A transformação digital, aliada às boas condições de uso e manutenção das novas tecnologias, tem levado muitos condomínios a substituírem os porteiros físicos por sistemas de portaria remota.
A economia financeira, além da maior agilidade em relação às ações de efetivação da segurança no condomínio (como o acionamento da polícia militar e/ou segurança particular), são os principais benefícios percebidos.
Pensando nisso, separamos aqui algumas dicas e informações de como você pode adotar essa tecnologia em seu condomínio. Assim, terá recursos para promover um ambiente mais tecnológico e seguro!
O que é portaria remota?
Portaria remota é um recurso tecnológico que possibilita o monitoramento à distância do trânsito de visitantes e prestadores de serviço de um edifício. Trata-se de um sistema moderno, que permite que a autorização da entrada seja feita remotamente pelo funcionário responsável.
Legalidade da portaria remota
Como se trata de uma novidade ainda pouco explorada no Brasil, é comum que se tenha dúvidas sobre o amparo legal da portaria remota. Em princípio, não existe proibição para que isso seja feito. A Constituição Federal prevê a evolução natural das atividades pela tecnologia. No entanto, é recomendado que a alteração seja feita com a aprovação dos moradores.
Para isso, é interessante que a transição seja aprovada em assembleia de condomínio, por maioria absoluta (50% do total de condôminos mais um). Uma vez que se trata de uma mudança estrutural na área de segurança, que poderá melhorar diretamente o dia a dia de todos.
Além disso, para respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é importante que os dados coletados sejam exclusivamente aqueles necessários para a finalidade de segurança e não sejam destinados a qualquer causa de outra natureza.
Como funciona a portaria remota?
A portaria remota, como o próprio nome diz, não é localizada no espaço físico do condomínio. Sendo assim, ela substitui a presença de um porteiro por um gerenciamento controlado em uma central à distância.
Isso significa que a guarita de seu condomínio passará a ter uma função meramente simbólica, que poderá até mesmo ser dispensada. Isso porque, o monitoramento do condomínio passará a ser feito pela central remota que terá acesso a câmeras, interfones e portões. Pensando nisso, o objetivo central da portaria remota é trazer mais segurança ao condomínio por diversas razões.
Uma delas é que o porteiro estará mais seguro e menos exposto. Dessa forma, a tecnologia impossibilita que assaltantes o ameacem a fim de obterem acesso ao prédio. Por consequência, os moradores também estarão mais seguros, pois somente pessoas autorizadas conseguirão entrar.
E quanto aos serviços de entrega?
Um dos fatores que gera resistência a respeito da adoção dessa tecnologia é o receio de dificultar o recebimento de encomendas e pedidos. Isso porque, quando o morador está ausente, o porteiro seria capaz de receber a encomenda. Então, como proceder quando não há porteiro?
A primeira solução para este caso seria o encaminhamento dessas entregas ao zelador, atribuindo a ele, também, a função de repassá-las aos moradores. Mas, caso seu condomínio não possua essa figura, é preciso que alguém esteja na unidade no momento em que a encomenda for entregue.
Similarmente, uma opção muito comum é adotar uma área de passa-volumes. Assim, cada morador ficaria responsável por ir até a portaria e fazer o atendimento do visitante sem que este tenha acesso ao espaço físico do condomínio. Dessa forma, um condômino pode receber sua própria encomenda ou até mesmo a de um vizinho que não esteja em casa.
Quais são as vantagens e as desvantagens da portaria remota?
Como vimos, a adoção dessa tecnologia no condomínio tem pontos positivos e negativos. É preciso avaliar com cuidado e em grupo para tomar a melhor decisão. Confira, a seguir, algumas das vantagens e desvantagens da portaria remota.
Vantagens da portaria remota
O grande benefício dessa tecnologia vem de duas de suas principais características: a segurança e a economia. Com isso, representa outros pontos positivos que precisam ser considerados. São eles:
- maior agilidade no acionamento de serviços de autoridade e segurança;
- identificação imediata de tentativas de invasão e arrombamento;
- maior proteção ao porteiro e, por consequência, dos moradores;
- diminuição de falhas humanas na liberação do acesso;
- cobertura de uma área extensa;
- funcionamento em tempo integral;
- modernização do condomínio;
- redução na folha de pagamento;
- redução de taxas condominiais;
- valorização do imóvel;
- manutenção dos equipamentos de segurança feita pela empresa contratada;
- redução de gastos com treinamento de porteiros e vigilantes;
- comodidade para controle de acesso. Os relatórios podem ser acessados pelo síndico e pela empresa de segurança.
Além dos pontos destacados, também é válido mencionar que a portaria remota pode estar conectada ao telefone dos condôminos. Com isso, caso recebam alguma visita, podem ser notificados mesmo que não estejam na residência.
Desvantagens da portaria remota
Como pudemos ver, a portaria remota tem vantagens importantes. Por outro lado, também existem desvantagens que devem ser consideradas ao pensar em contratar esse serviço. Conheça algumas delas:
- falta da praticidade ao receber encomendas, como mencionado anteriormente;
- exposição a falhas do sistema, como uma queda de energia ou problemas com a rede de internet;
- dificuldade de adaptação por parte dos moradores e funcionários do condomínio em relação à tecnologia;
- a ausência de um elemento humano, o porteiro, que acaba sendo um diferencial para muitos por ajudar o acesso de pessoas idosas e/ou deficientes.
