A automação é benéfica para todos os tipos de empresas, e para as administradoras de propriedades não é diferente. Pensando nisso, a Group Software vem investindo cada dia mais no uso da tecnologia de ponta, para propiciar isso aos parceiros usuários dos seus sistemas.
Diante disso, temos o mais novo lançamento da Group Software, o Group Pay. Ele é uma solução completa para captura e pré-tratamento das despesas das empresas, permitindo que as intervenções humanas para se ter um lançamento completo da nota fiscal no sistema financeiro, sejam mínimas.
Isso, pode parecer assustador para quem está realizando o trabalho manual diariamente. Porém, quando se entende que essa funcionalidade é um complemento para o seu trabalho e que o benefício que ela trará é gigantesco, o cenário muda para algo desejável por todos do Setor do Contas a Pagar.
Para não ficar dúvidas, o Group Pay é a evolução do atual robô de busca de notas fiscais que a Group Software oferece, o Group Bot. Antes este possuía algumas limitações e funcionava apenas para o sistema Condomínio21, mas o Group Pay vem para mudar sua experiência para melhor. Afinal, agora você terá em uma totalidade, uma solução dinâmica e completa.
E é válido ressaltar, que agora essa função estará disponível para todos os usuários das soluções condominiais.
Se você se interessou e quer saber mais sobre o Group Pay e a automação do contas a pagar, te convido a ler este artigo.
O que é necessário para automatizar o contas a pagar?
A princípio, antes de falar da solução Group Pay, é preciso preparar a empresa para automatizar o seu contas a pagar. Portanto, é importante entender que automatizar os processos do setor de contas a pagar pode trazer vários ganhos para as empresas. Por exemplo, redução de custos e erros, aumento da produtividade, eficiência, economia de tempo e outros.
Tudo isso é de conhecimento de muitos, mas colocar em prática pode exigir um direcionamento das ações necessárias. Por isso, segue abaixo algumas atividades importantes para ter esses resultados na automação dos processos:
- Software de Gestão Financeira: utilize um bom software de gestão financeira. O ideal é que ele integre praticamente todas as etapas do processo de contas a pagar.
- Organize o recebimento de documentos e boletos de forma eletrônica: diminua o trabalho com os antigos malotes e torne o recebimento de documentos eletronicamente a forma padrão para sua empresa.
- Digitalização de documentos: faça a conversão de notas fiscais, recibos, boletos, faturas e outros documentos em formatos digitais. Isso facilita o processamento dessas informações, além de realizar a economia financeira de papéis e espaço.
- Contrato e Integração bancária: atualmente, os bancos oferecem vários serviços online, que facilitam o dia a dia das pessoas. Como a Van Bancária e outros. O ideal é que seu sistema de gestão, tenha esse tipo de integração, para o usufruto das funções.
- Aprovação Eletrônica: acelere o processo de aprovação, que é comumente utilizados pelos síndicos, administradores, gerentes e demais responsáveis. Crie um sistema de aprovação eletrônica, mesmo que seja por e-mail, caso não queira usar ferramentas do mercado.
- Pagamentos Eletrônicos: para reduzir mão de obra e erros com pagamento manuais, procure realizar pagamentos eletrônicos através da troca de arquivos CNAB (Borderô), ou ainda, através de transferências bancárias e outros.
- Gestão à vista de pagamentos: tenha um sistema que te mostre o status das contas a pagar, bem como relatórios completos para tomada de decisão.
- Gestão de Fluxo de Trabalho: se sua empresa possui diferentes setores, é interessante utilizar ferramentas de gestão, como aprovações por alçada, para otimizar essas etapas e tornar o processo transparente.
- Avaliação e melhoria contínua: revisite seus processos, veja onde pode melhorar e principalmente o que não deu certo, pois assim você garantirá a continuidade do sucesso. E ainda, invista em treinamento para seus funcionários, pois são eles que fazem a roda girar no processo de automação.
Grande parte das ações necessárias para automação do contas a pagar, depende também do software de gestão utilizado. Então procure saber mais sobre como os sistemas podem te ajudar nesse processo e faça a escolha por aquele que melhor se encaixa na sua realidade.
Conhecendo o Group Pay
Uma vez identificadas algumas ações para automatizar o contas a pagar das empresas, já posso falar sobre a mais nova revolução do mercado de gestão de propriedades. Isso porque, agora você conseguirá saber a importância e diferença real do Group Pay para administradoras de condomínios e shoppings centers.
O Group Pay tem como base o uso de robôs inteligentes, que por meio de tecnologia de ponta, farão a busca automática de notas fiscais eletrônicas, sejam elas de produtos, serviços ou concessionárias, recebendo todas elas de forma digital e rápida. Assim, isso possibilita total controle dos compromissos que precisam ser pagos, sem a dependência de terceiros.
