A vistoria é uma das etapas mais importantes no processo de compra, venda e locação de imóveis, afinal ela é responsável por atestar o estado de conservação do local antes de dar como encerrada a fase de negociação. Contar com profissionais experientes é altamente recomendado, mas o uso de algumas ferramentas também ajudam a tornar esse processo mais fácil e prático.
Pensando nisso, desenvolvemos um kit de vistoria que conta com um checklist completo para a pessoa responsável pela vistoria não perder nenhum detalhe, uma planilha para agendamento e controle das vistorias e um laudo com preenchimento automático para imprimir e anexar ao contrato de locação ou venda.
Para que você fique por dentro de tudo o que temos nesse kit, montamos esse manual que explica todos os campos e funcionalidades. Ah, e se você ainda não baixou o seu kit, ele está disponível no banner ao final. Acompanhe!
Cadastro de imóveis
A primeira aba a ser preenchida na sua nova planilha de controle de vistorias é a de cadastro dos imóveis. O processo é bastante simples, mas é preciso ter bastante atenção ao preenchimento do campo com o código do imóvel, pois ele será utilizado como referência para o preenchimento automático de outros campos, inclusive para a emissão do laudo.
Essa aba contém dois grupos de colunas. A primeira, com a linha de títulos em azul mais escuro, se refere aos campos que precisam ser preenchidos pela pessoa responsável pelo controle das vistorias em sua imobiliária, conforme a imagem abaixo.
No segundo grupo de colunas, com a linha de títulos em azul mais claro e as demais linhas em cinza (vide imagem abaixo), se refere aos campos que são preenchidos automaticamente, com base no código do imóvel, inserido na primeira coluna. Nos tópicos a seguir, vamos explicar todos os campos desta aba.
Código do imóvel
Esse é o campo mais importante de toda a planilha. Nele você deve inserir o código que identifica unicamente cada um dos imóveis que a sua imobiliária administra. Apesar de ser algo bem simples, é essencial que ele seja preenchido com total atenção, pois ele será utilizado para relacionar às demais informações de outros campos e abas.
Nome do proprietário
Nesta coluna deve ser inserido o nome completo do proprietário do imóvel a fim de melhor identificar o imóvel. Esse campo não é utilizado em nenhuma fórmula em outro campo, mas é muito importante para manter um cadastro mais completo.
Endereço do imóvel
No campo de endereço devem ser inseridos os dados completos de endereço do imóvel, já que esse campo é utilizado para o preenchimento automático do laudo, que explicaremos mais à frente. Lembre-se de incluir informações complementares, como número do bloco e do apartamento, por exemplo.
Tipo do imóvel
O tipo de imóvel é um campo que traz opções pré-estabelecidas para identificação mais específica. A lista é composta por:
- Apartamento
- Casa
- Kitnet
- Barracão
- Apart hotel
- Loja
- Galpão
- Cômodo
- Sítio
- Outro
Tipo de contrato
O tipo de contrato é um campo que também traz opções pré-estabelecidas para identificação mais específica da modalidade de negócio de cada imóvel. Elas são:
- Aluguel mensal
- Aluguel temporada
- Compra e venda
- Permuta
- Outro
Situação do imóvel
A situação do imóvel é um campo para o controle do status de ocupação. Ele conta com as opções:
- Ocupado
- Desocupado
- Em negociação
Última vistoria
A partir deste campo, as informações são preenchidas automaticamente por fórmulas, por isso é preciso ter cuidado para não alterá-los. Nessa coluna, em específico, é exibida a data da última vistoria realizada no imóvel, de acordo com o preenchimento feito no checklist pelo vistoriador.
Caso o imóvel tenha passado por alguma vistoria via formulário e a informação da data não aparecer neste campo, o código do imóvel pode ter sido preenchido errado durante a vistoria. Isso pode ser corrigido acessando a aba “Respostas ao formulário” que se encontra oculta.
Tempo desde a última vistoria
O tempo desde a última vistoria é calculado com base na diferença entre a data atual e a data identificada no campo da última vistoria.
Próxima vistoria agendada
Este campo traz a data da próxima vistoria agendada para o imóvel, de acordo com o que estiver preenchido na aba de Agendamento de vistorias, que iremos abordar no próximo tópico. Caso tenha uma vistoria agendada que não esteja sendo exibida, verifique se o código do imóvel foi informado corretamente na aba de agendamento.
Agendamento de vistorias
A aba de Agendamento de Vistorias foi criada para que você tenha um controle melhor sobre as próximas vistorias a serem realizadas nos imóveis que administra. O primeiro passo é escolher o imóvel no campo “código do imóvel”. O endereço será carregado automaticamente no próximo campo.
Em seguida, informe a data em que a vistoria será realizada, o horário e o nome da pessoa responsável pelo processo. Escolha o status do agendamento entre as opções:
- Aguardando confirmação
- Agendamento confirmado
- Aguardando resultado
- Concluída
Por fim, utilize o campo de observação para incluir detalhes sobre o agendamento que sejam importantes para acompanhamento.
Checklist de vistoria
O checklist de vistoria é um formulário a ser preenchido pela pessoa responsável por realizar a vistoria. Ele é criado juntamente com a planilha, de forma automática, quando você fizer a sua cópia do arquivo. Para abri-lo a partir da planilha, basta acessar o menu “formulário” e, em seguida, escolher a opção “ir para o formulário publicado”. Ele é composto por 7 seções, sendo elas:
- informações de identificação;
- inspeção da parte externa;
- inspeção da sala;
- inspeção da copa;
- inspeção dos quartos;
- inspeção da cozinha;
- inspeção do banheiro.
Na primeira seção, é fundamental que o código do imóvel seja preenchido corretamente, pois ele será utilizado para a atualização automática das informações da planilha. Nas seções seguintes, cabe à pessoa responsável avaliar a situação presenciada em cada item para obter um checklist fidedigno.
Ao final de cada seção, há um campo de observação que deve ser utilizado para detalhar o estado de conservação observado no imóvel. Sempre que houver um dano esse campo deve ser preenchido para que essas informações constem no laudo que será gerado.
Laudo de vistoria
O último item do nosso kit de vistoria é o laudo de vistoria. Ele se encontra na última aba da planilha e, após preenchido, pode ser impresso para compor a documentação da locação ou venda do imóvel.
Neste termo, será preciso preencher as informações de identificação do locador e do locatário. Caso o contrato seja de compra e venda, é possível adaptar os textos para que eles se adequem a esse cenário.
Em seguida, o único campo que precisa ser preenchido é o código do imóvel, em destaque na imagem acima. A partir dele, todas as demais informações são preenchidas automaticamente e o laudo está pronto para ser impresso. Para isso, basta clicar no ícone de impressora no canto superior esquerdo da tela e, em seguida, no menu lateral direito que se abrirá, escolher a orientação retrato, caso esteja marcado como paisagem, como mostrado na sequência abaixo.
Como você pôde ver, esse kit tem tudo para tornar a sua rotina de gestão de vistorias muito mais simples e prática. Baixe agora mesmo o seu kit e aproveite todas as funcionalidades!