Alguns aspectos negativos podem ser contornados sem grandes dificuldades. As quedas de energia, por exemplo, são solucionadas por meio de um gerador independente. Sobre a internet, a contratação de uma segunda operadora é uma alternativa que proporciona maior estabilidade. Mas, não podemos desconsiderar a possibilidade do equipamento ficar indisponível. Os custos dos serviços adicionais também precisam ser contabilizados para avaliar se o valor é vantajoso.
Além disso, o síndico deverá dedicar algum tempo para dialogar com os condôminos até que se adaptem a novidade. Ele precisa conhecer muito bem o funcionamento do sistema para orientar ou buscar apoio técnico quando for necessário. Com boa disposição para o ajuste da tecnologia, ela poderá ser uma inovação importante para o local.
Quanto custa a portaria remota?
O custo do equipamento varia conforme a região e o porte do prédio. O valor médio de implantação da portaria remota está em torno de R$7 mil, quando os equipamentos são fornecidos por meio de comodato. Ou seja, o condomínio tem direito de utilizá-los enquanto usufruir dos serviços da empresa que realiza a vigilância remota.
Apesar de, em um primeiro momento, parecer um valor elevado, como mencionamos, ele representa uma redução de custos para o condomínio que, no médio prazo, tem um impacto financeiro positivo.
Tendo em mente o valor que será poupado com a folha de pagamento dos funcionários, o condomínio consegue reaver o investimento em um curto período de tempo. Após recuperar esse valor, o condomínio poderá ter uma despesa até 40% mais barata em relação à antiga folha de pagamento.
Quais condomínios podem ter portaria remota?
O sistema da portaria remota é indicado para condomínios com no máximo 60 unidades a serem administradas (apartamentos, casas, lojas, etc) e com somente uma portaria em condomínios e uma garagem, por onde ocorre a circulação de todo o pessoal envolvido.
Nesse contexto, condomínios de pequeno porte são o público-alvo dessa tecnologia, uma vez que a folha de pagamento dos funcionários gera maior impacto financeiro e a economia alcançada é mais significativa.
É necessário também que os proprietários estejam engajados com o processo de transição e dispostos a modificar seus hábitos, agindo de maneira responsável quanto aos novos procedimentos. É responsabilidade do síndico estar atento e acompanhar o grau de comprometimento dos proprietários ao cumprirem as novas regras de segurança.
Geralmente os condomínios contam com o seguinte quadro de funcionários: porteiros (pelo menos três, que se revezam em escalas), zeladores e o pessoal da limpeza. É interessante que, com a portaria remota, o zelador seja mantido para receber e assinar entregas como mencionado anteriormente. Além disso, ele também será de grande ajuda para receber oficiais de justiça e auxiliar com a locomoção de proprietários idosos e/ou com deficiências.
A empresa responsável pela portaria remota deve apresentar, em contrato, a disponibilização de funcionários in loco para situações de emergência, como queda de energia e manutenção do sistema.
Para saber se essa é a melhor alternativa, a recomendação é avaliar os custos de implantação e quais gastos serão poupados com a transição. Também é importante observar o engajamento dos moradores na transição. A tecnologia tende a ser bem aceita quando o público é mais jovem e sem dificuldades de mobilidade.
Como implantar a portaria remota no condomínio?
Agora que você já sabe como essa tecnologia funciona, veja, na prática, quais são equipamentos comuns para a portaria remota:
- cerca elétrica — a cerca perimetral deve estar interligada com a central de monitoramento de alarmes;
- interfones — permitem a comunicação com a central de vigilância. Os visitantes também são identificados e cadastrados por meio dos interfones;
- portões eletrônicos — os portões devem ser acionados à distância e a presença da clausura de acesso (portão da garagem seguido de área de identificação, com acesso a um outro portão, na sequência) aumenta a segurança;
- nobreak e geradores — evitam quedas inesperadas de energia, além de equilibrarem as oscilações comuns à rede elétrica, o que aumenta o tempo de vida dos equipamentos;
- transmissão de imagem e de voz (CFTV e VOIP) — infraestrutura de câmeras e gravadores para identificação e relatórios de movimentação. Os condôminos, além da central de monitoramento, também podem ter acesso às imagens da portaria para aumentar o controle de circulação;
- controle de acesso — os acessos podem ser realizados por meio de biometria (leitores digitais para os olhos ou digitais dos proprietários), cartões magnéticos (menos empregados).
Adotar um serviço de portaria remota é um dos grandes passos para a implementação de um condomínio inteligente. Isto é, um condomínio em que sua gestão e sua rotina são executadas e organizadas da maneira mais digital possível.
Aplicativo de condomínio
Outra tecnologia que contribui para um condomínio mais eficiente, seguro e tecnológico, é a implementação de um aplicativo para condomínio. Essa solução é capaz de oferecer a cada integrante uma visão geral de movimentações e eventos no ambiente condominial, incluindo todo o processo de liberação e tráfego de visitas na portaria.
Em suma, o sistema de portaria remota é uma tecnologia que pode contribuir muito com a economia, a segurança e a melhoria na rotina do condomínio. No entanto, é fundamental que o grupo avalie os custos em relação aos benefícios que a ferramenta oferece para saber se é uma boa escolha.
Quer saber como modernizar o condomínio para ganhar mais eficiência e economia? Então, leia também como começar a transformação digital na administradora de condomínio.
