Avaliar um sistema para condomínio online que realmente seja eficiente para a rotina dos seus funcionários, bem como para processos operacionais é uma tarefa tão complexa quanto importante.
A contratação de sistemas para condomínios será um grande upgrade para todas as partes envolvidas na gestão condominial. Sendo elas a administradora, os condôminos e, claro, o próprio condomínio.
Isso porque, esses tipos de ferramentas proporcionam diversas vantagens competitivas para administradoras. Portanto, saber escolher o melhor sistema para o seu negócio é primordial para gerar melhores resultados.
4 dicas para você escolher o melhor sistema para condomínio online
Sem mais delongas, aqui vão as dicas definitivas que separamos para você fazer a melhor escolha para sua administradora.
1- Avalie o fornecedor
Antes de contratar qualquer produto ou serviço, é preciso avaliar quem está por trás dele. Neste caso, o ideal seria optar por uma empresa já consolidada no mercado em questão e com um bom histórico. Para fazer essa avaliação, verifique os seguintes pontos:
- Considere que para uma empresa ser consolidada, o ideal é que ela tenha pelo menos 10 anos de mercado;
- O tamanho da empresa também é importante, sendo assim busque pelo faturamento da empresa e o tamanho do corpo de funcionários;
- Cheque a carteira de clientes da empresa. Para isso, não só atente-se ao número de clientes, mas também para ao tamanho deles.
Isso é relevante pois, quanto maior for uma administradora, mais complexa sua operação é. Sendo assim, quando seu fornecedor atende clientes de grande porte, isso é a prova de três fatores relevantes:
- A empresa possui um bom know how e uma equipe devidamente qualificada para atender até as demandas mais complexas;
- O software ofertado pelo fornecedor é robusto e completo suficiente para atender demandas de, até mesmo, grandes administradoras e condomínios;
- Por ser uma empresa consolidada, ela será mais resistente à crises, podendo atravessar tais períodos sem ser muito afetada pelas consequências.
[Dica bônus] Cases e depoimentos
Cases e depoimentos de clientes são uma boa referência para ter uma melhor noção dos clientes do fornecedor bem como da qualidade de seus produtos/serviços.
Esse tipo de referência pode ser encontrada tanto no site do fornecedor ou em formato de vídeo, caso a empresa possua um canal no YouTube.
Ainda sim, é possível obter referências mais transparentes e concretas. Para isso, é altamente indicado que você busque pelo contato do cliente mencionado no case ou depoimento e faça uma ligação para procurar saber mais sobre o software. Para isso, pergunte-o:
- Qual o motivo de sua escolha?
- Após a contratação do produto, suas expectativas foram alcançadas, excedidas ou deixou a desejar?
- Ainda usa o software em questão?
- Qual função mais faz diferença em sua empresa?
- Como você avalia a estabilidade de rede do provedor? O sistema costuma sair do ar ou fica ativo de forma consistente?
- O software foi eficaz na redução de trabalhos manuais por meio de automações em sua rotina?
2- Estude as funcionalidades do sistema
Apesar de que todos os pontos discutidos aqui são extremamente importantes para uma boa decisão, pode-se argumentar que este é o mais relevante entre eles. Isso porque as funcionalidades são as principais propostas de valor de um software.
Pensando nisso, é importante ter em mente que o software deve oferecer soluções baseadas no dia a dia da administradora, bem como do condomínio. Para isso, alguns exemplos seriam:
Dashboard com central de notificações
Centralizar processos deve ser a essência de qualquer tecnologia desse tipo. Isso porque ter um sistema integrado significa, acima de tudo, ser capaz de resolver diversas demandas a partir de um só lugar. Com isso em mente, é obrigação do software oferecer um dashboard intuitivo e completo.
Além de intuitivo, é imprescindível que o dashboard apresente métricas de gestão atualizadas em tempo real. Dessa forma, o processo de tomada de decisão fica muito mais rápido para o gestor.
Aliado a um menu simples com visualização clara e rápida, também deve-se optar por um sistema com central de notificações. Nele você pode acompanhar a sua rotina por meio de alertas de tarefas à serem concluídas.
Lembre-se, utilizar o software fará parte do seu cotidiano, portanto quanto mais fácil e prestativo seu menu (aba de visão geral) for, mais eficiente sua gestão será.
Pasta de prestação de contas com dados digitais
Esse é uma característica muito importante para a gestão de condomínios, não só para o gestor, mas também para os condôminos que desejam acessar às contas do seu prédio.
Sendo assim, contar com uma função que facilita tal tarefa, não só é incomum em softwares, mas também será de grande ajuda.
