É cada vez mais acessível e comum no mercado condominial que síndicos e administradores de condomínios utilizem um software de gestão de condomínios. Isso porque, devido à quantidade de desafios que estes encontram na sua rotina, como a realização de demandas contábeis, jurídicas e mediação dos conflitos entre condôminos, os softwares acabam por facilitar sua organização e permitem que várias atividades sejam automatizadas.
Por esse motivo, é notável dizer que a tecnologia tem se tornado essencial no dia a dia condominial e permitindo que os administradores de condomínio realizem seu trabalho de forma mais profissional e assertiva. Você já conhece os benefícios que um sistema para condomínios pode trazer para seu trabalho? Acompanhe a seguir.
Conheça as demandas de um síndico
Ser eleito síndico já é um indicativo de que os condôminos confiam em seu potencial administrativo e que você, provavelmente, apresenta características de liderança e de bom relacionamento. Porém, você sabe quais são os deveres de um síndico de acordo com a legislação brasileira?
O Código Civil para condomínios em seu artigo 1348, especifica as seguintes competências do síndico: convocar assembleias; representar ativa e passivamente o condomínio; cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento interno; elaborar orçamento de receitas e despesas prestando conta anualmente e quando for solicitado.
Um software de gestão pode automatizar o cumprimento dessas exigências no dia a dia condominial, além de tornar a comunicação com os condôminos mais eficiente e rápida.
Para realizar uma gestão satisfatória, o síndico (além de estar atento às normas legais) deve prestar atenção às necessidades dos condôminos, oferecendo soluções para diminuição de custos e para melhoria da qualidade de vida de todos. A comunicação estabelecida deve ser transparente, evitando conflitos desnecessários.
A seguir são alguns dos anseios mais comuns, junto aos condôminos.
- Controle da inadimplência: garantir que o condomínio cumpra com suas obrigações financeiras e preserve o fundo de reserva;
- Evitar penalizações legais para o condomínio devido a erros contábeis e legais: o conhecimento dos Códigos Civil e de Defesa do Consumidor; do Direito Trabalhista; da Convenção de condomínio e Regimento Interno do mesmo; acompanhar a fiscalização do Corpo de Bombeiros;
- Orçamento participativo: comunicação clara e objetiva sobre a utilização das taxas condominiais e do fundo de reserva, junto aos condôminos;
- Minimização de contas inesperadas: o fundo de reserva deve ser utilizado apenas de forma emergencial e como reposta imediata;
- Controle da entrada e saída de moradores e visitantes: investimento em segurança e melhor uso de garagens.
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Software de gestão: tenha mais tempo livre!
Um sistema de gestão condominial pode gerar aumento de produtividade e total controle dos processos administrativos, com informações confiáveis somadas a relatórios e gráficos de qualidade. As principais funcionalidades disponibilizadas são as seguintes.
- Previsão orçamentária: histórico de orçamento previsto e realizado, ao longo dos meses; disponibilidade do histórico a partir de custos específicos;
- Faturamento: Especificação do rateio de contas entre condôminos, resgate de receita dos meses anteriores, controle do consumo de água, energia, gás, com leituras individuais e coletivas, controle de contas parceladas;
- Contas a receber: cálculo automático, com correções, para pagamentos antecipados e em atraso; baixa automática de boletos com alerta de pagamento em duplicidade; controle de cobrança de taxas;
- Contas a pagar: controle e lançamento automático de despesas regulares, emissão de DARFs, GPS, DIRF e informe de rendimentos, controle e impressão de cheques, baixa automática de cheques compensados; programação de pagamentos; lançamento individual de despesas com retenção automática de impostos;
- Cobranças: histórico de inadimplência, criação de diversos modelos de carta de cobrança, emissão (primeira e segunda vias) de diversos modelos de boleto, emissão de recibo de pagamento, sistema de aviso, individual, de inadimplência para os condôminos, envio de e-mails para diversos tipos de comunicado;
- Prestação de Contas: diversos modelos de balancete;
- Outros recursos: relatórios de indicadores de atividade, definição de acesso às informações por grupos (utilização de senhas de acesso), compatibilidade do sistema (importação e exportação) com arquivos do Word e Excel.
