Você já utiliza um software para condomínio? Se sim, acha que o sistema realmente otimiza sua gestão?
Na rotina das administradoras, a realização de tarefas repetitivas e manuais é mais frequente do que se imagina.
Apesar de maçantes, são atividades indispensáveis (e principalmente relacionadas às finanças): faturamento, previsão orçamentária, contas a receber, contas a pagar, cobranças e prestação de contas são apenas alguns exemplos.
Se você ou um funcionário cumpre todas essas rotinas manualmente, certamente a administradora está lidando com um cenário de prejuízo de tempo (e de dinheiro!). Uma equipe que gasta horas e horas (talvez dias) gerando um relatório de inadimplência, por exemplo, poderia estar investindo sua carga horária e seus esforços em tarefas muito mais estratégicas e relevantes para a administradora.
É aí que a tecnologia pode entrar em cena para assegurar muito mais agilidade (e precisão) ao substituir o trabalho manual – sem perder a qualidade. A seguir, saiba mais sobre como adotar um bom software para condomínio pode revolucionar sua vida profissional!
Poupando tempo e dinheiro: com quais tarefas um software para condomínio pode me ajudar?
Muitas rotinas contábeis e repetitivas do dia a dia da administração de condomínios podem ser automatizadas, de forma inteligente, com a adoção de tecnologia especializada.
Em poucas palavras, um software para condomínio tem como principal objetivo apoiar as rotinas administrativas e financeiras, fazendo com que os processos sejam mais eficientes e aumentando (muito) a produtividade da administradora.
Vale lembrar que o tempo não é o único recurso que pode ser poupado com um sistema eficiente: com a automatização, as falhas também são reduzidas e o retrabalho é evitado.
Confira algumas das principais tarefas que podem ser agilizadas com o apoio da tecnologia:
Controle de custos
As funções de um sistema condominial vão muito além da gestão de receitas. Esses softwares oferecem, por exemplo, o controle de impostos como GPS e DARF. Dessa forma, torna-se possível lançar notas e retenções em uma plataforma centralizada, transformando tarefas que poderiam ser complexas em tarefas simples.
Facilidade na emissão de 2ª via de boletos
Quem é administrador, sabe: o retrabalho relativo à emissão de segunda via de boletos exige muito tempo da equipe. Uma das possibilidades mais interessantes de um sistema condominial é automatizar essa segunda emissão, que pode ser realizada pelos próprios condôminos.
No caso do Condomínio21, registramos uma diminuição de até 90% dessas solicitações de 2ª via, automatizando o processo de envios de boletos de cobrança.
Contas a pagar
Acredite: muito de tempo livre é conquistado com a automatização das contas a pagar. Com um sistema eficaz de gestão, a administradora consegue fazer o controle e lançamento automático de despesas regulares; emitir DARFs, GPS, DIRF e informe de rendimentos; controlar e imprimir cheques; fazer a baixa automática de cheques compensados; programar pagamentos e fazer o lançamento individual de despesas com retenção automática de impostos.
Contas a receber
As contas a receber também são uma parcela importante da rotina administrativa (que pode e deve ser otimizada). Dentre os recursos mais destacados de um bom sistema de gestão condominial, podemos citar:
- Cálculo automático, com correções, para pagamentos antecipados e em atraso;
- Baixa automática de boletos com alerta de pagamento em duplicidade;
- Controle de cobrança de taxas.
Processos de cobrança
Um software para gerenciamento de condomínios permite, dentre outras funções:
- Acessar o histórico de inadimplência;
- Criação de diversos modelos de carta de cobrança;
- Emissão (1ª e 2ª vias) de variados modelos de boleto;
- Emissão de recibo de pagamento;
- Sistema de aviso de inadimplência para os condôminos (individual);
- Envio de e-mails para vários tipos de comunicado.
Análise: geração de relatórios
Se monitorar os indicadores de desempenho e o balanço de entradas e saídas da administradora é tão importante, esse controle muitas vezes é negligenciado com a correria e o acúmulo de trabalho do dia a dia.
Nesse sentido, a adoção de um software para condomínio também pode se provar bastante vantajosa: a ferramenta, afinal, possibilita centralizar todas as informações em um único local, o que simplifica em grande nível a geração de relatórios.
A partir do Condomínio21, por exemplo, o gestor pode gerar relatórios detalhados com apenas alguns cliques para obter uma relação minuciosa de dados, com filtros selecionados.
Previsão orçamentária
Para um processo bem-sucedido de previsão orçamentária, um sistema pode oferecer o histórico de orçamento previsto e realizado ao longo dos meses, além de disponibilidade do histórico a partir de custos específicos.
Faturamento
Informações importantes relativas ao faturamento do condomínio podem ser centralizadas, organizadas e acessadas com facilidade com um software específico:
- Resgate a receita dos meses anteriores;
- Faça a especificação do rateio de contas entre condôminos;
- Controle do consumo de água, gás, energia, com leituras individuais e coletivas;
- Controle de contas parceladas.
Agilize sua rotina e ganhe tempo de trabalho com um software para condomínio!
A adoção de um sistema de gestão de condomínios é sinônimo de aumento na produtividade e muito mais controle dos processos administrativos. Conte com informações confiáveis e gere relatórios gráficos e de qualidade!
Com o Condomínio21, o sistema mais adaptável e completo do mercado, você consegue administrar condomínios de grande, médio ou pequeno porte. A estrutura modular totalmente integrada do software se adapta a cada necessidade, ampliando sua produtividade e minimizando significativamente os custos. Conheça e transforme sua administração!
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