Ter tempo para realizar todas as atividades do dia é um desejo comum entre os profissionais que têm uma rotina atribulada, principalmente daqueles atuam em administradoras de condomínio e outras prestadoras de serviços.
Aumentar a carga horária nem sempre é uma solução viável. Então, a melhor alternativa é colocar em prática as estratégias de otimização de tempo no trabalho e deixar o dia a dia bem organizado.
Quer saber quais são as dicas para aproveitar melhor o período que você passa dentro da empresa? Convidamos o Tangerino — controle de ponto digital para apresentar as cinco técnicas mais importantes para ter condições favoráveis a produtividade. Acompanhe!
1 – Organize a rotina de trabalho da equipe
É natural que existam muitas demandas dentro de uma administradora de condomínios. Afinal, são muitas atividades cotidianas e tarefas administrativas que, se não forem cuidadosamente organizadas, ficam para outro momento e o prazo de execução é comprometido.
Para não lidar com imprevistos, como uma manutenção predial não realizada ou cobranças que foram esquecidas, a melhor maneira é criar um fluxo de trabalho semanal e dividi-lo por dias da semana.
Você pode organizar as tarefas em um cronograma de atividades e distribuir os checklists para os funcionários de acordo a área de atuação. No entanto, hoje já é possível fazer esse controle com um gerenciador de tarefas online e até mesmo com um aplicativo de controle de ponto que ofereça check in georreferenciado de atividades.
2 – Utilize ferramentas de comunicação
A comunicação na administradora de condomínios precisa ser eficiente. Pois, sempre há necessidade de manter contato com síndicos, condôminos e clientes.
O ato da comunicação nem sempre acontece verbalmente. Frequentemente as empresas usam documentos impressos e livros de ocorrências para registrar os pedidos ou acordos feitos verbalmente.
A tecnologia aplicada nos softwares de gestão também ajuda a melhorar a gestão de comunicação entre as partes envolvidas, organiza e unifica dados e informações do local.
Além dessa ferramenta é interessante pensar na implementação de um aplicativo de controle de horas trabalhadas que possibilite o envio de mensagens. Assim, você consegue melhorar a comunicação interna na empresa com um canal de uso exclusivo no negócio que favorece a otimização de tempo no trabalho.
3 – Automatize processos importantes
Você já parou para pensar nos processos do dia a dia que podem ser automatizados e facilitar a otimização de tempo no trabalho? Contar com sistemas que substituem o trabalho humano é fundamental para a produzir mais e seguir o planejamento estratégico.
A automação de processos abrange diversas áreas dentro de uma organização. Nas administradoras de condomínios, por exemplo, o resultado a ser conquistado com um software para gestão condominial é o ganho de tempo e a melhora no desempenho, que possibilita que o negócio aumente a cartela de clientes e tenha acesso a dados gerenciais para garantir a transparência com os gastos do condomínio.
Outra questão que pode ser automatizada dentro da prestadora de serviços ー e também pode ser usada na gestão de funcionários ー é o controle de ponto. Vamos falar mais sobre ele no próximo tópico, ok?
4 – Faça controle da jornada de trabalho
Todas as empresas com 20 ou mais colaboradores devem fazer o controle da jornada de trabalho, conforme a recente alteração na CLT instituída pela Lei 13.874.
Embora muitas empresas ainda utilizem o ponto manual ou eletrônico, existe uma maneira mais segura, eficiente e que também propicia a otimização de tempo no trabalho: o controle de ponto digital.
Os softwares e aplicativos são um sistema alternativo previsto pela portaria 373 do Ministério do Trabalho. Essa tecnologia oferece mobilidade e praticidade na marcação dos registros. Dessa forma, as pessoas que trabalham fora da sede do estabelecimento conseguem bater ponto do local que estiverem, usando um tablet ou celular.
Percebeu como o sistema digital facilita a rotina tanto dos colaboradores internos quanto externos? Da outra parte, os gestores têm dados em tempo real e conseguem automatizar diversas tarefas do RH e DP.
5 – Escolha um bom software de gestão
Para finalizar a otimização de tempo no trabalho, a dica é investir em um bom software de gestão a fim de reduzir os trabalhos manuais, ganhar eficiência e modernizar a gestão.
Sabemos que a administração de condomínios não é uma tarefa fácil e, conforme o número de clientes aumenta, o trabalho é multiplicado. Além disso, você sabia que o software de gestão é uma maneira de economizar dinheiro?
Sim! A redução acontece com a diminuição dos gastos com contratação de colaboradores, uma vez que a tecnologia faz parte do serviço, e facilita o atendimento por meio de serviços online e autoatendimento.
Entre as vantagens dessa tecnologia, a parte financeira (geralmente, a mais complexa) é simplificada a partir da organização digital de todos os processos. Os softwares que disponibilizam previsões orçamentárias e fazem o cálculo automatizado das receitas e despesas, permitem que o gestor tenha maior controle e identifique as áreas que geram mais gastos.
Como você deve ter percebido, investir em tecnologia é fundamental para usufruir da otimização de tempo no trabalho. Isso porque esse recurso pode ser implementado em diversos setores, do Departamento Pessoal ao atendimento ao cliente, e o seu negócio se tornará muito mais produtivo.
Este conteúdo foi escrito pelo Tangerino sistema de controle de ponto. A solução permite que os colaboradores registrem o ponto de qualquer lugar e a qualquer momento, independentemente de conexão com a internet, e oferece diversas facilidades que transformam o seu RH da sua empresa em uma área realmente estratégica.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre como aumentar a produtividade em uma administradora de condomínios? Leia nosso artigo!
