O planejamento financeiro do condomínio é tão essencial quanto de qualquer empresa. Mesmo não sendo considerada uma organização com fins lucrativos, um condomínio necessita que seu síndico e sua administradora possuam todas as informações que possibilitem a criação desse plano, que permitirá prever os gastos, receitas e se precaver para possíveis problemas futuros.
E, para que você consiga fazer esse trabalho, o ideal é que seu software de gestão condominial lhe traga ferramentas que facilitem esse controle e proporcione a extração dos dados de forma simples e rápida.
Se esse assunto te interessa ou se você quer saber um pouco mais sobre como conseguir fazer um planejamento financeiro do condomínio, te convido a ler esse artigo.
Os passos para um bom planejamento financeiro do condomínio
Listar todos os passos e atividades necessárias para criar um bom planejamento financeiro não é difícil, porque o cenário condominial é repetitivo. Apesar disso, é necessário cuidado e estudo, para que ele seja o mais assertivo possível, pois com ele é que será possível evitar surpresas a médio e longo prazo.
Alguns desses passos são:
- Criar a previsão orçamentária reajustada com base no ano anterior;
- Analisar minuciosamente as contas do condomínio, considerando ainda as extraordinárias;
- Considerar uma taxa de inadimplência dos condôminos;
- Calcular os gastos trabalhistas;
- Calcular corretamente o valor da taxa condominial e seu tipo de arrecadação;
- Crie um fundo de obras.
- E outros…
Os passos listados acima, possibilitarão que o planejamento financeiro seja claro e objetivo, permitindo que na hora da apresentação dele na assembleia ordinária, as dúvidas dos condôminos sejam mínimas. E para você conseguir segui-los, utilize de ferramentas como relatórios, gráficos e outros documentos, que facilitem seu levantamento e sua demonstração.
Para isso, converse com um dos nossos consultores e tire suas dúvidas quanto as funcionalidades das Soluções condominiais da Group Software, que podem te auxiliar na criação de um ótimo planejamento financeiro do condomínio.
O protagonismo da previsão orçamentária no planejamento financeiro
Dentre os passos para um bom planejamento financeiro, a previsão orçamentária é a protagonista dessa ‘série’ que é renovada anualmente. Apesar da analogia utilizada, de fato a previsão orçamentária é feita todos os anos e sem ela, não existe planejamento financeiro do condomínio.
Mas como criar essa previsão orçamentária? Em resumo, o ideal é que o síndico e administradora, tenha como utilizar um software que resgate os valores das despesas e receitas do ano anterior, para então possibilitar a criação da nova, considerando é claro, o reajuste com base na inflação ou com base no percentual aprovado para tal.
Com os valores levantados, é possível traçar o cenário das despesas ordinárias do ano que vai entrar, bem como projetar o fundo de reserva e, ainda calcular o valor da taxa condominial que será praticado. Dito isso, é fácil confirmar que realmente a previsão orçamentária é a protagonista, pois ela é o espelho das contas e engloba praticamente todos os demais passos necessários para um bom planejamento financeiro.
Caso queira saber mais sobre previsão orçamentária, leia o artigo: Previsão orçamentária de condomínio: o que você precisa saber.
A taxa condominial e seu impacto no planejamento financeiro
A taxa condominial comumente é calculada com base na previsão orçamentária, garantindo assim, que o valor que será praticado para ela, possibilite o pagamento das despesas ordinárias, além de permitir projetar corretamente o fundo de reserva.
O impacto da taxa condominial no planejamento financeiro é eminente, pois qualquer cálculo ou provisão errada, irá acarretar problemas grandes para o síndico, administradora, mas na verdade para o condomínio como um todo. Isso é fácil imaginar, basta pensarmos em um cenário onde se recebe menos do que se gasta, e assim nada de bom irá acontecer.
Por isso, ter determinado o tipo de arrecadação da taxa condominial e a partir disso entender como planejar mediante esse tipo e fundamental. Hoje no mercado temos duas formas clássicas: a taxa fixa e a taxa por rateio (provisionado ou pós despesas).
