A RAIS é uma declaração anual que grande parte das empresas de todo o país precisa entregar no início de cada ano. Muito além de uma obrigação junto ao Governo, ela é uma das principais fontes de dados utilizadas para a análise de informações sobre a geração de empregos, demissões e até mesmo depósitos no FGTS.
Neste artigo, vamos explicar o que é a RAIS e quando ela deve ser entregue. Também vamos explicar sobre a RAIS negativa e quais são as empresas que não precisam realizar esse envio. Por fim, vamos falar sobre as penalidades para quem não faz o envio no prazo e ainda daremos dicas para que o seu RH se organize para evitar problemas futuros. Confira!
O que é a RAIS?
A RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais, é uma declaração instituída pelo Governo Federal, por meio do Decreto 76.900, de 23/12/1975, que tem como finalidade o levantamento de dados referentes às atividades trabalhistas em todos os setores econômicos do país.
Com base nestas informações, a administração federal é capaz de criar melhores estratégias para a melhoria da oferta de emprego e geração de renda, bem como analisar valores pagos em iniciativas como o Seguro Desemprego, FGTS, PIS e PASEP.
Prazo para a entrega da RAIS em 2022
Em cada ano, o Governo Federal determina um período específico para o envio das informações. Em 2022, o prazo tem início em 28 de março e a data final para a entrega da RAIS é dia 29 de abril.
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Empresas que precisam entregar a RAIS
Todas as empresas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) que tenham tido colaboradores cadastrados no ano-base de referência são obrigadas a enviar as informações da RAIS. O mesmo vale para pessoas físicas que tenham tido funcionários registrados no período.
Sendo assim, temos os seguintes casos de obrigatoriedade de envio da RAIS:
- Órgãos públicos de todas as esferas (municipal, estadual ou federal) tanto de administração direta quanto indireta;
- Empresas e filiais vinculadas à pessoa jurídica sediada no exterior;
- Empresas de qualquer tamanho que tenha funcionários cadastrados;
- MEI que tenha contratado um funcionário;
- Pessoas físicas e autônomos que tenham funcionários registrados.
RAIS negativa
Dado que a RAIS é uma declaração que diz respeito aos dados de funcionários, MEI e pessoas físicas que não tenham funcionários não são obrigadas a realizar o envio da declaração. Contudo, as demais categorias de empresas, mesmo não tendo funcionários, precisam enviar a chamada RAIS negativa, onde são informados os dados da organização, incluindo a ausência de movimentação de profissionais no ano de referência.
Como fazer a declaração da RAIS?
Desde 2019, foi determinado pela Portaria 1.127/19 que o envio das informações da RAIS deve ser realizado conforme a classificação nos grupos do eSocial. Dessa forma, as empresas dos grupos 1 e 2 devem fazer o envio das informações mensalmente, por meio do próprio eSocial. Se enquadram nesse cenário:
- Grupo 1: empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões
- Grupo 2: empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, com exceção às optantes pelo SIMPLES.
Para os demais grupos, o envio deve ser realizado por meio do programa GDRais2021, que pode ser baixado diretamente no site da RAIS. Após a instalação, é necessário preencher os formulários com as devidas informações da empresa e dos funcionários e realizar o envio.
É muito importante ter bastante atenção durante o lançamento dos dados, visto que informações imprecisas podem gerar inconsistências e até mesmo penalidades, como explicamos melhor a seguir.
Quais são as penalidades relacionadas à entrega da RAIS?
Tanto o atraso quanto a imprecisão no envio das informações da RAIS podem gerar problemas graves para a empresa. Confira os detalhes de cada uma das situações.
Multa por atraso no envio da RAIS
A penalidade para os casos de atraso consiste no pagamento de uma multa de R$ 425,64 somada à quantia de R$ 106,40 a cada dois meses de persistência no atraso.
Sendo assim, se a sua empresa enviar as informações depois de 4 meses do prazo estipulado pelo Governo, ela terá que pagar um total de R$ 638,44 (R$ 425,64 + 2x R$ 106,40).
Caso haja a lavratura de auto de infração, ou seja, quando um agente público registra oficialmente o atraso da empresa, as consequências ficam ainda piores. O juiz responsável pelo julgamento do caso pode acrescentar um percentual que vai de até 4% para empresas de até 25 empregados, até 20% para empresas com mais de 500 empregados.
Multa por omissão ou falsa declaração da RAIS
Outro cenário que demanda bastante atenção está relacionado à precisão das informações enviadas na RAIS. É de extrema importância que todos os colaboradores sejam relacionados e que todos os dados estejam corretos para que a empresa não seja penalizada.
A multa para omissão, falsa declaração ou informações inexatas é de R$ 425,64 acrescida de R$ 26,60 para cada colaborador omitido ou com imprecisões na declaração. Além disso, caso o atraso na correção dessas informações ultrapasse o último dia do ano no qual deveria ser informado, a multa é dobrada!
Em outras palavras, se a declaração do ano-base de 2021 estiver errada e não for corrigida até 31 de dezembro de 2022, a empresa terá que desembolsar a multa em dobro! Veja os prazos e como fazer a retificação da RAIS.
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Como garantir o cumprimento dos prazos e precisão no envio das informações?
Tanto o atraso no envio quanto a imprecisão nas informações são problemas graves, mas facilmente evitáveis. Veja abaixo algumas dicas que vão ajudar o seu Departamento Pessoal a se organizar melhor ao longo de todo o ano.
Estruture os processos do DP
O Departamento Pessoal é um setor que conta com muitos processos internos, boa parte deles envolvendo dados sensíveis e consequências sérias para pequenos erros. Um pequeno erro no cálculo da folha pode ocasionar o pagamento errado a um funcionário, ou mesmo o desconto indevido de algum benefício.
Por isso, é fundamental ter todos os processos muito bem estruturados e documentados. Todos os profissionais do setor devem ser capazes de executar as atividades necessárias de forma correta e precisa. Dessa forma, caso alguém saia repentinamente (por férias, afastamento ou mesmo demissão) a qualidade das entregas do time não fica prejudicada.
Conte com um bom sistema de folha de pagamento
Quando falamos de obrigações legais em RH e DP, inevitavelmente precisamos abordar o software para folha de pagamento. Por mais que a parte dos cálculos principais seja a mesma para todos, o que realmente fará a diferença para a rotina do departamento é sobre o quanto o sistema pode facilitar e agilizar o trabalho do profissional.
A legislação brasileira é bastante viva e novas resoluções e diretrizes surgem a todo momento. O software escolhido pela empresa precisa se manter atualizado quanto às obrigações legais e suas constantes mudanças. As integrações com demais sistemas também ajudam a tornar os processos mais fluidos e menos susceptíveis a erros.
Inclua as obrigações legais nas metas do time
Por fim, uma dica que pode fazer toda a diferença é incluir a entrega das obrigações legais nas metas estabelecidas para o time. Isso ajuda a manter tais atividades em constante acompanhamento, além de evitar que os processos se acumulem em datas mais conturbadas, como final e início de ano.
As metas e planos de ação podem ser definidos uma vez ao ano e acompanhados mês a mês, com a ajuda de diferentes métodos e ferramentas. O mais importante é ter tudo registrado e de fácil acesso ao time. Não se esqueça, também, de realizar pequenos ajustes sempre que necessário, conforme os resultados e cenários forem se apresentando.
Agora que você já sabe tudo sobre a entrega da RAIS, tenha muita atenção aos prazos e à precisão das informações a serem enviadas. Tomando os cuidados que listamos neste artigo, a sua empresa não terá problemas nem correrá o risco de pagar multas.
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