Dentro do condomínio, uma comunicação com condôminos eficaz garante agilidade nas decisões, conciliação no caso de conflitos e maior satisfação dos condôminos. Além disso, quando a gestão comunica os planos de ação e as estratégias relacionadas ao condomínio, ela transmite confiança e transparência, contribuindo diretamente para uma imagem positiva e uma melhor convivência.
Por esses e outros motivos, a comunicação com condôminos não pode ser negligenciada. Neste artigo, confira dicas para uma comunicação eficaz entre gestão, funcionários e condôminos.
1 Desafios da comunicação com condôminos
- Limitação de atenção: nem sempre os moradores querem ter sua rotina interrompida por problemas ou questões do condomínio. Por isso, podem ignorar os processos de comunicação interna mais passivos, como cartazes e quadros de aviso.
- Ruído na comunicação: segundo o dicionário, ruído é “qualquer interferência que prejudica a comunicação”. Na comunicação com condôminos, as informações precisam ser passadas sem ruído, ou seja, da forma mais clara e simples possível.
- Alcançar todos os moradores e condôminos: para uma comunicação com condôminos eficiente, é essencial que todos sejam alcançados. Para garantir isso, é preciso entender bem os possíveis canais de comunicação.
2 O que não fazer
- Falar (e escrever) difícil: um condomínio é composto por pessoas muito diferentes, com diferentes níveis de conhecimento. Por isso, é importante que as mensagens cheguem do mesmo jeito e sejam compreendidas por todos.
- Cometer erros na formulação da mensagem: um erro de pontuação ou uma expressão errada pode causar problemas para a harmonia do condomínio, sobretudo se a mensagem abrir brechas para interpretações erradas.
- Discutir assuntos pessoais ou importantes em grupo ou em canais digitais: assuntos privados devem ser discutidos pessoalmente e de forma individual com os envolvidos, para evitar problemas na comunicação com condôminos e desvio de informações e dados pessoais.
- Não impor regras de comunicação nos grupos do condomínio: para manter a ordem e o bom convívio entre todos é indispensável criar normas de comunicação nos grupos do condomínio. Um bom caminho é restringir o envio de memes, mensagens sobre política e outros temas polêmicos ou que não são relevantes para o condomínio.
- Não estabelecer horários para contato: quando não se estabelece um horário fixo para contato, existe o risco de receber ligações e mensagens a qualquer hora do dia. Essa organização também dá uma noção aos condôminos de quando as solicitações serão respondidas.
3 Os canais de comunicação com condôminos
Para que seja efetiva, é essencial que a comunicação com condôminos ocorra por múltiplos canais, para atingir os diferentes públicos do condomínio. Ao planejar os processos de comunicação interna, é importante levar em conta, por exemplo, que pessoas mais velhas não costumam acessar tanto as redes sociais, e pessoas mais jovens dificilmente pararão para ler uma circular colocada na caixa de correio.
Mas, afinal, quais são os canais de comunicação mais comuns dentro de um condomínio e como fazer o melhor uso deles?
3.1 Site
- Reúne uma grande quantidade de informações em um só lugar;
- Funciona melhor para informações mais detalhadas e complementares (Ex.: Citar uma mudança de regra num folheto impresso ou rede social e encerrar com: “para maiores informações, visite o site do condomínio”);
- Ponto de atenção: é um canal de comunicação digital passivo, ou seja, exige que o interessado procure pela informação.
3.2 Mural
- Versão física do site;
- Tem o papel de contar com informações mais detalhadas e aprofundadas;
- Mais acessível a moradores menos conectados à internet;
- Permite uma maior participação dos moradores;
- Ponto de atenção: muitas vezes a comunicação oficial do condomínio pode acabar disputando espaço com anúncios e recados de menor importância.
3.3 E-mail
- Tem um caráter mais formal e perene;
- Gera economia com a redução do consumo de papel;
- Pode ser usado para enviar documentos importantes e comunicados formais, avisar sobre rateio de custos de obras de manutenção e serviços especiais de limpeza, registrar atas de assembleia etc;
- Ponto de atenção: não pode ser o único método de comunicação, uma vez que muitas pessoas não possuem uma conta de e-mail, e a mensagem pode se perder na caixa de entrada dos condôminos ou ser ignorada.
3.4 Informativos
- São publicações que podem ser enviadas por e-mail ou fixadas no elevador ou área comum do prédio;
- Têm periodicidade fixa: semanal, quinzenal ou mensal;
- Dão transparência à gestão do síndico e aproximam os moradores uns dos outros;
- Podem ser usados para compartilhar regras de convivência do condomínio, ausência/presença de prestadores de serviços, comunicar as novidades daquele período, apresentar personagens do prédio (moradores ou funcionários), falar de datas comemorativas etc.
- Ponto de atenção: é importante respeitar a periodicidade definida para manter o hábito dos condôminos de lerem o material. Além disso, deve-se atentar ao tamanho, para não tomar muito tempo na elaboração e, principalmente, não desestimular os leitores.
3.5 Elevadores
- Uma das formas mais seguras de garantir que todos os moradores verão a informação;
- A comunicação deve ser resumida e direta, falando apenas de assuntos mais essenciais;
- Ponto de atenção: calcular o tempo pelo qual uma determinada mensagem ficará exposta, para que todos possam vê-la.
3.6 Redes sociais
- Uma alternativa moderna na comunicação interna de condomínios;
- Interessante para grupos mais jovens ou ligados aos meios digitais;
- Ponto de atenção: apesar de muito abrangente, pode acabar não atingindo todos os interessados, pois muitas pessoas não possuem redes sociais e nem sempre as redes sociais mostram aos seguidores todas as postagens de uma página ou perfil.
