Já pensou em implementar um sistema para condomínios? Veja aqui as vantagens desse software para a sua gestão condominial!
O sistema para condomínio é uma plataforma que otimiza a gestão de condomínios, sejam eles mistos, residenciais ou comerciais. Ele pode ser utilizado pela administradora e pelo síndico para fazer a gestão financeira e administrativa do empreendimento.
Muito além de apenas um banco de dados ou planilha, é um sistema integrado que pode automatizar muitas das tarefas associadas à administração de condomínios.
Pensando nisso, ao longo deste artigo vamos falar sobre o que é um sistema para condomínios on-line, quais as vantagens desse tipo de solução e como ele pode ajudar uma administradora.
Boa leitura!
O que é um sistema para condomínio e como ele funciona?
Um sistema para condomínio é uma solução tecnológica que automatiza e centraliza a gestão condominial, otimizando processos administrativos, financeiros e operacionais.
Ele é bastante utilizado por administradoras de condomínios para facilitar o controle de contas, emissão e baixa de boletos, organização da prestação de contas e outros processos essenciais do dia a dia.
Esse tipo de sistema pode ter instalação local ou operação em nuvem, sendo que a segunda opção oferece maior flexibilidade e acesso remoto.
Software ou sistema para condomínios?
Embora os termos sistema e software sejam frequentemente usados como sinônimos, existem diferenças importantes entre eles.
Um software é um programa específico desenvolvido para desempenhar funções isoladas, como a emissão de boletos ou o controle de acesso ao condomínio.
Já um sistema é um conjunto de softwares interligados, integrando diversos processos da administração condominial. Em um sistema completo, módulos financeiros, de comunicação, de controle de acesso e de gestão documental trabalham juntos para oferecer uma visão 360° da operação.
Vantagens de um sistema para condomínio
A gestão condominial envolve uma série de tarefas administrativas, financeiras e operacionais que, quando feitas manualmente, podem gerar erros, retrabalho e falta de transparência.
Em contrapartida, um sistema para condomínio centraliza todas essas funções em um ambiente digital, proporcionando mais controle, automação e eficiência para síndicos e administradoras.
Além de armazenar informações sobre proprietários, inquilinos e funcionários, um sistema robusto permite o acompanhamento de transações financeiras, a gestão de receitas e despesas, a emissão e baixa de boletos e a automação da prestação de contas.
Para as administradoras, isso significa menos tempo gasto com tarefas manuais e uma visão geral mais clara das finanças dos condomínios administrados.
Como escolher um sistema de gestão de condomínios?
Escolher um sistema para condomínios é um processo repleto de questionamentos importantes.
Existem diversos fatores a que você deve prestar atenção e que trazem grandes vantagens competitivas para a sua administradora.
Para que você escolha o sistema de administração de condomínios que melhor se encaixa no perfil do seu trabalho, você deve avaliar as vantagens que cada fornecedor oferece.
Veja, a seguir, alguns dos critérios a se avaliar na hora de fazer essa escolha.
Diminuição do tempo gasto no controle do condomínio
A gestão de múltiplos condomínios é uma tarefa muito complexa, uma vez que deve-se controlar diferentes aspectos da vida condominial. Esse trabalho envolve desde a gestão financeira até a gestão dos funcionários dos condomínios.
Pensando nisso, sistemas de condomínio trazem uma economia de tempo para a equipe, resultando em uma maior eficiência operacional na administradora. Afinal, a tecnologia assume o papel de realizar tarefas repetitivas, liberando tempo para que a equipe possa se concentrar em outras coisas que precisam de sua atenção.
O sistema auxilia, ainda, na manutenção de todos os registros do condomínio e fornece informações sobre as atividades realizadas. Com um banco de dados centralizado para todos esses registros, fica mais fácil para as pessoas encontrarem o que estão procurando.
Realização de pagamentos e cobranças
Como a administradora pode fazer todo o controle financeiro dos condomínios por meio de um sistema, fica muito mais fácil realizar os pagamentos dos condomínios, como:
- os salários dos funcionários;
- as despesas de consumo do condomínio;
- pagamento de serviços terceirizados;
- outras questões da folha de pagamento do condomínio.
Além disso, no sistema de condomínio cada transação é registrada, o que facilita bastante o monitoramento das entradas e saídas.
O sistema é capaz de automatizar todo o processo, desde a geração de faturas e o processamento de pagamentos até a atualização de cadastros de novos condôminos.
Em outras palavras, isso significa que a sua administradora não precisa gastar horas a fio processando manualmente as transações de cobrança.
Emissão de segunda via do boleto
Um bom sistema para condomínio também ajuda os moradores, já que cada um pode ter acesso ao aplicativo do condomínio e realizar a emissão de segunda via de boletos de forma automática, sem precisar passar pelo atendimento da administradora.
Assim, a gestão dos condomínios acaba ficando com um fluxo melhor, já que os moradores ganham autonomia e a equipe de atendimento da administradora não fica sobrecarregada.
Comunicação interna
A comunicação interna é uma parte importante de qualquer condomínio. Ajuda a fomentar a cooperação, melhorar a produtividade e manter os condôminos informados sobre o que acontece no espaço. Porém, às vezes esse acaba sendo um grande problema nos condomínios.
Dessa forma, um sistema de gestão de condomínio é a solução perfeita para melhorar essas atividades comunicacionais. Afinal, esse tipo de sistema para condomínio ajuda bastante na comunicação interna mais eficiente.
