Comunicar-se de maneira saudável é fundamental em um condomínio. É extremamente importante que condôminos, síndico e administradora estejam bem alinhados com todos os assuntos. Sendo assim, facilita a gestão e a resolução de problemas condominiais.
Levar todo o trabalho realizado pela administradora, informar sobre possíveis obras, eventos, mudanças nas rotinas do condomínio, é de responsabilidade do síndico. Ele deve fazer com que o condômino entenda a importância da administradora. Dessa forma, o síndico deve optar pela praticidade e a clareza nas informações.
Pensando nisso, preparamos para você um conteúdo com fatores essenciais para melhorar a comunicação da administradora de condomínios, bem como qual a importância de manter esse canal para realizar uma gestão eficiente. Existem diversas tecnologias e recursos que podem ser utilizados para essa finalidade. Confira!
Como melhorar a comunicação da administradora de condomínios?
1. Usar documentos impressos
Uma forma do síndico melhorar a comunicação da administradora de condomínios é usar documentos impressos. Deixar a comunicação apenas para o boca a boca entre os condôminos, nunca foi uma boa opção, mas ainda é realidade de muitos condomínios. Portanto, uma forma de otimizar essas informações entre os condôminos e a administração é por meio da distribuição de comunicados impressos.
Essa comunicação pode ser feita pessoalmente ou entregando os avisos por meio da caixa de correios. Porém, é uma alternativa para ser utilizada em assuntos não tão relevantes e que são de pouca urgência.
O síndico também pode usar documentos impressos para informar e solicitar alguns serviços da administradora. Para manter um controle dessa entrega dos documentos e comunicados, nada melhor do que um livro de protocolo, que vai registrar o recebimento de todos.
2. Manter um livro de ocorrências
Outro aspecto importante para ser pensado é manter um livro de ocorrências, onde serão colocadas reclamações e sugestões de todos os condôminos. Com isso, cada um vai poder registrar as suas queixas e outras informações que sejam pertinentes para o síndico e para a administração do condomínio.
Dessa forma, a administradora terá acesso às principais queixas e assuntos que os condôminos têm interesse. Dessa forma, podem incluí-las nas próximas Assembleias do condomínio.
3. Fazer reuniões e assembleias
Na Assembléia de condomínio serão discutidas questões administrativas do condomínio, como: trabalho feito pela administradora, prestação de contas, manutenções e o planejamento anual.
As reuniões e Assembleias de condomínios são obrigatórias, sendo uma ótima alternativa para melhorar a comunicação condominial. É importante que o quórum da Assembleia seja alto, para que todos possam discutir e ter conhecimento sobre a administração condominial.
4. Ter um bom software de gestão
A tecnologia existe para facilitar cada vez mais a nossa vida, então é essencial que ela seja utilizada também no ambiente do condomínio, para melhorar a gestão de comunicação entre as partes envolvidas. Existem diversas ferramentas que auxiliam nessa tarefa.
Além de ajudar em tarefas rotineiras de uma administradora, um software de gestão condominial proporciona recursos como a Ligação Inteligente e a Inteligência Artificial. Ferramentas que melhoram bastante a comunicação dos condôminos e síndicos com a administradora.
5. Manter bons canais de atendimento
Hoje em dia, é muito difícil ter problema de comunicação, por conta dos diversos canais existentes para essa finalidade. Portanto, é essencial que o síndico mantenha esses meios para se relacionar de forma eficiente com os condôminos.
Dessa forma, é essencial usar de aplicativos de mensagem, como o WhatsApp, para criar grupos e ter uma comunicação direta e particular com todos os condôminos.
Os e-mails também são excelentes opções para troca de documentos, arquivos, e informações a respeito dos serviços que devem ser feitos no condomínio, gastos com melhoria, relação de inadimplentes, bem como boletos para taxa de condomínio.
6. Controlar o andamento dos pedidos e requerimentos
Também é importante que o síndico tenha um controle das reclamações e requerimentos a respeito da situação do condomínio, para poder passar para a administradora. Dessa forma, você conseguirá atender à todas as demandas.
Esse controle deve ser feito em assembleias, que é quando muitos pedidos e reclamações podem surgir. A partir disso, o síndico deve trabalhar, com a administradora, para solucionar esses problemas. E assim, evitando que eles voltem a aparecer em outra assembleia ou reunião de condomínio.
Por fim, vale ressaltar que a tecnologia tem uma grande importância nessa comunicação. Então, além dos softwares e ferramentas que foram citados, é muito importante investir em bons recursos tecnológicos. O resultado vai ser satisfatório para todos os envolvidos e a comunicação vai ficar bastante eficaz.
O que você achou do nosso conteúdo? Ele ajudou a ter uma ideia de como melhorar a comunicação entre administradora, síndico e moradores de um condomínio? Gostaria de ver mais assuntos como este? Então, veja aqui qual o papel da administradora na mediação de conflitos!
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