Conheça as vantagens de utilizar um software de gestão de condomínios
1. Melhoria de controle financeiro
Com a mudança da gestão documental do formato físico para o formato digital, a organização passa a ser muito maior. Com isso, vem o ganho de melhor controle financeiro. Todas as planilhas de registro podem ser armazenadas no software.
O sistema passa a servir como um fluxo de caixa, no qual é possível inclusive realizar uma previsão orçamentária. Além disso, a consulta é livre aos condôminos, tornando a gestão muito mais transparente.
2. Armazenamento eficiente de dados
Não são somente as planilhas financeiras que podem passar a ser armazenadas em formato eletrônico. Todo e qualquer documento do condomínio também o pode. Notas de compras, cadastro de fornecedores, plantas arquitetônicas de imóveis ou mesmo projetos futuros de áreas comuns, além das atas da assembleia de condomínio.
Outra grande vantagem é que essa guarda de documentos ocorre na nuvem. Assim, o processo todo se torna mais seguro. Caso o computador local apresente algum problema, os arquivos podem ser facilmente acessados a partir de uma conexão com internet.
3. Agilidade na tomada de decisões
Com o processo informatizado, a visibilidade das informações se torna muito mais clara. Aquela antiga sensação de incerteza e o desconforto que ela traz é deixada de lado, pois ao necessitar de um recurso, por exemplo, pode-se recorrer aos registros para verificar a viabilidade de uma obra emergencial.
Os relatórios gerados pelo programa também contribuem para a tomada de decisões. Por meio de estudos analíticos baseados nos dados, o processo de gerenciamento se torna mais eficaz. Esse estudo pode trazer uma ótima redução de custos.
4. Otimização do tempo
Com o uso de um software de gestão de condomínios, vários processos podem ser automatizados. Com isso, atividades rotineiras não ocupam mais o tempo do administrador, liberando-o para realizar outras atividades.
Isso significa valorização do tempo útil do administrador, além de uma melhor capacidade de acerto em todo o processo. Tarefas automatizadas são mais imunes ao acontecimento de erros.
5. Facilidade de comunicação
Devido ao alto grau de acesso que sistemas desse tipo permitem, os dados ficam disponíveis para consulta dos condôminos em tempo real. Assim, as informações são transmitidas de forma mais dinâmica, dispensando comunicados físicos no condomínio e o tempo de espera até que haja uma assembleia condominial. De modo complementar ao software, os aplicativos para condomínio são muito úteis para impulsionar a comunicação entre os envolvidos na vida condominial.
Faça a melhor escolha
No momento de escolher o sistema a ser contratado, vale se cercar de alguns cuidados a fim de realizar a melhor contratação possível. O ponto de partida pode ser uma pesquisa na internet para buscar uma empresa de boa reputação, que apresente clientes satisfeitos e tenha alto índice de aprovação nos sites de reclamação. O tempo de mercado também conta muito.
Além disso, faça a verificação da prestação do serviço de suporte. É muito importante saber de que forma você pode contar com a empresa fornecedora para resolver eventuais problemas. Se informe sobre os canais de comunicação disponíveis, horário de atendimento e nível de especialização dos atendentes de suporte.
Outra conferência importante diz respeito aos aspectos técnicos do produto. Verifique quais são as integrações possíveis. Veja se o software permite a interligação entre o controle de acesso e as câmeras de vigilância, por exemplo. Bem como se o sistema de cobranças é bem estruturado, permitindo automação de tarefas.
Seu condomínio precisa dessas funcionalidades para ter uma gestão mais moderna e eficaz? Aposto que sim. Não perca mais tempo e tenha o seu software de gestão condominial: administração de qualidade ao alcance de suas mãos!
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