Economizar é palavra de ordem para qualquer empresa, e para as administradoras de condomínios não é diferente. Seja em um momento de crise ou de investimento para expansão, reduzir custos é uma questão prioritária. Aproveitar recursos da melhor forma significa um melhor posicionamento no mercado, produtos ou serviços mais competitivos e uma margem de lucro mais alta.
Neste artigo, listamos quatro oportunidades de economia especialmente direcionadas às administradoras de condomínios. Confira!
Como reduzir custos na administradora de condomínios?
1. Revise o planejamento
Tudo começa com organização. Cortar gastos sem uma avaliação cuidadosa pode lesar processos importantes para o negócio. Procure direcionar as reduções para os processos que menos afetam a geração de lucro. Também é fundamental envolver toda a equipe na estratégia, afinal, ela é o corpo da empresa.
Por fim, tenha atenção àquelas etapas que dizem respeito ao atendimento ao cliente. Mesmo se a empresa estiver passando por momentos delicados, é primordial que isso não se transforme em uma piora sensível na prestação do serviço.
2. Incentive o bom uso da infraestrutura
Não há economia que não valha a pena. Reduzir custos pequenos e pontuais, que economizam algumas dezenas de reais mensalmente, quando somados, podem significar um montante relevante. Confira alguns exemplos:
- Se sua empresa faz compras pequenas como produtos de limpeza no supermercado, considere comprar em atacados;
- Avalie opções de terceirização. Muitas vezes, alugar veículos pode ser mais barato que ter uma frota própria, ou contratar uma empresa de transportes e entregas sai mais em conta que ter uma equipe interna dedicada a isso;
- Crie estratégias para um atendimento online eficiente. Segunda via de boletos online ou requisição de espaços de uso comum significam economia em telefone, papel e entregas;
- Já a economia de energia pode ser promovida pelo melhor aproveitamento da luz natural. Também vale aquela velha recomendação de substituir luminárias antigas por lâmpadas mais eficientes;
- Outra alternativa para economizar com impressão é digitalizar os documentos. Relatórios, por exemplo, podem ser gerados e distribuídos digitalmente. Além da economia em suprimento, essa prática representa um ganho em segurança.
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3. Crie uma política consistente para redução de erros
Informações equivocadas geram muita dor de cabeça. Especialmente em áreas delicadas como a gestão financeira, um erro pode significar problemas com a justiça e gastos por parte da administradora.
Mesmo em cenários menos extremos, ter que revisar todas as informações com muito cuidado e refazer etapas em que houve algum engano toma tempo da equipe. Sem essa tarefa, recursos humanos poderiam ser melhor aproveitados. Investir em soluções que reduzam a possibilidade de erros sem sobrecarregar a equipe pode ser a saída.
4. Execute processos em lote
Ainda falando em reduzir custos em recursos humanos, executar processos manuais em lote, com a ajuda de um sistema automatizado, certamente pode se converter em uma economia de pessoal. Isso vale para tarefas como lançamento de boletos, conciliação bancária e baixa de títulos. Na prática, se um profissional levaria dias executando a tarefa individualmente, a tecnologia permite que a etapa seja cumprida com comandos únicos.
Para avaliar se sua administradora poderia se beneficiar ao adquirir um software de gestão, vale a pena calcular quantos condomínios um profissional consegue gerir com e sem a ferramenta. Essa economia de tempo pode ser a chave para que a administradora cresça em número de clientes sem a necessidade de aumentar a equipe na mesma proporção.
