O sistema para condomínio é uma plataforma que gerencia a administração dos conjuntos residenciais. É utilizado por todos os intervenientes de um condomínio para gerir as suas finanças, manutenção e outras tarefas administrativas.
Um sistema de gestão de condomínio é muito mais do que apenas um banco de dados ou planilha, é um sistema integrado que pode automatizar muitas das tarefas associadas à administração de um condomínio.
Pensando nisso, ao longo deste artigo será abordado o que é um sistema para condomínios online, quais as vantagens desse tipo de solução e como ele pode ajudar uma administradora ou gestores independentes.
O que é um Sistema para condomínio e como ele funciona?
Os condomínios geralmente são administrados por um síndico ou administradora. Eles também gerenciam todos os aspectos financeiros do prédio, como a cobrança de taxas de seus membros. O sistema de gerenciamento de condomínio ajuda a gerenciar esses aspectos com facilidade.
Software ou sistema para condomínios?
Primeiramente, temos que diferenciar sistema de software. Sendo assim, um software é um programa executável, desenvolvido a partir de linhas de código. O software é aquilo que será instalado em seu computador, por exemplo.
Um sistema, por outro lado, é um conjunto de softwares para administradoras de condomínios, por exemplo.
Podemos enxergar de forma mais teórica, que o sistema para condomínio é um tipo de software projetado para ajudar as administradoras de condomínios a gerenciar suas operações do dia a dia.
Um software de condomínio, por outro lado, é um tipo de programa instalado no computador que os ajuda a gerenciar e acompanhar as finanças, além de outras atividades primordiais.
Um sistema de condomínio normalmente será usado para gerenciar as operações diárias de um residencial, através de um conjunto de softwares interligados em nuvem, enquanto um software será usado para gerenciar tarefas individuais. Mas que também pode ser interligado através dos dispositivos em nuvem.
Ou seja, nada mais é do que a interação entre diversos programas que automatizam os processos morosos de uma administradora, com a finalidade de otimizar o trabalho dos funcionários e trazer mais agilidade na execução das atividades, que muitas vezes são feitas manualmente.
Além de ser possível instalá-los no computador, o programa pode ser operado em nuvem. Sendo assim, possuir mais de um software interligado entre si na nuvem, significa ter um sistema online.
Ambas as formas são extremamente eficientes, tendo como principal diferença a maneira com que os dados são armazenados, influenciando no acesso ao programa.
Sendo assim, um sistema em nuvem, acaba sendo uma opção mais atraente. Isso porque, a flexibilidade de acesso que um sistema de gestão de condomínios online oferece é extremamente vantajosa.
Ao ser capaz de assumir controle da gestão de sua administradora a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, fará com que barreiras físicas não sejam um empecilho.
Vantagens do melhor sistema para condomínio
O sistema de condomínio é um sistema que é usado pelos síndicos de condomínio ou administradores para manter os registros dos proprietários e inquilinos do condomínio, assim como as tarefas administrativas, ou não, realizadas dentro de um residencial.
O uso de sistema para condomínio tem muitas vantagens. Ele ajuda a acompanhar as transações financeiras e qualquer outra informação relacionada às propriedades.
Também ajuda a gerenciar as receitas e despesas do local, além de acompanhar o status de qualquer trabalho de manutenção ou reparo que precise ser feito na propriedade.
Como escolher um sistema de gestão de condomínios:
Escolher um sistema para condomínios é um processo repleto de questionamentos importantes.
Existem diversos fatores a que você deve prestar atenção e que trazem grandes vantagens competitivas para sua administradora.
Para que você escolha o sistema de administração de condomínios que melhor se encaixa no perfil do seu trabalho, você deve avaliar as vantagens que cada fornecedor oferece. Diminuição do tempo gasto no controle do condomínio.
O dia a dia de um condomínio é muito corrido para um síndico e/ou uma administradora, sendo necessário controlar tudo o que se passa no ambiente condominial. Esse trabalho envolve desde gestão financeira até resolver conflitos entre os condôminos, realizar pagamentos de despesas e serviços, supervisionar os funcionários, entre outras funções.
Pensando nisso, softwares de gestão trazem uma economia de tempo para o administrador de condomínios, resultando em uma maior eficiência operacional na administradora. O software fará a mesma tarefa repetidamente, para que você não precise fazê-lo.
Isso porque muitas tarefas são feitas de forma mais rápida, e dessa forma acaba sobrando tempo para que a empresa consiga focar em tarefas mais estratégicas.
É possível economizar muito do seu tempo, para que você possa se concentrar em outras coisas que precisam de sua atenção.
