Não há dúvidas de que ter um software para administradoras de condomínios é imprescindível para qualquer empresa que deseja obter sucesso nesse segmento.
Um sistema para administrar condomínios participa ativamente da sua rotina de trabalho. Além de otimizar o trabalho de seus funcionários, a fim de reduzir processos manuais, esse tipo de tecnologia condominial proporciona melhores experiências para seus clientes e eleva o nível de tecnologia da sua empresa.
Entretanto, não será qualquer software de administração de condomínios que irá proporcionar os benefícios que a sua empresa precisa. Dessa forma, é importante estar atento ao mercado, entender as suas tendências e acompanhar a movimentação das principais fornecedoras de tecnologia nesse segmento. Continue a leitura deste artigo e saiba como avaliar um bom software para condomínios.
Veja também como um software para condomínios pode acelerar a sua gestão:
O que é um software para administradora de condomínios?
Um software é um conjunto de dados que indicam a um mecanismo como executar uma ou várias tarefas. Sendo assim, uma vez programado, basta o software receber as informações necessárias para que ele execute tarefas específicas automaticamente.
Nesse sentido, pensando na principal proposta de valor de um software que é a sua automatização, ele será responsável por otimizar os processos morosos da sua administradora de condomínios, a fim de reduzir o trabalho manual e, consequentemente, proporcionar agilidade na execução das atividades.
Outra grande proposta de valor de um software é a centralização de processos e isso é percebido principalmente nos softwares online. Isso porque, além de permitir a gestão de toda a empresa em um lugar só como em qualquer software, os softwares online ainda são capazes de ser acessados a partir de qualquer computador com acesso à internet.
Dito isso, fica claro que os softwares podem ter características de acesso diferentes. A partir dos softwares tradicionais, o acesso normalmente é feito apenas via computadores em que o software está instalado. Já os softwares online podem ser acessados via qualquer computador desde que este esteja conectado à internet, flexibilidade que torna essa tecnologia mais interessante. Vamos te explicar melhor!
Software online para administradoras de condomínios
O software para administradoras de condomínio na Nuvem armazena os dados da administradora no servidor do fornecedor. Isso significa que é possível acessá-lo de qualquer lugar, com qualquer dispositivo, a qualquer momento desde que exista uma conexão com internet.
Com isso em mente, o servidor será do fornecedor e, por isso, o custo também será totalmente dele. Desta forma, o contratante não precisa se preocupar em gasto de dinheiro, espaço e esforço para a criação e manutenção de um servidor próprio.
Além disso, as atualizações e backups serão feitos pela fornecedora do sistema, sendo assim, você não precisará se preocupar com o planejamento de atualizações e poderá focar seu tempo em outras tarefas.
Dessa forma, um software de condomínio online se torna uma opção mais prática. Veja alguns outros motivos para isso:
- Mobilidade;
- Atualizações e backups;
- Tranquilidade para trabalhar;
- Redução de custos;
- Atualização de informações em tempo real;
- Maior segurança no armazenamento de dados.
Fora isso, levando para o lado técnico, um software que está na nuvem depende apenas de um código, fazendo com que ele se torne uma opção mais leve, rápida e segura, uma vez que ele não depende de nada mais além da internet para funcionar de forma devida.
Quais são as principais funcionalidades de um software para condomínios?
Resgatando o que falamos até então, as funcionalidades de um bom software devem girar em torno de três palavras-chave: automatização, centralização e organização.
Para deixar mais claro, vamos listar algumas funcionalidades que proporcionam esses benefícios.
Na vertente de automatização, o ideal é buscar por funcionalidades como:
- Baixa manual com cálculo automático de juros, multas ou desconto;
- Baixa automática via arquivo retorno;
- Cashback automático, gerado a partir de boletos pagos;
- Despesas com retenção automática de impostos;
- Automatização do processo de contas a pagar através de Borderô eletrônico;
- Baixa automática de cheques compensados;
- Conciliador Automático de Extrato Bancário com lançamento automático de tarifas e rendimentos;
- Remessa e retorno automáticos.
Na vertente de centralização, o fato do software ser online por si só já é um grande diferencial como falamos ao início deste texto. Contudo, ele ainda deve ser capaz de oferecer funcionalidades que contribuem para este objetivo, como:
- Geração de boletos em um pdf único que pode ser enviado para gráficas para impressão imediata;
- Envio de boletos por e-mail com log, status de entrega e visualização do conteúdo enviado de forma íntegra;
- Borderô Eletrônico para programação de pagamento de todas as contas em um único arquivo;
- Transferências bancárias entre contas correntes.
Já pelo lado da organização, o ideal é buscar um software de condomínio que ofereça um(a):
- Dashboard estratégico, claro, dinâmico e funcional;
- Onboarding de implantação com guia passo-a-passo;
- Semáforo de cobrança para acompanhamento do status atual;
- Central de notificações com informativos e alerta sobre pendências;
- Processo de gestão de acordos;
- Fluxo de Caixa diário, semanal ou mensal (projetado e realizado);
- Lançamento individual de receitas para clientes, ou por grupo de unidades.
Benefícios do software para condomínios
Ao optar por um software para administrar condomínios que possuam essas diversas funcionalidades, o gestor contará com vários benefícios.
