O que é essencial em um sistema para administrar condomínios? Conheça o Group Condomínios e o Group COM e veja como automatizar processos.
Um sistema para administrar condomínios participa ativamente da rotina de uma administradora moderna. Otimizar processos, reduzir trabalhos manuais, proporcionar melhores experiências para o cliente... tudo isso passa por um bom sistema de gestão.
Um ERP condominial permite que administradoras centralizem suas operações, automatizem rotinas financeiras e gerenciem múltiplos condomínios sem aumentar proporcionalmente a equipe.
Por isso, neste artigo, vamos explorar como um sistema de gestão pode transformar a administração condominial, destacando os recursos essenciais para uma operação mais ágil e produtiva.
Boa leitura!
Os desafios das administradoras de condomínios
A gestão condominial envolve uma série de responsabilidades que exigem precisão, organização e transparência. Diante disso, surgem alguns desafios, sobretudo para as administradoras que utilizam processos manuais.
Por exemplo, a falta de automação na geração e cobrança de boletos pode aumentar a inadimplência e gerar inconsistências nos recebimentos, impactando o fluxo de caixa dos condomínios.
Já na elaboração das pastas de prestação de contas, um dos principais desafios está relacionado à organização dos documentos, como notas fiscais e relatórios financeiros. Quando isso é feito de forma manual, com papéis e arquivos físicos, o processo acaba sendo demorado e mais sujeito a erros.
Por fim, outro desafio comum das administradoras é relativo à transparência com os condomínios. Afinal, síndicos e condôminos demandam clareza em relação às receitas e despesas, e a falta de informações pode gerar desconfiança e dificultar a renovação de contratos com a administradora.
Dessa forma, para superar esses desafios, a inovação e a tecnologia se tornam cada vez mais indispensáveis na gestão condominial.
A importância da inovação para a gestão de condomínios
A automação de processos revolucionou o setor condominial, tornando a administração mais ágil, segura e eficiente.
Eliminar o retrabalho, reduzir falhas humanas e otimizar a comunicação são aspectos fundamentais para garantir um serviço de qualidade e fortalecer a relação entre administradora, síndicos e condôminos, e a tecnologia surge como um grande apoio nessas demandas.
Nesse sentido, com o uso de um sistema especializado para administrar condomínios, as administradoras podem encontrar diversos benefícios para a rotina de gestão. Por exemplo:
- automatizar a geração e envio de boletos, reduzindo a inadimplência e otimizando a conciliação bancária;
- digitalizar a prestação de contas, automatizando a organização de documentos fiscais e reduzindo o trabalho manual e o gasto com papel e impressão;
- aumentar a transparência, com ferramentas que permitem que síndicos e moradores obtenham informações financeiras com facilidade;
- minimizar erros e retrabalho, padronizando processos e reduzindo a dependência de tarefas manuais;
- melhorar a comunicação, integrando ferramentas que facilitam o envio de avisos e notificações e a realização de assembleias.
Dessa forma, a inovação se mostra como uma necessidade no mercado, e não mais um luxo.
Com o uso da tecnologia, as administradoras conseguem aumentar a produtividade e, principalmente, se tornarem mais competitivas, oferecendo um serviço moderno e alinhado às expectativas dos clientes.
Nos próximos tópicos, vamos te mostrar como os sistemas Group podem ajudar a sua administradora nessa missão.
Group Condomínios: a solução completa para produtividade em administradoras
A rotina das administradoras de condomínios exige agilidade, organização e controle financeiro, especialmente para aquelas que gerenciam múltiplos condomínios.
Processos manuais e descentralizados podem gerar atrasos, retrabalho e falta de previsibilidade financeira, dificultando a tomada de decisões estratégicas e gerando insatisfação entre os condôminos.
Por isso, o Group Condomínios foi desenvolvido para automatizar tarefas operacionais, simplificar a gestão financeira e aumentar a produtividade da administradora, garantindo mais eficiência, transparência e segurança na gestão condominial.
Veja, a seguir, como o sistema pode transformar a rotina da sua administradora.
Previsão orçamentária e gestão de cobrança
O planejamento orçamentário é uma das obrigações da gestão condominial, de acordo com o Código Civil, além de ser um recurso estratégico para as administradoras.
Nesse sentido, o Group Condomínios permite a criação de previsões orçamentárias periódicas com base no histórico do condomínio, auxiliando na organização das despesas e receitas futuras.
