Comparada com processos manuais, a adoção de softwares para gestão financeira significa a possibilidade de contar com protocolos modernos de segurança. Funcionalidades e métodos de programação desses produtos previnem problemas com a ação de hackers e com o acesso a informações sensíveis.
Questões como essas pesam muito na decisão de adotar ou não um software de gestão. Por isso, listamos aqui alguns aspectos que você deve observar ao escolher a melhor opção para a sua empresa. Explicamos o que cada um deles significa para que fique mais simples entender o produto que você está adquirindo.
Controle de acesso
Uma possibilidade dos softwares de gestão que aumenta o nível de segurança das informações é o controle de acesso. Em outras palavras, somente usuários cadastrados acessam o sistema, por meio de um login e senha únicos.
Um passo à frente é a possibilidade de esse cadastro individual permitir políticas de acesso personalizadas. Assim, cada usuário pode visualizar e editar apenas determinadas áreas do sistema, previamente determinadas. Com esse tipo de função, a administradora pode determinar, por exemplo:
- Somente a equipe da cobrança pode gerar relatórios de inadimplência;
- Apenas cargos de chefia possam visualizar informações confidenciais.
Criptografia
Um software que possui criptografia de dados armazena informações importantes na forma de códigos que apenas o próprio sistema consegue ler. Na prática, isso impede que, em caso de uma eventual invasão ao banco de dados, o invasor consiga roubar informações, uma vez que elas estarão codificadas.
Controle das alterações
Indo além do risco do roubo de dados, também é importante garantir que alterações em documentos importantes não resultem em perda de informação. Por isso, é importante verificar se o software possui funções que aumentam o controle sobre essas alterações.
É para isso que servem mecanismos conhecidos como log de alterações. Em outras palavras, quando um usuário altera uma informação, a versão anterior do documento permanece salva, evitando que dados importantes sejam acidentalmente apagados.
Outra alternativa é a aprovação de alçada. Alterações feitas por usuários devem ser submetidas à aprovação de um superior antes de serem efetivadas no sistema.
Integração à política de segurança da empresa
Muitas administradoras preferem que os dados de seus clientes permaneçam dentro da empresa – e não em um servidor online, por exemplo. Isso se justifica porque, dessa forma, o negócio mantém um controle mais próximo de seu banco de dados e pode cuidar de etapas como o backup com mais praticidade. Por isso, é importante conferir se o sistema é integrável à rede que a empresa já possui.
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