3.7 Aplicativo de mensagens
- Grupos no WhatsApp podem ser utilizados como uma forma de reforçar a comunicação;
- O WhatsApp Business também pode ser utilizado como canal de recebimento de reclamações ou disparo de mensagens em massa;
- Ponto de atenção: nem sempre o uso de aplicativos de mensagem é a melhor opção, pois algumas pessoas podem não utilizar tal recurso. O WhatsApp, por exemplo, é um meio de comunicação informal e pode causar problemas para o condomínio. Além disso, o número de telefone é um dado pessoal e é responsabilidade do síndico zelar pelo sigilo dele, de acordo com a LGPD.
3.8 Aplicativo para condomínios
- Utilizar um aplicativo próprio para condomínios é uma solução para centralizar comunicações, convocações, envio de cobranças e mais, além de permitir a realização de assembleias virtuais;
- Ponto de atenção: é importante que a gestão do condomínio se certifique de que os moradores e condôminos tenham acesso ao app e ensinem como utilizar o novo recurso.
4 Boas práticas de comunicação com condôminos
- Oficializar a comunicação entre colaboradores e condôminos: pode ser interessante estabelecer um sistema de comunicação oficial entre colaboradores e moradores, a ser respeitado por ambos os grupos.
- Esclarecer a diferença entre funcionários do condomínio e terceirizados: possíveis queixas sobre funcionários terceirizados devem ser diretamente encaminhadas para a empresa responsável, por meio do síndico ou administradora.
- Atuação conjunta entre administradora e síndico: é importante que o trabalho de delegação de tarefas e conscientização dos moradores seja conjunto.
- Eleger um funcionário como “líder” da comunicação: a medida facilita e agiliza a comunicação entre a administração e os profissionais, que têm suas demandas e interesses representados em uma única “liderança”, quando necessário.
- Oferecer programas de benefícios e capacitação para os funcionários: pode ser uma boa estratégia para manter o engajamento e a motivação dos colaboradores, além de propiciar um ambiente para a interação.
- Realizar reuniões periódicas com os funcionários: com a realização periódica de reuniões entre administradora, síndico e funcionários, o colaborador tem a oportunidade de expor as dificuldades do seu dia a dia e discutir quaisquer outras situações.
- Fazer uso de comunicação visual: utilizar placas de sinalização, avisos destacados em caixas acrílicas, setas e outros elementos pode ajudar a manter a organização e a ciência de moradores sobre diversos assuntos.
- Ouvir: a gestão deve estar sempre aberta a escutar opiniões, sugestões e reclamações dos condôminos. Essa postura permite que outros moradores participem de forma ativa das decisões do empreendimento.
- Ser acessível: é importante que a gestão do condomínio seja vista como confiável e acessível, o que ajuda a reduzir os conflitos e a melhorar o relacionamento com moradores e funcionários.
- Comunicar sempre, mesmo quando parecer desnecessário: Essa atitude contribui para tornar a gestão mais transparente, aumentando o nível de satisfação dos condôminos.
- Não usar um único meio de comunicação: Garante que todos terão acesso às mensagens.
- Deixar claros os horários de contato: Os moradores terão consciência por onde e quando podem entrar em contato e também ter uma expectativa de quando serão respondidos.
- Inovar na hora de se comunicar com os moradores: Para que a comunicação seja eficaz, é importante compreender quando é necessário usar métodos de comunicação mais formais e também quando algo pode ser comunicado de forma mais criativa, menos sisuda.
5 Como elaborar um comunicado para os condôminos?
5.1 Defina o local onde os avisos serão disponibilizados
O primeiro passo para uma comunicação eficiente é escolher o meio e o local onde os avisos serão disponibilizados. É possível utilizar 3 formas de comunicação, de forma individual ou combinada, para disponibilizar avisos:
- Meios físicos;
- Meios digitais;
- Softwares de gerenciamento: além de ser mais eficiente, contribui para uma gestão proativa e comunicação coletiva intuitiva.
5.2 Coloque os avisos em locais estratégicos
O uso de meios digitais para realizar comunicados é muito importante. No entanto, não deve ser o único meio de comunicação.
Avisos físicos devem ser colocados em locais estratégicos, com maior fluxo de pessoas, e instalados à altura dos olhos, facilitando a leitura de todos os moradores, seja ao sair ou chegar em casa.
5.3 Defina como serão feitas as notificações em caso de inadimplência e descumprimento de regras
Os síndicos e administradores devem ter atenção redobrada ao lidar com a inadimplência. É importante definir uma forma de notificação aos inadimplentes que seja discreta e humanizada, buscando formas para resolver o problema sem criar conflitos e desgastes na relação pessoal.
Da mesma forma, quando um morador descumpre uma regra do condomínio, a abordagem precisa acontecer de forma agradável e educativa.
5.4 Determine como as situações urgentes serão comunicadas
Alguns assuntos são urgentes e não podem esperar a realização de uma assembleia extraordinária para serem tratados. Sendo assim, é preciso alinhar com todos os moradores do condomínio um canal de comunicação direto a ser utilizado em caso de urgências.
Além disso, é preciso tratar em reuniões como será o procedimento para ter agilidade em situações emergenciais. Nesse contexto, é fundamental ter mais de um canal para comunicação, inclusive, com uma lista de contatos de todos os familiares, caso não consiga acionar o responsável direto. Nesse caso, também é importante ter atenção à proteção desses dados de acordo com a LGPD.
5.5 Mantenha registros das reuniões, comunicados e decisões
As decisões coletivas e o histórico de comunicados de condomínio devem ser mantidos em um arquivo para consultas futuras, se necessário. Além das questões financeiras, é uma forma de organizar melhor a gestão do condomínio.
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