A ética e a transparência são dois fatores que devem estar presentes em qualquer tipo de gestão, e não seria diferente com administradoras de condomínios. Assim, uma das mais importantes missões deve ser a adoção de uma gestão transparente, que passe confiança para todos os condôminos.
Se administrar as próprias finanças não é uma tarefa fácil, o controle financeiro do dinheiro dos outros é ainda mais difícil, exigindo responsabilidade e competência. A gestão das administradoras de condomínios deve transmitir credibilidade para os moradores, buscando sempre o bem-estar da comunidade condominial.
A boa notícia é que existem práticas eficazes para assegurar uma gestão transparente, garantindo a ética e evitando possíveis conflitos com os moradores. Confira!
Qual a importância da transparência na gestão de condomínios?
O ponto mais essencial de se ter uma gestão transparente é garantir a integridade da administradora e transmitir confiança aos condôminos. Isso porque a empresa estará responsável pela administração do dinheiro de terceiros e precisará trabalhar para o benefício de uma coletividade.
Primar pela transparência também evita problemas de comunicação e desconfiança da parte dos moradores com relação à idoneidade da administradora. A conduta garante, ainda, que todos os condôminos estejam de acordo com o orçamento, os acordos, as despesas e os gastos realizados para a melhoria do prédio.
O papel de uma administradora é executar atividades mais complicadas e complexas a respeito da gestão financeira de um condomínio, para as quais muitos síndicos não têm a experiência ou o perfil adequado. É um trabalho que conta com muitas tarefas corriqueiras e demanda muito tempo por parte dos responsáveis.
Por fim, vale mencionar que é necessário priorizar a transparência não só pela confiança dos moradores, mas também para evitar problemas com a lei, uma vez que uma boa prestação de contas do condomínio é um aspecto obrigatório conforme o artigo 1.348 do Código Civil.
Como implementar uma gestão transparente no condomínio?
Para facilitar as atividades, selecionamos a seguir as melhores práticas a fim de que seja implantada uma boa gestão transparente de condomínio. Acompanhe!
Apresente uma tabela de gastos
É importante apresentar e disponibilizar para todos os moradores uma tabela de custos gerados e gastos realizados com as despesas mensais do condomínio. Esse aspecto é fundamental para se ter uma gestão transparente, uma vez que os condôminos devem saber como o seu dinheiro está sendo empregado.
Além de apresentar essa tabela de gastos, esclareça também as dúvidas sobre as entradas e saídas das finanças do condomínio, disponibilizando um demonstrativo sobre o assunto para todos os moradores.
Tenha disponibilidade para atender às demandas dos moradores
É importante também que a empresa esteja disposta e livre para atender os moradores do condomínio. Nesse sentido, é necessário que a administradora se faça presente em determinados dias para esse atendimento.
Porém, não é preciso que seja sempre pessoalmente: esse atendimento pode acontecer por meio de um contato telefônico ou por e-mail. Certifique-se apenas de manter um canal aberto para que os condôminos possam se comunicar com a administradora.
Com isso, a empresa se coloca à disposição para atender, ouvir e discutir assuntos relevantes a respeito da gestão condominial. Desde dúvidas relacionadas a taxas do condomínio ou reserva de espaço, bem como esclarecimentos de gastos com obras e manutenções eventuais que fugiram do cronograma e do orçamento do prédio.
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Lance mão de tecnologia especializada
Existem diversas ferramentas tecnológicas e softwares que visam melhorar a experiência na gestão de um condomínio, bem como trabalhar na organização de todos os aspectos que compõem essa tarefa.
Softwares especializados também possibilitam criar um espaço de acesso para o condomínio, onde os moradores podem:
- ter acesso às regras do prédio e ao regimento interno;
- emitir novos boletos;
- receber orientações;
- fazer reservas para utilizar as áreas de uso comum; entre outros pontos que facilitam as atividades de um condomínio.
Ainda é possível organizar todos os documentos que são importantes para prestação de contas. Portanto, o uso dessas ferramentas ajuda na organização e potencialização do trabalho de gestão, e garante a transparência para as administradoras.
Preste contas dos custos eventuais
Quando os gastos do condomínio fogem às despesas mensais, é importante que a administradora e o síndico esclareçam sobre como esse dinheiro está sendo gasto. As obras, por exemplo, são atividades que geram muita desconfiança com relação às verbas condominiais.
Sendo assim, estabeleça inicialmente as datas de início e término essas obras ou outras manutenções no prédio. Depois, discuta com os condôminos quais os valores previstos para a realização de tais atividades. Por fim, faça uma prestação de contas sobre esses custos eventuais, demonstrando todas as despesas que foram realizados com esses serviços.
Convoque assembleias
Por fim, para estabelecer essa transparência com relação à administradora, é importante que sejam feitas assembleias. Essa atividade já é costumeira nos prédios, pois é a partir dela que são tomadas decisões — em que todos os moradores estejam de comum acordo.
As reuniões de condomínio, portanto, são uma excelente oportunidade para as administradoras se mostrarem transparentes com as atividades e movimentações financeiras da administração.
Logo, é prudente participar eventualmente desses encontros, expondo os documentos financeiros, relatórios, demonstrativos, balancetes e outros arquivos importantes que garantem a integridade da empresa na realização da gestão condominial.
Ter a transparência como verdadeiro pilar traz excelentes benefícios para a administradora, bem como um bom relacionamento com os moradores do condomínio. Ademais, ocorre o reconhecimento dos serviços prestados e até mesmo uma valorização do trabalho feito pela empresa.
O bom posicionamento da marca da administradora no mercado (e a consequente atração de mais clientes) também é uma vantagem da conduta transparente no dia a dia condominial.
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