Por meio de ferramentas como um aplicativo para condomínios, a administradora e os síndicos podem emitir comunicados, convocar assembleias e realizar enquetes a respeito de melhorias para o condomínio.
Assembleias on-line
As assembleias de condomínio, além de serem obrigatórias por lei, também são momentos essenciais para a gestão e a convivência no espaço condominial. Nessas reuniões, é comum discutir diferentes tópicos relativos à vida no condomínio, como:
- feedback sobre como o condomínio está sendo administrado;
- mudanças que possam ser necessárias;
- apresentação sobre a gestão financeira e operacional do condomínio;
- atualizações sobre a manutenção do prédio;
- orçamento do condomínio;
- alterações nas regras ou regulamentos;
- eleição de um novo síndico;
- escolha da administradora; entre outros temas.
Entretanto, é comum que o síndico e a administradora enfrentem desafios relacionados à convocação, à quantidade de presentes e às votações realizadas durante a reunião.
Nesse sentido, a assembleia mista ou virtual pode ajudar, uma vez que os condôminos podem estar presentes de qualquer lugar e as votações podem ser realizadas e apuradas de forma digital.
E, para realizar assembleias virtuais de sucesso, um sistema de gestão on-line pode ser uma solução. Com um aplicativo de condomínios como o Group COM, é possível agendar assembleias, publicar convocações, realizar as assembleias em ambiente de videochamada e até mesmo oferecer suporte para a realização de votações totalmente on-line.
Melhoria no controle de inadimplência do condomínio
Por mais que a inadimplência seja um problema comum, é possível adotar práticas e tecnologias para evitá-la ou, até mesmo, tornar seu controle mais eficiente. E, nesse sentido, essa é outra parte primordial da gestão de condomínios em que um sistema pode lhe ajudar.
As funções de cobrança e notificações automáticas contribuem para que os condôminos não percam o prazo do pagamento por esquecimento, por exemplo.
Além disso, um sistema para condomínio também pode auxiliar oferecendo ferramentas como:
- histórico de inadimplência, incluindo títulos que já tenham sido liquidados na data da consulta;
- gestão de acordos com parcelamento, amortização de dívida, cálculo de honorários advocatícios e consulta de inadimplência original.
Transparência na gestão
A transparência na gestão condominial é um dos pilares para construir uma relação de confiança entre administradoras, síndicos e condôminos. A administração de um condomínio envolve a gestão de recursos de terceiros, e qualquer falta de clareza pode gerar desconfiança, conflitos e até mesmo problemas judiciais.
Além disso, problemas de comunicação e a ausência de registros organizados podem comprometer a tomada de decisões e o acompanhamento das despesas. É papel da administradora garantir que todas as informações financeiras e operacionais estejam acessíveis e bem-documentadas.
Nesse sentido, a tecnologia pode ser um grande apoio na gestão transparente de condomínios. Com um sistema para condomínio, síndicos e administradoras podem:
- automatizar a prestação de contas, com a organização de notas fiscais e geração de relatórios financeiros detalhados;
- registrar todos os documentos e transações, incluindo notas de serviço, balancetes e atas;
- facilitar o acesso às informações financeiras do condomínio via aplicativo.
Dessa forma, com o sistema para condomínios, todas as movimentações financeiras e decisões da administradora ficam registradas, acessíveis e verificáveis, eliminando dúvidas e fortalecendo a confiança dos condôminos.
Reserva de áreas comuns
Muitos condomínios têm áreas de lazer, como espaço gourmet com churrasqueira e salão de festas. E, na maioria dos casos, o uso dessas áreas deve ser reservado com antecedência pelos moradores.
Porém, se tiver essas reservas não são organizadas, podem surgir problemas e possíveis conflitos entre os condôminos do local.
Utilizando um aplicativo para condomínio é possível controlar melhor o calendário e realizar as reservas por meio de registro eletrônico, sem se prender a papéis ou caderno de reservas. Esses programas também facilitam o acesso do morador a essa agenda, para consultar a disponibilidade das áreas de lazer.
A dica é analisar quais vantagens atenderão às demandas de cada condomínio e tomar uma decisão baseada nessas informações.
Como um sistema de gestão de condomínios pode ajudar a sua administradora?
Implantar um sistema online para administração de condomínios faz toda a diferença para uma administradora. Isso porque, tarefas que tomavam muito tempo da equipe passam a ser automatizadas. Dessa forma, os erros e o retrabalho diminuem, e a produtividade aumenta.
Veja também: [E-book] 7 ferramentas para aumentar a produtividade da sua administradora de condomínios
Com os processos bem-definidos e centralizados em uma ferramenta, é possível direcionar o esforço para as tarefas mais importantes. Além disso, o sistema de gestão também oferece segurança para os dados do negócio e maior lucratividade.
Por consequência desses e os vários outros fatores citados ao longo do texto, após a adoção de um sistema no condomínio, serão percebidos os seguintes benefícios:
- economia na operação;
- otimização nos processos de comunicação;
- satisfação dos condôminos;
- aceleração de processos morosos;
- praticidade na gestão; entre outros.
Agora que você já está familiarizado com todas as vantagens de um bom sistema para condomínio, é preciso saber como avaliar o melhor produto para sua administradora.
Se você chegou até aqui, é provável que seu próximo passo seja fazer uma pesquisa para ir em busca de algumas opções. Para ajudá-lo nesta próxima etapa, é um prazer convidá-lo a conhecer o sistema de condomínios da Group Software.
