A prestação de contas de condomínios é um dever que cabe ao síndico, prevista no Código Civil brasileiro, especificamente no artigo 1.348. Por ser uma obrigação legal, esse documento requer cuidado, objetividade e organização para sua apresentação aos condôminos.
Por isso, o papel das administradoras é crucial na montagem da pasta de prestação de contas, pois é ela quem disponibiliza os relatórios e demais documentos que a compõem.
Para saber mais sobre os documentos necessários para a pasta de prestação de contas, os responsáveis pela assinatura e demais informações, continue lendo esse artigo, que eu explico um pouco de cada um.
Entendendo o que é uma pasta de prestação de contas
A pasta de prestação de contas é um agrupamento de informações financeiras e documentos diversos do condomínio, que são compilados e apresentados para os condôminos em assembleias gerais ou periodicamente, que é um prática bem comum dos síndicos. Essa prestação de contas, como dito acima, tem o objetivo de cumprir uma obrigação legal e, além disso, fornecer transparência sobre a gestão financeira do condomínio e garantir que os recursos estejam sendo utilizados de maneira eficiente e de acordo com as necessidades da comunidade.
A pasta por muitos anos, e ainda hoje, é feita de forma física. Porém, as pastas digitais ou virtuais, vêm em uma crescente significante, propiciando um ganho de tempo e economia para as administradoras, além de facilitar sua conferência, através de uma navegação intuitiva.
A pasta de prestação de contas por ser um documento do condomínio, seu acesso deve ser permitido a todos que fazem parte dele. Entretanto, para essa disponibilização, há uma hierarquia, iniciando pelo próprio síndico e depois para os conselheiros, que farão uma analise inicial de toda documentação, percorrendo pelos relatórios, notas fiscais, e outros.
Para que você consiga montar uma pasta de prestação completa, é preciso investir em um bom software de gestão. Para isso, aconselho você conhecer as soluções condominiais da Group Software, pois oferecem inúmeras vantagens para esse processo.
Quais documentos colocar em uma pasta de prestação de contas?
Uma pasta de prestação de contas precisa conter documentos que demonstrem como os recursos do condomínio foram utilizados e administrados. Para montá-la, é preciso fazer a junção desses, determinar uma lógica de apresentação e utilizar de ferramentas para deixá-la bem elaborada e mais apresentável. Para isso, é interessante que ela tenha:
1 – Capa e Sumário:
- Nome da administradora e do condomínio.
- Período da prestação de contas.
- Sumário indicando os principais itens na pasta.
2 – Carta de apresentação:
- Uma breve introdução explicando o propósito da prestação de contas e agradecendo o apoio recebido.
3 – Termo/Parecer do Conselho:
- Crie uma folha com um texto informativo sobre do que se trata o parecer e nele disponibilize os campos para assinatura dos conselheiros.
4 – Folha Complementar:
- Deixe uma folha complementar para as observações dos conselheiros.
5 – Relatório de Atividades:
- Descreva as principais atividades ou realizações durante o período, incluindo fotos e outras evidências visuais, se possível.
6 – Contracapas/ divisórias:
- Monte a pasta, dividindo os documentos e relatórios com divisórias personalizadas.
Já os documentos que não podem faltar na pasta, são:
1 – Demonstrativo Financeiro:
- Demonstrativo de receitas e despesas (balancete).
- Fluxo de caixa, junto ao Extrato bancário.
2 – Comprovantes de Despesas:
- Notas fiscais, recibos, faturas e comprovantes de pagamento relacionados às despesas.
- Ordens de pagamento ou transferências bancárias.
3 – Inadimplência:
- Insira relatórios de inadimplência, com acordos judiciais ou não. Mas lembre-se de obedecer a LGPG.
4 – Relatórios complementares:
- É válido inserir relatórios como o de previsão orçamentária e incluir os relatórios de despesas e receitas separadamente.
5 – Documentação Comprobatória:
- Contratos de alguns prestadores de serviços;
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).
6 – Certidões e Documentos Legais:
- Certificados de regularidade fiscal, como: Certidões negativas de INSS, FGTS, dos tributos federais etc. (esse comumente apresentado na pasta geral, mostrada na assembleia).
Com a utilização dos documentos e arquivos listados acima, ou parte deles, é importante se certificar que a pasta está montada de forma lógica e clara, para que a compreensão por parte de quem estiver revisando, seja fácil.