Dentre eles, a administradora poderá aumentar sua produtividade através das automações e, assim, deixar seus funcionários focados em tarefas mais estratégicas. Em síntese, a equipe poderá concentrar o esforço na captação de mais clientes para a administradora de condomínio e demais atividades que visam o sucesso do negócio promovendo a eficiência operacional.
Integração com outros sistemas
Integração é outra palavra-chave importantíssima quando se fala em software para gestão de condomínios. Tão importante que neste tópico falaremos apenas sobre esse quesito.
O que é preciso saber é que, para que haja completa centralização, automação e organização de processos, o sistema deve ser capaz de ter integrações.
Mas o que significa ser integrado? Bem, é muito simples, a integração ocorre a partir do momento em que um software se comunica com outro, seja do mesmo fornecedor ou não.
Já percebeu que, quando nós fazemos um post no Instagram, o aplicativo oferece a opção de replicar o post automaticamente no Facebook? Então, isso acontece pois ambos aplicativos são integrados.
Sendo assim, quanto mais softwares integrados o fornecedor possuir melhor, principalmente de forma interna. A falta de integração com terceiros continua sendo um problema, porém deve-se dar mais atenção às integrações internas,
Isso porque, você terá melhores possibilidades de escalabilidade com aquele determinado fornecedor, além de ser um indicador do compromisso que ele tem com inovações e melhorias que mencionamos anteriormente.
Como saber se minha administradora precisa de um software para gestão de condomínios?
Vejamos o seguinte caso: Gustavo é gestor de uma grande administradora de condomínios em São Paulo, são 40 condomínios sob a gestão de sua administradora.
Gustavo sabe que é impossível ter gestão manual das principais atividades. Isso porque, além dos custos com mão de obra, é comum ocorrer atrasos na entrega de demandas, fato que gera várias reclamações de clientes.
Dessa forma, Gustavo percebe que se ele deseja escalar sua empresa, ele precisa necessariamente de contar com a tecnologia e, principalmente, com a automação de processos.
É nesse ponto que o sistema para condomínio online entra. Ao automatizar diversos processos morosos e centralizar os restantes, Gustavo e sua equipe se sentem bem mais confortáveis com a entrega de demandas e capazes de atender ainda mais clientes.
Este é um de vários cenários em que a contratação de um software para gestão de condomínio é ideal, provendo a possibilidade de escalabilidade do negócio.
Dentre outros cenários, pode-se destacar a necessidade de redução de custos e, também, a necessidade de um software robusto capaz de atender uma grande carteira de clientes.
Como escolher o software ideal para minha administradora de condomínios?
Escolher o melhor sistema para administradora de condomínios não é uma tarefa simples. Muito pelo contrário, é algo que exige muito estudo, conhecimento e confiança.
Ter o sistema ideal na sua administradora pode alavancar e muito os seus resultados. Porém, se você não tiver a melhor ferramenta para auxiliar na gestão, o software em questão não agregará e travará a escalabilidade do seu negócio.
Logo acima, já foi mencionado as principais funcionalidades que um software deve oferecer. Pensando nisso, o mínimo que um bom software deve fazer é conter todas aquelas funcionalidades. Inclusive, usar as listas de funcionalidades deste texto como checklist é uma excelente ideia.
Fora isso, assim como na contratação de qualquer outro produto ou serviço com alto grau de importância, é preciso conhecer bem o fornecedor por trás desta tecnologia. Dessa forma, o que é preciso ser avaliado sobre o fornecedor do sistema para administrar condomínios?
- Procure saber quantos e quais outros players utilizam o software analisado;
- Veja quantos anos de mercado que a empresa possui;
- Busque por avaliação de clientes em portais online;
- Certifique-se de que a empresa direciona grande parte de seu investimento para inovação e melhorias;
- Veja o tamanho da carteira de clientes do fornecedor, bem como o perfil e porte destes clientes;
- Procure entender sobre a estrutura interna da empresa. Uma empresa consolidada e bem estruturada é sinônimo direto de segurança;
- Veja a ocorrência de instabilidades e bugs que ocorrem nos produtos oferecidos pelo fornecedor.
Assim como a lista de funcionalidades, esta é uma lista em que o fornecedor deve ser aprovado em todos os quesitos para ser considerado uma ótima escolha.
Conheça o Group Condomínios
Se você chegou até aqui, você deve estar pensando “Entendi o que faz um software ser bom, quais são as aplicações necessárias e a importância de avaliar o fornecedor, mas por onde começar? Quais opções temos no mercado hoje?”. Bom, já lhe demos a faca e o queijo, não custa nada colocarmos a mesa também né?
Para começar sua pesquisa, convido-o a conhecer o Group Condomínios, o sistema para condomínios em nuvem da Group Software. Desenvolvido especificamente para tornar a gestão de condomínios mais ágil e produtiva, o Group Condomínio oferece tudo que já foi falado até aqui e muito mais.
Em uma pesquisa interna, foi revelado que o software para gestão de condomínios em questão reduz até 80% das tarefas manuais da sua empresa. Além do mais, a Group Software possui alguns outros softwares em sua cartela de produtos que são totalmente integrados com o Group Condomínios.