O sistema auxilia ainda na manutenção de todos os registros do condomínio e fornece informações sobre o que foi feito nele. A melhor parte deste software é que ele fornece um banco de dados centralizado para todos esses registros, o que torna mais fácil para as pessoas encontrarem o que estão procurando.
Realização de pagamentos e cobranças
Como o controle financeiro da administradora pode ser totalmente feito nessas plataformas, fica muito mais fácil realizar os pagamentos do condomínio. Com isso em mente, alguns exemplos são os salários dos funcionários, pagamento de serviços terceirizados, entre outras questões da folha de pagamento do condomínio. Cada transação será registrada, o que facilita bastante no monitoramento das entradas e saídas.
O sistema é capaz de automatizar todo o processo, desde a geração de faturas, processamento de pagamentos, até atualização de cadastros de novos condôminos.
Isso significa que você não precisa gastar horas a fio processando manualmente as transações de cobrança.
Emissão de segunda via do boleto
Essa ferramenta também ajuda os moradores, já que cada um pode ter acesso ao portal de gestão do condomínio e pode realizar a emissão de segunda via de boletos diretamente nos sistemas de administração do condomínio.
O sistema para condomínio acaba ficando com um fluxo melhor, desta forma. Já que cada um tem a devida autonomia para buscar pelo que deseja.
Comunicação interna
A comunicação interna é uma parte importante de qualquer condomínio. Ajuda a fomentar a cooperação, melhorar a produtividade e trocar informações entre os condôminos.
Um sistema de gestão de condomínio é a solução perfeita para melhorar essas atividades comunicacionais entre si.
Esse tipo de sistema para condomínio também ajuda bastante na comunicação interna mais eficiente, visto que isso às vezes acaba sendo um grande problema em um condomínio.
Por meio de ferramentas como um aplicativo para condomínios, o síndico pode emitir comunicados, convocar assembleias e realizar enquetes a respeito de melhorias para o prédio.
Assembleias online
Uma assembleia de condomínio é uma reunião que ocorre entre os proprietários dos apartamentos ou casas dentro do condomínio e representantes da equipe gestora.
O objetivo desta reunião é coletar feedback sobre como o condomínio está sendo administrado e discutir quaisquer mudanças que possam ser necessárias.
A assembleia do condomínio geralmente inclui uma apresentação da administração, atualizações sobre a manutenção do prédio, orçamento e quaisquer alterações nas regras ou regulamentos.
Os proprietários também têm a oportunidade de expressar suas preocupações ou fazer perguntas.
Nessa ocasião, marcar as assembleias e geri-las de maneira online é sempre uma tarefa mais complicada, que pode ser minimizada com o uso de um sistema integrado.
Você precisa de realizar uma assembleia online ou mista, mas não sabe qual plataforma usar? Ou sente que as plataformas que já tentou usar são ineficientes? Um sistema de gestão online pode lhe proporcionar uma solução.
Isso mesmo, com um aplicativo de condomínios como o citado acima, realizar assembleias virtuais deixará de ser um problema.
Por lá, é possível marcar uma assembleia, publicar um convite de participação para os condôminos, discutir pautas e até mesmo oferecer suporte para a realização de votos totalmente online.
Aplicativo integrado
Como falamos anteriormente, um sistema trata-se de um conjunto de softwares que se comunicam entre si. Pensando nisso, algo a ser considerado é a presença de um aplicativo para condomínio.
É importante ter um aplicativo integrado porque ajuda no desenvolvimento do condomínio, tendo todas as tarefas em um lugar só.
Esse fator é importante, pois parte da função de um sistema, principalmente online, é prover praticidade na gestão. Nesse sentido, um aplicativo é capaz de proporcionar um controle ao gestor e demais partes relevantes a partir do celular. Por isso, pode-se considerar que um sistema que possui um app alcança um dos mais altos níveis de praticidade ao usuário.
Além disso, o aplicativo de condomínio deve ser acessível aos condôminos. Dessa forma, a comunicação interna do condomínio será altamente otimizada, facilitando a solução de questões como reclamações, reservas de áreas comuns, encomendas na portaria, liberação de visitantes, dentre várias outras.
Gestão financeira facilitada
É uma ótima maneira de ajudar o administrador do condomínio, com relação à situação financeira do local.
Um sistema para condomínio pode ajudar bastante na hora do controle de finanças, pois é possível ter um controle maior sobre os valores que são pagos mensalmente pelos moradores, assim como as taxas extras que são recebidas pelo uso de espaços comuns, por exemplo.
