Você sabe a importância dos recibos de aluguel? Quais as obrigações legais? Entenda as responsabilidades de locadores e locatários e saiba como fazer a emissão adequada e segura de documentos, garantindo a conformidade legal e a proteção de ambas as partes. Confira!
No mundo imobiliário, uma das documentações essenciais tanto para locadores quanto para locatários é o recibo de aluguel. Este documento, muitas vezes subestimado, garante a transparência nas transações e oferece proteção legal a ambas as partes envolvidas.
Neste artigo, portanto, entenda tudo sobre o recibo de aluguel e suas exigências legais.
Aspectos legais dos recibos de aluguel
Para entender os aspectos legais do recibo de aluguel, é necessário entender algumas leis. De acordo a Lei 8.846/1994, a emissão de notas fiscais, recibo ou documento equivalente, deve ser feita para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos.
Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
§ 1º O disposto neste artigo também alcança:
a) a locação de bens móveis e imóveis;
b) quaisquer outras transações realizadas com bens e serviços, praticadas por pessoas físicas ou jurídicas.
Já na Lei 8245/1991, a Lei do Inquilinato, em seu artigo 22, discorre-se sobre as obrigações do locador. Dentre elas está o recibo de aluguel:
- Art. 22. O locador é obrigado a:
- I – entregar ao locatário o imóvel alugado em estado de servir ao uso a que se destina;
- II – garantir, durante o tempo da locação, o uso pacífico do imóvel locado;
- III – manter, durante a locação, a forma e o destino do imóvel;
- IV – responder pelos vícios ou defeitos anteriores à locação;
- V – fornecer ao locatário, caso este solicite, descrição minuciosa do estado do imóvel, quando de sua entrega, com expressa referência aos eventuais defeitos existentes;
- VI – fornecer ao locatário recibo discriminado das importâncias por este pagas, vedada a quitação genérica;
Caso o proprietário se negue a fornecer o recibo de aluguel, o locatário tem respaldo legal para buscar entrar na justiça. Nesse cenário, o locador está sujeito a penalidades que variam de 3 meses a 1 ano de detenção. Entretanto, essas penalidades podem ser substituídas por serviços comunitários, conforme determinação judicial.
É válido lembrar que em algumas situações o comprovante bancário pode ser aceito como um substituto ao recibo de pagamento convencional. Isso ocorre quando a quitação é realizada por meio de depósito bancário, Pix, outras formas de transferência ou boleto.
Como emitir um recibo de aluguel corretamente
Para a emissão correta de um recibo de aluguel, é necessário seguir algumas etapas que você confere a seguir.
Em primeiro lugar, inclua os dados pessoais adequados:
- Nome completo;
- CPF;
- RG do locador e locatário;
- Endereço completo do imóvel alugado (logradouro e seu nome, número, complemento – se houver – , bairro, cidade e CEP);
- Especifique o valor do aluguel no recibo, tanto em números quanto por extenso, para evitar ambiguidades;
- Inclua também o período ao qual o pagamento se refere, usualmente no formato mês e ano.
Ao emitir o recibo de pagamento de aluguel, recomendamos que crie duas vias do documento para que tanto o locador quanto o locatário tenham um comprovante.
A primeira via é entregue ao inquilino para seus registros pessoais, enquanto a segunda via é mantida pelo proprietário do imóvel em seus arquivos.
No próprio recibo, reserve espaços distintos para as assinaturas do locador e do inquilino. As assinaturas confirmam o recebimento do pagamento pelo locador e a quitação voluntária por parte do inquilino, evitando ambiguidades e fornecendo evidências adicionais.
Não se esqueça de armazenar os recibos de forma segura, tanto de forma física como eletrônica.
Para imobiliárias, a emissão digital de recibos de aluguel oferece diversas vantagens, incluindo praticidade, economia de tempo e redução do uso de papel.
As soluções imobiliárias da Group Software simplificam esse processo ao automatizar a geração e o envio dos recibos de forma eficiente.
Com nossos sistemas, as imobiliárias podem configurar modelos de recibos, inserir os dados dos locatários e do aluguel e realizar o envio dos recibos mensais por e-mail.
Além disso, eles permitem o armazenamento seguro e organizado dos recibos digitalizados.
