de imprevistos como vírus no computador, problemas no HD ou queda de energia. Isso significa que o sistema de gestão dispensa a necessidade de backups.
Redução de custos
Ao implementar o sistema de gestão para ajudar na administração do condomínio, além da otimização dos dados, essa ferramenta permite que os gastos com mão-de-obra e atendimento sejam reduzidos.
Além disso, o gestor consegue administrar melhor o tempo e os recursos, isso porque, o sistema conta com aplicativo para o condômino, em que ele pode ter informações úteis sobre a administração, sem precisar entrar em contato com a empresa. Essa vantagem permite que todos possam fazer algumas atividades por conta própria, como reservar área comum, emitir quando quiser a segunda via do boleto, criar uma ocorrência e ler informativos enviados pela administradora.
Gestão mais transparente
Ao administrar um condomínio, é preciso estar preparado para lidar com os feedbacks dos moradores e estar disposto a conquistar a confiança deles. Por isso, a prestação anual de contas não é o suficiente, já que eles vão querer saber para onde são usados os recursos obtidos por meio das taxas condominiais.
Dessa forma, para criar um relacionamento de confiança, é preciso agir com transparência. Uma das vantagens do sistema de gestão é a possibilidade de permitir que o morador tenha acesso quando quiser a qualquer informação do condomínio, como recibos, orçamentos, prestação de contas, valores das taxas condominiais etc.
Melhor controle das finanças
Não há dúvidas de que o módulo financeiro de um sistema de software é essencial para uma gestão bem-sucedida. Por meio dessa ferramenta, é possível calcular o fluxo de caixa (receitas e despesas), realizar previsões orçamentárias e gerenciar os gastos rotineiros do condomínio.
Além disso, o gestor consegue identificar quais são as áreas que demandam mais gastos mediante a análise minuciosa de relatórios. Isso facilita o desenvolvimento de estratégias mais eficientes para solucionar o problema.
O módulo financeiro também permite que o gestor possa controlar, em tempo real, o pagamento da taxa condominial. Nesse caso, é enviando o boleto diretamente ao e-mail do morador e, se necessário, pode ser emitida segunda via pelo sistema. Além disso, é possível constatar inadimplência e, assim, tomar as devidas providências para resolver o problema de forma mais rápida.
Como escolher o melhor software para o condomínio?
Atualmente, existe uma variedade de softwares disponíveis para a gestão do condomínio. Contudo, para usufruir dos benefícios dessa ferramenta, não basta adquirir o primeiro que aparecer. É muito importante saber analisar para escolher o melhor. Sendo assim, separamos alguns fatores que devem ser levados em consideração no momento da escolha:
- valores: é preciso analisar se o valor está de acordo com o número de funcionalidades e, principalmente, se cabe no orçamento do condomínio;
- funcionalidades: verifique se há possibilidade de personalizar o software com as funções que vão atender às necessidades do seu condomínio;
- facilidade na hora de usar: o sistema precisa ser prático e fácil de usar;
- suporte: é essencial verificar se o software oferece um bom suporte de atendimento ao cliente;
- referência no mercado: busque referências sobre a empresa contratada.
Com base nessas informações, ficam claras as vantagens de investir em um software para gestão condominial. Portanto, a escolha dessa ferramenta deve ser feita com bastante cuidado, levando em consideração sua necessidade e objetivo. Nós, da Group Software, respeitamos isso e buscamos sempre oferecer um serviço que facilite a administração do condomínio de forma personalizada e eficiente.
Gostou do artigo e quer saber mais? Então, aproveite para ler nosso post sobre o melhor sistema para administrar condomínio.