Atualmente, as soluções condominiais da Group Software dispõem de ferramentas que possibilitam a geração de uma pasta completa, além de permitir que documentos avulsos como os comprovantes da despesas, certidões e outros, possam ser digitalizados através do Group GED, que é a Gestão Eletrônica de Documentos que a Group Software oferece também como um diferencial e uma facilidade para a montagem da pasta.
Quem assina a prestação de contas do condomínio?
A pasta de prestação de contas do condomínio geralmente é assinada pelo síndico, por ser a pessoa responsável pela gestão financeira do condomínio. Além disso, como dita o Código Civil, a obrigatoriedade é dele de apresentar, com isso, sua assinatura é necessária.
No entanto, as regras podem variar dependendo da convenção do condomínio. Algumas vezes, é exigido que a prestação de contas tenha o parecer do conselho fiscal e ainda, que a pasta seja aprovada em assembleia de condôminos antes de ser oficialmente assinada pelo síndico, caso não se tenha o conselho.
A pergunta do título é bem comum de ser ouvida, pois acarreta várias dúvidas, uma vez que em um condomínio há vários representantes, como o conselho fiscal que já foi mencionado e o subsíndico, que tem papel de assumir as obrigações do síndico, quando é necessário. Mas é importante frisar que a única assinatura obrigatória é a do síndico. As assinaturas do conselho fiscal devem estar no parecer do conselho, que comumente faz parte da pasta.
Nesse parecer, os conselheiros informam que estão de acordo ou não com as contas prestadas e, é pertinente lembrar que nem todo condomínio tem um conselho fiscal. Já o subsíndico, não tem obrigação nenhuma em assinar a pasta, uma vez que seu papel é secundário.
De toda forma, para obter informações precisas sobre quem deve assinar a pasta de prestação de contas nos condomínios, é aconselhável verificar a sua convenção e o regulamento interno, para validar as particularidades.
Um software de gestão financeira de condomínios, que permita incluir campos para as assinaturas dos representantes, é bem interessante para as administradoras, pois isso além de deixar a pasta completa facilitará o trabalho delas. Portanto, convido a você a conhecer um pouco mais sobre as funcionalidades que temos relacionadas as pastas de prestação de contas.
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Pasta digital na administração de condomínios
A pasta digital de prestação de contas, é o mesmo agrupamento de documentos e informações da pasta física, porém em formato virtual. Nessa pasta os relatórios são os gerados pelos softwares e os arquivos, certidões e comprovantes, são digitalizados para dentro do software, assim temos um conjunto de documentos digitais.
É relevante esclarecer que a pasta digital não é a pasta física pronta e digitalizada página a página, a pasta digital é gerado pelo próprio sistema de gestão financeira de condomínios, tendo apenas que trazer os documentos físicos para dentro do software, isso através de ferramentas de digitalização, como o GED que apresentei anteriormente nesse artigo. Com isso, através de um clique, é possível gerar apenas um arquivo, contendo além dos relatórios do próprio sistema, a capa, contracapas (divisórias), parecer do conselho, comprovantes de despesas etc.
As pastas digitais, comumente possuem hiperlinks que fazem a conexão entre as despesas listadas, para com as imagens dos comprovantes que foram digitalizados. Além disso, nela a navegação através do menu, facilita e agiliza a sua leitura, pois diferentemente da pasta física, onde temos que encontrar manualmente as páginas referentes, com um clique você é direcionado para página que deseja.
Outra vantagem na utilização da pasta digital é sua disponibilização nos aplicativos, o que faz com que o síndico possa acessá-la em qualquer hora e em qualquer lugar, bem como os condôminos, quando essa tiver sido liberada. Com a pasta digital na ‘nuvem’, a administradora passa a economizar financeira com a compra de papéis e fisicamente, com a eliminação de arquivos e estantes destinadas para guardar as pastas impressas.
Realmente a pasta digital é muito vantajosa no cenário condominial e as soluções condominiais da Group Software fazem a geração da pasta digital com tudo o que precisa e principalmente, disponibiliza ela para o aplicativo Group COM, que é o super app da Group Software.
Conclusão
A pasta de prestação de contas é uma obrigação e não tem como fugir disso. Quando a administradora usa um software que trabalhe a favor dela, a montagem dessa documentação com toda certeza será menos traumática e muito mais facilitada.
Além disso, uma pasta de prestação de contas que pode ser personalizada, serve como um diferencial de serviços da própria administradora e ainda, permite aos síndicos mostrar um trabalho com excelência.
Espero que você tenha gostado do artigo. E para poder completar o conhecimento adquirido, sugiro a leitura abaixo:
