Uma das tarefas mais importantes e delicadas da rotina de síndicos e administradoras é a prestação de contas do condomínio. Afinal, trata-se de um documento que abrange as finanças dos condôminos e o orçamento do prédio para todos os investimentos e despesas. Nesse sentido, é fundamental trabalhar com o máximo de transparência possível para evitar problemas.
Para que a prestação de contas seja realizada, é necessário que os gestores deem andamento ao processo de forma organizada e produtiva — em outras palavras, é preciso saber exatamente o que deve ser exposto aos condôminos.
A seguir, saiba o que deve constar no documento e confira dicas valiosas para manter o máximo de precisão e transparência na prestação de contas condominial!
A importância-chave da prestação de contas condominial
Vale lembrar que demonstrar exatamente como está sendo aplicada a taxa condominial é uma responsabilidade central de síndicos e administradoras. A prestação de contas está prevista no próprio Código Civil, o que ressalta ainda mais sua importância.
No documento, constam todas as despesas e receitas ao longo do ano, o que resulta em um retrato completo das movimentações financeiras realizadas durante a gestão. Oferecendo a transparência e a justificativa contábil que é direito dos condôminos, essa tarefa reflete a integridade e o comprometimento da administração.
Como organizar uma prestação de contas do condomínio bem-sucedida?
Alguns itens são fundamentais na formulação de uma prestação de contas eficiente. Prazos e toda a documentação que comprova as despesas e receitas devem ser incluídos e devidamente divulgados, sendo que a gestão deve disponibilizar o documento em modelo físico ou online.
A seguir, confira o passo a passo para não errar na prestação de contas do condomínio:
1. Reúna a documentação necessária
O primeiro passo do processo é levantar todos os documentos essenciais para a elaboração dos relatórios de entradas e saídas do condomínio. Para tanto, é preciso compilar os seguintes dados:
- despesas ao longo de todo o ano, separadas mensalmente;
- receitas ao longo de todo o ano, separadas mensalmente;
- saldo financeiro ou extrato da conta do condomínio;
- situações de inadimplência do condomínio, se houver;
- seguros e certificados obrigatórios;
- certidões negativas do condomínio relacionadas à Receita Federal e ao FGTS;
- gastos com alguma reforma ou manutenção que fugiu das despesas mensais;
- qualquer outra pendência que seja pertinente considerar.
2. Crie os relatórios
Depois de separados todos esses documentos, é o momento de preparar todos os relatórios que serão apresentados e devem compor a prestação de contas. São eles:
- relatório de orçamento;
- relatório de receitas;
- relatório de despesas;
- balancete;
- relação de inadimplências.
Esses relatórios geralmente demonstram como a gestão do síndico/administradora lidou com todo o dinheiro que entrou e que saiu do caixa do condomínio, bem como todo o controle financeiro das dívidas ao longo do ano.
Fora isso, a administração deve apresentar quaisquer possíveis ocorrências e riscos que o condomínio possa estar atravessando, sempre primando pela transparência para que os condôminos entendam os motivos de possíveis gastos necessários e inusitados.
É o caso, por exemplo, de obras ou intervenções programadas, além de multas ou autuações que o condomínio tenha sofrido por parte de órgãos fiscalizadores e também da prefeitura, ou até mesmo processos judiciais.
3. Repasse os dados ao conselho fiscal
Atuando de forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora, o conselho fiscal é um órgão que analisa o quadro de finanças do condomínio e recomenda ou não a aprovação das contas.
Vale lembrar que o conselho é composto por condôminos eleitos por votação nas assembleias (com a maioria do público presente). Os requisitos para candidatura devem constar na convenção.
Acompanhando o trabalho do síndico e da administradora, o conselho deve estar a par da situação contábil do condomínio e contratar um serviço de auditoria sempre que houver suspeita de fraudes ou irregularidades.
4. Apresente a prestação de contas
Por fim, chega o momento mais importante e decisivo: a apresentação da prestação de contas. Todos os condôminos devem receber um parecer bastante detalhado do documento, com os devidos relatórios. Na hora da apresentação na assembleia, é importante que a gestão busque, ao máximo, facilitar o entendimento de todos.
Para tanto, é interessante apostar em uma apresentação mais objetiva, com exposição dos pontos centrais da prestação de contas e o máximo possível de recursos visuais. Dessa forma, o síndico evita confusões sobre os dados informados e a reunião fica bem menos cansativa.
Vale ressaltar que, após a apresentação, é essencial que os condôminos aprovem as movimentações financeiras, também por meio de votação. Depois da análise das despesas do último ano e da previsão orçamentária para os próximos 12 meses, é preciso que eles aprovem, reprovem ou aprovem parcialmente as contas.
Conte com um bom software de gestão para otimizar o processo!
Diante da importância e da complexidade da tarefa, contar com tecnologia especializada na prestação de contas é um apoio imprescindível para síndicos e administradoras.
Sistemas condominiais de gestão financeira, como o Condomínio21, centralizam todas as informações e comprovantes contábeis digitalmente, facilitando o acesso aos dados e a organização de despesas passadas e futuras.
Além disso, são funcionalidades do sistema:
- Conformidade com as normas do PAR (CEF);
- Mais de 15 modelos de balancete, criados a partir de parâmetros definidos pelo usuário;
- Movimentação anual por centro de custo.
Gostou das nossas dicas? Esperamos que o conteúdo seja útil para sua administração! Continue a acompanhar o blog para mais novidades!