O diferencial de um software que preza pela otimização de rotina seria um capaz de oferecer uma pasta digital para prestação de contas gerada por apenas um clique. Em seguida, os comprovantes anexados em suas despesas serão automaticamente vinculadas nos relatórios emitidos.
Funcionalidades nunca são demais
Logo acima, destacamos algumas funcionalidades que julgamos ser algumas das mais importantes em um processo decisivo. Contudo, existem várias outras funções que, certamente, vão ser facilitadoras no dia a dia de uma administradora de condomínios.
Segue abaixo um checklist de funções ideais:
- Integração com e-mail, facilitando cobrança e evitando inadimplência;
- Rastreabilidade de todas as alterações das contas dentro do software– Exibição de usuário, data e horários;
- Lançamento de despesas com códigos de barras;
- Dashboards em telas para melhor visualização das contas a receber e a pagar;
- Menu de controle de consumo de água, gás e energia;
- Borderô eletrônico, que une todas as contas em um só arquivo;
- Plano de contas com modelo personalizável;
- Relatórios emitidos nos formatos PDF e Excel (usando as funcionalidades nativas do Excel);
- Conciliação bancária;
- Integração com aplicativos para condomínios;
- Integração com assembléia virtual com videoconferência;
- Atendimento por inteligência artificial e muito mais.
3- Busque por automações de todos os seus processos manuais
A automação de tarefas é um critério essencial na hora de avaliar um software, tão importante que merece um tópico único.
Isso porque, a automação deve ser prioridade em qualquer bom sistema para condomínio online. Dado que, é por meio delas que o sistema ajudará a administradora a reduzir custos e tempo para a execução de processos. Fazendo com que o trabalho manual do seu time seja reduzido ou, até mesmo, eliminado por completo.
Fora isso, uma vez que você realizar a contratação de um sistema automatizado, pode dar adeus a grande parte de suas planilhas. Isso mesmo! Várias planilhas diferentes, principalmente aquelas para cálculo de índices e outras questões monetárias serão totalmente dispensáveis. Tudo isso graças à automação de processos como os mencionados abaixo.
Sendo assim, é vantajoso procurar um software que ofereça uma grande quantidade de recursos automatizados, como por exemplo, pagamento da taxa condominial por débito automático e muitos outros. Promovendo uma redução drástica na inadimplência.
Além dessa, aqui vão algumas outras possibilidades de automações para lhe ajudar:
- Cálculo de multas automático;
- Retenção de impostos automática com emissão de guias;
- Cálculo automático de juros;
- Atualização automática dos índices monetários.
4- Confira a percepção que o mercado tem do fornecedor
Outro fator importante para sua decisão é considerar comentários de feedback, reclamações ou avaliações que os clientes fazem para a empresa nos principais meios de comunicação.
O primeiro e talvez o mais importante meio que deve ser visitado, são os portais de avaliação como o ReclameAQUI. Dessa forma você terá uma boa noção de como sua experiência e relação com a empresa será, mesmo antes de contratá-la. Fora isso, baseando-se nas respostas que o fornecedor faz nesses sites, é possível ter uma boa percepção de quão eficiente o atendimento é.
Outro meio que não pode ser esquecido, são as próprias mídias sociais da empresa, como por exemplo o Instagram. Por mais que não sejam focados em feedbacks de clientes, existem aqueles que fazem reclamações por comentários em posts. Sendo assim, também é possível coletar informações sobre este tópico por lá.
[Dica de ouro] Meça a estabilidade do software
Um dos principais motivos para uma administradora trocar de sistema para condomínio online é a inconsistência do servidor do fornecedor.
São diversos os casos em que a administradora fica paralisada por horas incapaz de concluir tarefas, pelo simples fato de uma falha de rede. Casos assim, além de atrasar toda a gestão, também resulta em lidar com diversas reclamações de clientes.
Por isso, para evitar possíveis transtornos, inclusive que impactam diretamente no seu cliente, é de suma importância uma pesquisa de estabilidade de rede do software.
Isso pode ser feito de duas formas:
- Como já mencionamos, basta localizar clientes do fornecedor em questão e perguntar a ele sobre sua experiência com a estabilidade e consistência do software;
- A segunda seria simplesmente acessando fóruns de reclamação ou, até mesmo, as mídias sociais da empresa e ler o feedback que a empresa recebe, principalmente quanto ao assunto em questão.
Concluindo, agora você está por dentro de tudo o que você precisa saber para fazer uma escolha certeira para o seu negócio. A sugestão é que você utilize esse texto como base ou, até mesmo, como um checklist para estabelecer parâmetros para a avaliação de softwares condominiais.
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