Além disso, com a funcionalidade de gestão de cobrança, é possível:
- definir lembretes automáticos de cobrança;
- acompanhar a inadimplência das unidades;
- visualizar os acordos realizados;
- registrar os contatos feitos com os moradores;
- monitorar os processos judiciais em andamento.
Assim, a administradora ganha ferramentas para reduzir a inadimplência e melhorar o controle financeiro dos condomínios.
Emissão de boletos e conciliação bancária automática
A cobrança da cota condominial é um dos processos mais críticos da gestão, e qualquer erro pode comprometer o fluxo de caixa e a previsibilidade financeira dos condomínios.
Com o Group Condomínios, a geração de boletos e a conciliação bancária são automáticas, por meio do borderô, eliminando a necessidade de conferências manuais e evitando inconsistências nos recebimentos.
Dashboards para gestão estratégica
Ter dados organizados e visualmente acessíveis é essencial para a tomada de decisões estratégicas na gestão.
Por isso, o Group Condomínios oferece dashboards interativos e relatórios detalhados, permitindo que a administradora acompanhe o desempenho financeiro e operacional dos condomínios em tempo real.
Assim, tem-se uma visão mais clara da situação financeira de cada condomínio, permitindo uma tomada de decisão baseada em dados concretos.
Organização automatizada das pastas de prestação de contas
A prestação de contas exige transparência e organização e, para a gestão de condomínios, o ideal é garantir um processo rápido e digitalizado.
No Group Condomínios, a pasta de prestação de contas é gerada automaticamente, reunindo todos os documentos financeiros do mês de forma estruturada.
Dessa forma, a administradora economiza tempo na elaboração das pastas e ainda garante uma visão 360° das finanças, com mais de 20 modelos de relatório disponíveis.
Group Pay: busca automática de notas fiscais e lançamento automático de contas a pagar
Administradoras lidam com um alto volume de contas a pagar, desde as despesas fixas do condomínio até fornecedores e prestadores de serviço.
Com o Group Pay, módulo extra do Group Condomínios, a busca de notas fiscais na base nacional é automatizada por Inteligência Artificial, permitindo que os lançamentos sejam feitos com agilidade e sem erros manuais.
Com isso, a administradora:
- evita lançamentos duplicados ou inconsistentes;
- reduz o tempo gasto com conferências manuais;
- ganha mais precisão no controle das despesas dos condomínios.
Mais produtividade, menos burocracia
Com funcionalidades pensadas para simplificar a rotina das administradoras, o Group Condomínios permite que a equipe foque no que realmente importa: a estratégia e a excelência no atendimento aos condomínios.
Desse modo, com um sistema eficiente para administrar condomínios a produtividade aumenta, os erros diminuem e a transparência e a agilidade na gestão se tornam diferenciais competitivos.
Comunicação simplificada: conheça o Group COM
Para além da gestão financeira e operacional, as administradoras também lidam, diariamente, com um alto volume de solicitações e interações, desde pedidos de 2ª via de boleto até o envio de balancetes.
Sem um canal eficiente, essas interações podem gerar confusão e sobrecarga na equipe, comprometendo a satisfação dos condôminos.
Por isso, o Group COM, a nova geração do COM21, foi criado para centralizar e organizar toda a comunicação condominial, garantindo agilidade, acessibilidade e integração com a gestão financeira e operacional.
Veja como o Group COM simplifica a rotina dos condomínios:
Comunicação centralizada e organizada
Um dos grandes desafios da gestão condominial é garantir que as mensagens certas cheguem às pessoas certas.
O Group COM resolve esse problema com envio centralizado de comunicados via:
- e-mail;
- notificações push no aplicativo;
- WhatsApp;
- ligação automática;
- SMS.
Balancete interativo para mais transparência financeira
O balancete interativo oferece aos condôminos mais transparência financeira e acompanhamento próximo das contas do condomínio direto na tela do aplicativo.
Já para os síndicos, o dashboard do Group COM oferece consulta a receitas, despesas, inadimplência e histórico de forma dinâmica, funcional e estratégica, facilitando a gestão.
Assembleia virtual: mais participação, menos burocracia
Reunir condôminos para uma assembleia pode ser um grande desafio logístico, apesar da necessidade de quóruns específicos para certas decisões.