No modelo da taxa fixa onde o valor é único e cobrado igualmente em todos os meses, tem-se o benefício de permitir aos condôminos uma previsibilidade maior para seus gastos. Entretanto, quando se arrecada através de taxa fixa, no planejamento financeiro é fundamental que se trabalhe com o reajuste das despesas baseadas no ano anterior, além de ser necessário acompanhar linha a linha da previsão, para que evite assim gastar o fundo de reserva com pagamento de despesas ordinárias.
Além disso, ao utilizar a taxa fixa, é essencial que as despesas sazonais sejam distribuídas no planejamento durante todo o ano e não acumulando em meses específicos, para que assim o condomínio não entre em déficit. Nessa linha é válido provisionar que os gastos trabalhistas do fim do ano, que sempre são maiores.
Já no modelo da taxa condominial por rateio, que é o baseado nas despesas do mês, seja ele por provisão, ou seja, projetando os gastos do próximo mês ou pós despesa, que o pagamento é feito no mês posterior considerando as despesas que foram pagas anteriormente, o cuidado necessário no planejamento, é em relação a distribuição das despesas ao longo dos meses, evitando assim, que em determinado mês, o valor da taxa fique exorbitante, se o valor de uma despesa for elevado em relação aos demais meses. Nesse tipo de arrecadação, é comum precisar de um capital de giro para o condomínio, para evitar surpresas.
Em ambos os tipos de da taxa condominial, o síndico precisa de relatórios, planilhas, dashboards e toda informação necessária, para fazer o controle da melhor forma possível. Tudo isso é possível com os softwares de gestão financeira de condomínios da Group Software, que possuem funções relevantes que permitem trabalhar com ambos os tipos de arrecadação, o que já garante que você não terá problemas para com o tipo do condomínio captado. Ademais, as soluções condominiais disponibilizam relatórios sintéticos e analíticos, que podem ser enviados aos síndicos, para as tomadas de decisão.
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Como apresentar o planejamento financeiro aos condôminos
Para apresentar o planejamento financeiro aos condôminos, é importante que eles participem do processo orçamentário, através de comissões financeiras que podem ser criadas ou caso queira evitar esse tipo de ação, a participação pode ser na própria assembleia, mas isso vai ser possível somente se o planejamento apresentado possuir todas as informações relevantes.
Porém isso não quer dizer, que você apresentará planilhas com diversas linhas e relatórios com inúmeros dados, isso deve ser evitado, para que assim a participação do morador nessa reunião, seja através de um debate conciso e assertivo, evitando assim as comparações infundadas que sempre acontecem.
A sugestão é que no planejamento que será apresentado, mostre-se a previsão orçamentária mostrando o percentual de reajuste, informando o que foi levado em consideração e explicando o tipo da taxa de arrecadação do condomínio. Os relatórios sintéticos são bem-vindos nessa apresentação, mas é claro que o analítico deve estar a postos, caso seja necessário. O uso de gráficos, comparando o previsto x realizado, também é interessante.
Procure conhecer as ferramentas que o software de gestão financeira do seu condomínio possui, para te ajudar nessa apresentação, pois ele deve ser seu aliado nessa jornada.
Conclusão
Planejar é essencial para todos nós, não só para empresas ou para os condomínios. Quando entendemos que o planejamento financeiro muda a vida e o futuro dos negócios, não vivemos sem ele. Por isso, que o planejamento financeiro do condomínio é tão importante, pois estamos tratando de diversas vidas, que serão impactadas diretamente, por falhas ou erros não previstos.
Siga os passos descritos nesse artigo, procure softwares que atendam as necessidades do condomínio e que facilitem a criação e principalmente a manutenção do planejamento financeiro, para que assim você consiga trabalhar com tranquilidade e não ficar enlouquecido a cada entrada de ano. Por isso, sugiro realmente que conheçam os sistemas de gestão financeira da Group Software, que irão atender as suas necessidades.