Erros comuns na emissão de recibos de aluguel e como evitá-los
Um dos erros mais comum é a falta de detalhamento dos valores e datas, o que pode levar a confusões e disputas no futuro. Por isso, é importante especificar claramente o valor do aluguel, o período ao qual se refere e a data do pagamento.
Outrossim, não fornecer duas vias do recibo, o que pode gerar desconfiança entre locador e locatário. Emitir duas vias do recibo, uma para cada parte, promove transparência e evita possíveis mal-entendidos.
A falta de assinaturas também é uma questão que precisa de atenção. As assinaturas do locador e do locatário são essenciais para confirmar o recebimento do pagamento e a quitação voluntária.
Por fim, a falta de armazenamento adequado dos recibos pode causar problemas futuros. Portanto, manter os recibos arquivados de forma segura e organizada, seja em formato digital ou físico.
Direitos e deveres de locadores e locatários relacionados ao recibo
Para os locadores, o dever principal é fornecer o recibo de pagamento de aluguel imediatamente após o recebimento do valor. O locador também deve garantir que os recibos sejam claros, detalhando valores, datas e identificação das partes envolvidas.
Observe o que diz a Lei do Inquilinato, no artigo nº 22, incisos VI e IX, ao discutir sobre os deveres dos locatários, diz que:
VI – fornecer ao locatário recibo discriminado das importâncias por este pagas, vedada a quitação genérica;
[…] IX – exibir ao locatário, quando solicitado, os comprovantes relativos às parcelas que estejam sendo exigidas;
Por outro lado, os locatários têm o dever de realizar os pagamentos de aluguel de acordo com o prazo estipulado no contrato de locação e de exigir o recibo de forma adequada.
No artigo nº 23, no inciso I, ao abordar os deveres do locatário, afirma que:
I – pagar pontualmente o aluguel e os encargos da locação, legal ou contratualmente exigíveis, no prazo estipulado ou, em sua falta, até o sexto dia útil do mês seguinte ao vencido, no imóvel locado, quando outro local não tiver sido indicado no contrato;
A importância do recibo para a segurança jurídica
As partes envolvidas na locação do imóvel têm o direito de contestar a ausência ou a irregularidade nos recibos, podendo recorrer à justiça para resolver disputas.
Por isso, é essencial que locadores e locatários estejam cientes de seus direitos e deveres relacionados aos recibos de aluguel para evitar conflitos e se resguardarem.
Assim, podemos resumir que a importância do recibo para a segurança jurídica:
- evitar conflitos;
- estar em conformidade com a legislação;
- documentar os pagamentos;
- assegurar transparência nas operações;
- manter o registro financeiro organizado.
Prazos e retenção de documentos de aluguel
A respeito dos prazos e retenção de documentos do aluguel, durante todo o período do contrato, é necessário manter guardado os recibos de quitação de aluguéis.
Contudo, mesmo após o término do contrato, os comprovantes de pagamento de aluguel ainda devem ser guardados por um período mínimo de três anos.
Recibo de aluguel e suas implicações fiscais
Para os locadores, os recibos de aluguel são essenciais para comprovar a renda proveniente da locação do imóvel.
Isso porque, esses recibos são utilizados como documentos de suporte na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) ou Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), dependendo do regime tributário adotado pelo locador.
Dessa forma, o valor total dos aluguéis recebidos ao longo do ano deve ser declarado como rendimentos tributáveis.
Já para os locatários, os recibos de aluguel são essenciais na declaração do importo de renda, no que tange os pagamentos realizados. Por isso, a importância do documento para comprovar o pagamento realizado.
Utilizando o recibo de aluguel e a relação com a legislação
O recibo de aluguel é um documento relevante tanto para locadores quanto para locatários, impactando diretamente suas declarações fiscais.
Sua obrigatoriedade tem respaldo legal e sua não confecção pode ocasionar em problemas jurídicos, portanto, é necessário está sempre em conformidade com o que determina a lei para evitar problemas futuros.
Assim, os recibos de aluguel são necessários para prevenir conflitos entre locadores e locatários, garantir conformidade legal, comprovar os pagamentos realizados, assegurar transparência nas transações e manter o registro financeiro organizado.