A busca das notas fiscais de produto são feitas na Receita Federal, e as de serviço, nas Prefeituras Municipais. Já as de concessionárias ocorrerá para as que serão homologadas na plataforma, o que ocorrerá gradativamente. Além desses canais, o Group Pay, possibilitará ‘em futuro breve’ a captação das notas fiscais que chegarem no e-mail destinado para tal. Assim, praticamente todos os meios de entrada de notas, serão cercados.
Notas fiscais
A captação das notas fiscais é o ponto inicial do funcionamento do Group Pay, mas para completar o objetivo da automação desse processo, é preciso ainda identificar e extrair as informações relevantes da nota fiscal, para que elas sejam incorporadas ao software de gestão da Group Software. Para isso, foram desenvolvidos algoritmos específicos para tal função, que conseguem extrair dados como o número da nota, data de emissão, valores, produtos, informações do fornecedor e outros mais.
Além da identificação das informações, agilidade e eficiência na busca das notas, o que a Group Software adotou como premissa principal para o Group Pay foi a segurança da informação, aplicada através da implementação de medidas de segurança robustas para proteger os dados sensíveis contidos nas notas fiscais durante o processo de captação e armazenamento.
Cada um dos softwares que integrará com o Group Pay, terá sua particularidade quanto as validações, consistências e autenticidade dos dados extraídos, porém consigo afirmar que todos eles, presam por garantir a integridade das informações e principalmente, uma experiência incrível na usabilidade da ferramenta garantindo a integridade das informações.
A melhora na sua gestão financeira com o Group Pay
Agora que você conhece um pouco mais do Group Pay, acredito que você já tenha imaginado o que conseguiria mudar ou adaptar na sua empresa se utilizasse o Group Pay.
Contudo, penso que ainda é válido eu listar para você o que tende a melhorar na sua gestão financeira, utilizando essa solução.
Então separei, algumas das principais vantagens em usar o Group Pay, que faz parte da automação do contas a pagar. Depois de lê-las, espero que você tome sua decisão de conhecer melhor nossa solução.
1 – Mitigação de erros
Robôs são capazes de processar informações de forma consistente e livre de erros, o que reduz a probabilidade das falhas humanas mais comuns, que acontecem através do processo manual.
2 – Diminuição de custos
Automatizar a busca de notas fiscais, através do Group Pay, pode resultar em redução de custos operacionais, uma vez que menos recursos humanos são necessários para executar tarefas repetitivas. Mas isso não significa demissões, mas sim reaproveitamento, realocação, aprimoramento etc.
3- Eficiência operacional
Economia de tempo e recursos através da eliminação de tarefas manuais demoradas relacionadas ao recebimento, busca, organização e processamento de notas fiscais.
4 – Economia de papéis (custo e sustentabilidade)
Com a captação digital das notas e inserção automática delas através dos sistemas, o seu custo com papeis para imprimir esses documentos será menor, além de colaborar indiretamente com a sustentabilidade.
5 – Rapidez na captura de dados
Com os robôs do Group Pay, pode-se acessar grandes volumes de notas fiscais. Isso permite a busca das notas de todos os CNPJs liberados na ferramenta, o que acelera o ciclo de captação.
6 – Integração e inserção rápida de dados no sistema
Com a automação trazida pelo Group Pay, a integração de dados provenientes das notas fiscais com o Condomínio21, Group Condomínios ou Group Shopping ocorrerá de forma rápida e eficiente, facilitando a gestão integrada e o acesso a informações relevantes.
7 – Atualização contínua
Os robôs recebem atualizações para lidar com as mudanças nas regulamentações fiscais, evitando a obsolescência e garantindo conformidade contínua.
8 – Melhoria na tomada de decisões
O Group Pay possibilitará o acesso rápido e preciso a informações relevantes das notas fiscais, possibilitando uma tomada de decisões mais informada e estratégica.
Conforme visto acima, a utilização do Group Pay, alinhada à sua gestão financeira, pode proporcionar uma série de melhorias. Inclusive automatizando tarefas rotineiras e liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Conclusão
É importante ver a automação como uma ferramenta para melhorar a eficiência, e não como uma substituição total do envolvimento humano nas atividades diárias das empresas. Somente através desse entendimento, é que o medo do novo, fará com que você invista e insista em soluções benéficas para sua organização.
O Group Pay já é uma realidade da Group Software e terá todas as funções ditas nesse artigo em sua totalidade, no ano de 2024. Então, fique atento as novidades em nossas redes sociais e aos lançamentos feitos pelo nosso canal no YouTube.
Espero realmente que esse assunto tenha te interessado e levado a você a querer saber um pouco mais de como a automação pode te ajudar.
