Onde há ameaça, há oportunidade! O ditado é antigo, mas sua abordagem tem se tornado cada vez mais atual. A partir da situação que estamos vivendo, é notável dizer que a necessidade de implementar o home office se tornou um desafio para os empresários. Mas por outro lado, gerou uma grande oportunidade para realizar a aceleração da transformação digital nas empresas.
A transformação digital era algo inevitável, mas que ainda ocorria em ritmo reduzido. A comodidade com a rotina, a resistência e desconfiança que muitos tinham com a tecnologia são os principais responsáveis por esse atraso. No entanto, a mobilização quase que total do home office nos tirou da zona de conforto e obrigou as empresas a se adaptarem aos métodos digitais.
Com a redução drástica dos processos e interações físicas, tanto empresas como clientes se tornaram mais receptivos às abordagens tecnológicas. E esse foi o estopim para que o fenômeno da aceleração da transformação digital ocorresse e nos apresentasse diversas vantagens relacionadas a produtividade dos colaboradores e também financeiras.
Pensando nisso, nós convidamos a Group Software, referência em softwares para gestão de propriedades, para analisar algumas soluções tecnológicas que se destacam no mercado centralizado em home office.
Sistemas de gestão empresarial online
Essa é uma ferramenta que já era realidade em muitas empresas mesmo antes da aceleração da transformação digital e que agora está sendo ainda mais visada. Além da necessidade do controle digital que o home office exige, esta é uma ótima solução para negócios que buscam reduzir gastos e otimizar esforços.
Mas você pode estar se perguntando, como posso reduzir gastos contratando um serviço a mais? Bem, a resposta é bem simples. Um software de gestão online permitirá uma redução do corpo de funcionários, isso por que muitos dos processos executados por pessoas poderão ser substituídos pelo software em si. Isso é possível graças à capacidade que a tecnologia tem de automatizar processos que antes eram manuais.
Falando em automações, são elas as responsáveis pela otimização de esforço também. Sendo assim, procedimentos rotineiros e manuais podem ser totalmente assumidos pelo software. Dessa forma, além de dispensar a presença de recursos humanos para certas demandas, os softwares também otimizam o esforço daquelas que não podem ser 100% assumidas pela tecnologia, reduzindo assim a ocorrência de retrabalho.
Um sistema de gestão empresarial também é capaz de integrar sua empresa de ponta a ponta. Ou seja, basta contratar apenas um software para controlar todos os setores. Este, além de ser um dos motivos para a redução de gastos, também contribuirá para o alinhamento de toda sua equipe.
Ponto dos colaboradores em aplicativo
Para tudo, hoje em dia, existe uma solução em aplicativo, não é mesmo? Os famosos apps resolvem problemas para diversos segmentos, e para a gestão dos seus colaboradores não é diferente.
Uma tendência tecnológica que com o home office se torna indispensável é o uso de aplicativos para gestão de pessoas. Implementar aplicativos de ponto digital, por exemplo, é uma solução para quem enfrenta dificuldades em ficar por dentro do horário de trabalho cumprido pelos seus funcionários. Além disso, essa tecnologia simplifica a análise do banco de horas dos colaboradores e armazena esses dados para uma posterior revisão do mesmo.
Em grande parte das empresas, o banco de horas de um funcionário é de acesso limitado ao RH e gestão, mas o correto é que o funcionário também tenha acesso a essa informação para ter um melhor controle de suas horas.
Para isso, ter um controle de ponto digital permitem esse acesso não só pela gestão, mas também ao funcionário resultando um maior controle e equilíbrio entre as dua partes.
Além dessas vantagens, como é um sistema de ponto que funciona por aplicativo e site, pode ser acessado pelo celular, sendo assim, o colaborador pode bater ponto aonde ele estiver. Por esse motivo acaba sendo indispensável o uso dessa ferramenta em uma ambiente de home office, permitindo maior controle e ultrapassando limites físicos.
Aplicativos de ponto digital também oferecem diversos relatórios e funções pertinentes. Por exemplo, suponhamos você como gestor está ciente que seu funcionário cumpriu as horas em determinado dia, porém ele não foi capaz de bater o ponto por que acabou esquecendo. Neste caso, o app permite fazer um ponto com ajuste explicando o motivo e relatando que o funcionário cumpriu as horas necessárias.
Aplicativos de controle de ponto digital também possuem diversos benefícios como:
- Relatório sintético;
- Relatório de visitas e locais de interesse;
- Banco de horas;
- Ponto com endereço, entre outros.
Reuniões virtuais
Talvez esta seja a solução que mais se destaca no cenário de home office. Isso porque as reuniões virtuais se tornaram a maneira mais eficiente para proporcionar que os colaboradores interajam entre si da forma mais parecida possível com os encontros presenciais.
Além disso, se provou ser altamente viável, quebrando descrenças que muitos tinham nessa tecnologia. A maioria das pessoas optaram por essa ferramenta unicamente por necessidade, mas a verdade é que existem muitas vantagens por trás desse método.
Como o virtual ultrapassa barreiras físicas, ele também supera muitas implicações e imprevistos. Todos nós já passamos por aquela situação de que a reunião está marcada para 9 horas, mas chegam às 9:10, 9:15, 9:20 e ninguém chegou ainda… No virtual tudo é instantâneo, basta apertar um botão e você já está na reunião, essa singularidade resulta em uma redução drástica nos atrasos.
Flexibilização do local de trabalho
A quebra de desconfianças que a necessidade em se adaptar a tecnologias virtuais trouxeram para as empresas, revelaram a elas que o home office é algo muito acessível e possível de se adotar. E para aqueles que ainda se sentem inseguros em adotar esse método de trabalho, é possível fazer uma flexibilização do local de trabalho.
Um dos métodos é fazer “rodízios” de home office, para ver aos poucos como a empresa e os funcionários reagem a nova forma de trabalho. Eventualmente, se o ambiente de trabalho for bem absorvido, é possível perceber redução de gastos com contas de luz e água por exemplo. Além disso, não será mais preciso oferecer vales transporte.
Agora você já está por dentro de como a adoção do home office potencializou a aceleração da transformação digital e o mais importante, quais as principais ferramentas e soluções que podem ser implementadas para tornar o ambiente de home office mais eficiente. E pensando nessas soluções, preparamos um artigo aprofundando na transformação digital e o controle do ponto digital. Clique e entenda mais sobre como essa tecnologia pode lhe ajudar!