Por isso, com a assembleia virtual do Group COM, os condomínios podem realizar reuniões on-line, registrar votações e manter um histórico digital das decisões condominiais, além de contar com o Assistente de Assembleias com Inteligência Artificial.
Além disso, o Group COM ainda oferece:
- facilidade para convocação e envio das pautas via aplicativo;
- votações digitais seguras e auditáveis;
- registro automático das decisões, garantindo conformidade legal;
- plataforma própria 100% on-line.
Aplicativo personalizado para administradoras
Em um mercado cada vez mais competitivo, ter um diferencial é essencial para conquistar e fidelizar clientes.
Dessa forma, um aplicativo personalizado com a identidade da sua administradora não apenas otimiza a comunicação e a gestão condominial, mas também reforça sua marca e autoridade no mercado.
Por isso, a Group oferece a possibilidade de personalizar totalmente o Group COM com o nome, as cores e a identidade visual da sua administradora. Isso significa:
- mais pontos de contato com os clientes, fortalecendo a presença da sua marca no dia a dia deles;
- uma experiência diferenciada para os síndicos e condôminos, aumentando a satisfação e a retenção de contratos;
- um diferencial em relação à concorrência, destacando a administradora no mercado de forma estratégica.
Por que grandes administradoras escolhem a Group?
A escolha de um ERP especializado para administradoras de condomínios vai além da automação de tarefas. É um investimento em eficiência operacional, transparência na gestão e escalabilidade do negócio.
Por isso, grandes administradoras confiam na Group porque encontram em nossas soluções o suporte necessário para otimizar processos e garantir uma administração mais ágil e estratégica.
Com o Group Condomínios e o Group COM, administradoras que gerenciam múltiplos condomínios conseguem reduzir o tempo gasto com atividades operacionais, melhorar a comunicação com síndicos e condôminos e garantir maior previsibilidade financeira.
Resultados reais: como transformar a gestão condominial com sistemas para administrar condomínios
Administradoras que adotaram os sistemas Group para administrar condomínios observaram ganhos expressivos em produtividade e eficiência. Confira, a seguir, alguns números que demonstram esse impacto.
Redução de até 70% do tempo gasto com processos operacionais
Empresas que utilizam soluções Group, como a Administradora Paraná, conseguiram otimizar fluxos de trabalho, eliminando retrabalho e tarefas manuais, o que resultou em uma significativa redução no tempo dedicado a rotinas administrativas.
Mais de 100 mil condomínios atendidos por administradoras que usam a plataforma
A escalabilidade do Group Condomínios permite que administradoras gerenciem múltiplos condomínios sem aumentar proporcionalmente sua equipe, garantindo mais eficiência e qualidade nos serviços prestados.
Melhora na eficiência operacional e produtividade
Com a automação oferecida pelas soluções Group, diversas administradoras demonstraram otimização de processos.
A redução de tarefas manuais e o ganho de eficiência operacional oferecem redução de custos e, ainda, permitem que as administradoras tenham mais controle sobre suas operações e prestem um serviço mais ágil e confiável.
Veja o que o Josué Cláudio Silva, da Memphis Consultoria, conta sobre a sua experiência com a Group:
As soluções da Group têm nos dado a possibilidade de fazer diversos fluxos de forma diferente. Isso faz com que a gente consiga adaptar as operações da administradora da forma que a gente acha mais eficiente. Então, isso ajuda que a gente cresça em termos de produtividade.
A digitalização dos processos administrativos também trouxe impactos significativos na rotina da Evolução Gestão de Condomínios, como destaca Lucia Vieira:
Anteriormente à Group, nós tínhamos que trabalhar baixa de boletos num sistema de tecnologia, relatórios financeiros a gente precisava trabalhar dentro de planilhas... Então, resolvemos implementar um sistema de tecnologia que nos desse todo esse amparo para que conseguíssemos fazer a gestão de maneira eficaz.
Group: eficiência e tecnologia ao seu alcance
Viu só? A Group é a escolha ideal para administradoras que buscam crescimento sustentável, redução de custos e um gerenciamento mais eficiente. Nossos clientes já comprovam os benefícios das soluções digitais na rotina condominial, elevando o nível de serviço e garantindo um diferencial competitivo no mercado.
E agora que você conhece os resultados que administradoras já alcançaram, está na hora de transformar sua gestão também! Converse com um consultor e descubra os sistemas da Group para administrar condomínios!