Além disso, também é possível também realizar o pagamento de funcionários, prestadores e serviços dos condomínios, bem como o gerenciamento do fluxo de caixa. Ou seja, o síndico do prédio ou a administradora poderão controlar as entradas e saídas de dinheiro do condomínio ao longo do mês, organizando de forma muito mais facilitada as finanças do prédio.
Melhoria no controle de inadimplência do condomínio
Por mais que a inadimplência seja inevitável, é possível adotar práticas e tecnologias para evitá-la ou, até mesmo, tornar seu controle mais eficiente. Pensando nisso, essa é outra parte primordial da gestão de condomínios em que um sistema pode lhe ajudar.
As funções de cobrança e notificações automáticas contribuem comprovadamente para que os condôminos não percam o prazo do pagamento por esquecimento, por exemplo.
Além disso, para uma melhor gestão da inadimplência, o sistema oferece:
- Histórico de inadimplência, incluindo títulos que já tenham sido liquidados na data da consulta;
- Gestão de acordos com parcelamento, amortização de dívida, cálculo de honorários advocatícios e consulta de inadimplência original.
Transparência na gestão
Uma responsabilidade de todo síndico é ser o mais claro possível com seus condôminos.
Um dos fatores mais importantes da gestão transparente é garantir a integridade do administrador e passar confiança aos proprietários dos apartamentos. Isso porque a administração do condomínio será responsável pela gestão de recursos de terceiros e deve trabalhar em benefício da comunidade.
O foco na transparência também pode evitar problemas de comunicação e a desconfiança do público quanto à confiabilidade do responsável por isso.
Tal comportamento também garante que todos os condôminos cumpram os orçamentos, acordos, custos e despesas incorridos na reforma do prédio, caso esta seja solicitada.
O papel do administrador é realizar atividades mais complexas e necessárias relacionadas à gestão financeira do local. Muitos deles não têm a experiência ou o perfil certo. Este é um trabalho que envolve muitas tarefas do dia a dia e toma muito tempo por parte dos síndicos e administradores.
Com um sistema para condomínio, o síndico poderá executar funções, como a prestação de contas, de forma mais transparente, já que todas as ações relacionadas à administração do condomínio serão registradas.
Sendo assim, tanto os síndicos e administradores quanto os moradores poderão ter acesso aos documentos do condomínio de forma online. A documentação disponibilizada será:
- atas;
- notas de serviço;
- balancetes;
- boletos;
- gráficos, entre outros.
Essa vantagem facilita bastante no momento da prestação de contas que é realizada, geralmente, nas assembleias de condomínios.
Reserva de áreas comuns
Muitos condomínios possuem áreas comuns e áreas de lazer no prédio como espaço gourmet com churrasqueira e salão de festas. Na maioria dos casos, o uso das áreas comuns deve ser reservado com antecedência pelos moradores.
Se você não tiver essas reservas bem administradas dentro de um sistema de condomínio, podem surgir problemas e possíveis conflitos entre os condôminos do local.
Utilizando um software de gestão é possível controlar melhor o calendário e realizar as reservas por meio de registro eletrônico, sem se prender a papéis ou caderno de reservas. Esses programas também facilitam o acesso do morador a essa agenda, para consultar a disponibilidade das áreas comuns.
A dica é analisar quais vantagens atenderão às demandas do seu condomínio e tomar uma decisão baseada nessas informações.
Como um sistema de gestão de condomínios pode ajudar a sua administradora?
Implantar um sistema online para administração de condomínios faz toda a diferença para uma administradora. Isso porque, tarefas que tomavam muito tempo da equipe passam a ser automatizadas. Dessa forma, erros e retrabalho diminuem e a produtividade aumenta.
Com os processos bem definidos e centralizados em uma ferramenta, é possível direcionar o esforço para as tarefas mais importantes. O sistema de gestão também oferece segurança para os dados do negócio e maior lucratividade.
Por consequência destes e os vários outros fatores citados ao longo do texto, após a adoção de um sistema no condomínio, serão percebidos os seguintes benefícios:
- Economia na operação de gestão;
- Otimização nos processos de comunicação interna (com condôminos e colaboradores) e externa (com administradora);
- Satisfação dos condôminos;
- Aceleração de processos morosos;
- Praticidade para a gestão, entre outros.
Agora que você já está familiarizado com todas as vantagens de um bom sistema para condomínio, é preciso saber como avaliar o melhor produto para sua administradora.
Se você chegou até aqui, é provável que seu próximo passo seja fazer uma pesquisa através da internet para ir em busca de algumas opções.
Para ajudá-lo nesta próxima etapa, é um prazer convidá-lo a conhecer o sistema de condomínios da Group Software.
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Pensando nisso, nós desenvolvemos um artigo completo explicando como escolher o melhor sistema para sua administradora.
