Quando o assunto é gestão de condomínios, é inegável que o advogado Márcio Rachkorsky é uma das maiores autoridades no país. O profissional, que também é jornalista, palestrante e conferencista, tem trabalhado nesse mercado há décadas. Rachkorsky, inclusive, participa de diversos eventos promovidos pela Group Software em gestão de condomínios.
Neste post, você entenderá o que é a gestão de condomínios, quais os tipos de gestão mais comuns e os fatores que o especialista destaca como os 10 pilares para uma gestão segura de condomínios, coletados de um desses encontros promovidos pela Group Software.
Embora inicialmente eles sejam direcionados a síndicos, muita coisa também serve de lição para as administradoras. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de condomínios?
A gestão de condomínios consiste em sua administração adequada, que envolve muitas responsabilidades financeiras, jurídicas, relacionais, entre outras. Como se trata de uma função bastante complexa, necessita de planejamentos organizados e consistentes. Fazem parte das funções da gestão do condomínio:
- gerenciar as finanças — que incluem a conta bancária, a gestão da despesas e recebimentos etc;
- prestar contas;
- elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
- acompanhar o pagamento dos encargos previdenciários;
- convocar assembleia;
- garantir o cumprimento da convenção coletiva;
- conciliar conflitos;
- acompanhar as manutenções periódicas;
- zelar pelas áreas comuns.
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Quais são os tipos de gestão de condomínios?
O condomínio pode ter diferentes tipos de gestão e cabe ao grupo escolher qual a melhor alternativa. O mais comum é que se tenha um síndico responsável pelas principais decisões. No entanto, isso pode ter diferentes configurações. Confira, nas próximas linhas, os modos mais comuns entre os empreendimentos.
Autogestão de condomínio
Em condomínios que optam pela autogestão, os próprios moradores fazem a gestão da contabilidade e demais assuntos jurídicos e um condômino é eleito em assembleia como síndico para responder legalmente pelas decisões. É importante que a pessoa que assume essa função esteja ciente que terá muitas responsabilidades. Por esse motivo, é uma alternativa mais viável para conjuntos residenciais de pequeno porte.
Alguns condomínios votam por uma remuneração ou bonificação para a pessoa que assume essa tarefa. No entanto, não é uma obrigação pagar o síndico morador e também não existe piso para o valor acordado.
Gestão com síndico profissional
O condomínio pode contratar com um síndico profissional, que é especialista nessa função e trabalha para uma empresa terceirizada ou atua como autônomo. Trata-se de uma pessoa experiente nos passos mais importantes para uma boa administração e que pode ser uma grande vantagem para conjuntos residenciais maiores.
Autogestão assistida
Uma alternativa é contar com assistência de uma empresa para fazer a gestão do condomínio. É considerada autogestão assistida quando o síndico morador aciona outros profissionais para dividir as funções, por exemplo, um contador que confira as contas do condomínio.
Gestão com administradora
Por fim, uma alternativa bastante comum é contratar uma administradora para o condomínio. Trata-se de uma empresa que será responsável por todos os aspectos administrativos, respeitando a convenção interna e a legislação vigente. Assim, o síndico tem a função de fiscalizar a ação da empresa contratada e de gerenciar as demais responsabilidades do local.
Quais são os 10 pilares para a gestão de condomínios?
Para ter sucesso na gestão de condomínios é fundamental observar alguns cuidados. Confira os 10 pilares para uma boa gestão.
1. Informar-se
Assumir a tarefa de comandar um condomínio não pode ser uma decisão impulsiva. Para Márcio Rachkorsky, se as pessoas soubessem o trabalho que dá estar à frente dessa gestão, pensariam duas vezes antes de se comprometer.
Portanto, se uma pessoa realmente deseja tornar-se síndica, ela deve, antes de tudo, estudar. Há muito conteúdo disponível na internet — nosso blog, por exemplo, que está sempre atualizado com as novidades mais importantes — além de eventos e convenções da área. Portanto, preparar-se para o cargo é a primeira coisa a se fazer para garantir uma gestão de condomínios segura.
2. Montar um bom corpo de gestão
A gestão de condomínio tem mudado muito nos últimos dez anos. Hoje, profissionalismo é algo que faz parte da postura de grande parte das administrações. Por isso, é fundamental contar com um corpo de gestão — ou seja, subsíndico e conselheiros — realmente disposto a trabalhar e não só vistoriar por alto o trabalho realizado pelo síndico. O corpo deve se envolver ativamente, dando apoio e sugestões.
Sem esse suporte, o síndico corre o risco de ficar sozinho no “campo de guerra” que a gestão pode se tornar, perdendo controle e autoridade. Assim, é dever da liderança desenvolver formas ágeis e criativas de incentivar essas pessoas para que elas, de fato, participem da administração.
3. Contratar uma boa administradora
Como vimos, o síndico tem muitas funções. O escritório Rachkorsky elencou todas as obrigações legais de um síndico e chegou a um resultado impressionante: são 143 responsabilidades diferentes. Isso porque, hoje, as leis que regem condomínios se tornaram muito abrangentes, próximas às de empresas.
Por isso, é uma opção contar com o suporte técnico de uma boa administradora. O serviço fornecerá assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de Recursos Humanos, de compras, de escolha de fornecedores.
As atribuições são muitas e podem ser desafiadoras para quem é pouco experiente. Além disso, a empresa pode oferecer ferramentas importantes para o serviço aos moradores, como prestação de contas e contratos, acesso a atas, segunda via de boletos, entre outras.
Rachkorsky ressalta que, em comparação com o volume de arrecadação dos condomínios, o valor de contratação desse tipo de serviço costuma não chegar a 5% da verba disponível. Como esse será o principal fornecedor para a gestão, vale a pena considerar o investimento.
4. Contar com um departamento jurídico
Tudo o que se resolve em um condomínio tem natureza jurídica: assembleias, envio de notificações, cobranças, contratos e atas. Os problemas jurídicos envolvendo condomínios também podem ser graves, especialmente se a pessoa que está à frente da administração não entender muito bem dos processos e acabar cometendo um erro.
Um profissional especializado poderia estar a cargo de analisar contratos e fazer as notificações, por exemplo. Nesses casos, a alternativa de contar com uma assessoria jurídica à parte da administradora, pode evitar grandes transtornos e prejuízos.
5. Realizar auditorias
Tradicionalmente, o que a administração de condomínios entendia como auditoria era um sistema antigo, em que as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros. Esse “visto” não é suficiente.
Conselheiros, normalmente, não têm o conhecimento técnico necessário para garantir que os números estejam corretos. Ao fim do ano, suspeitas ou desavenças podem fazer com que seja necessário contratar uma auditoria investigativa — um serviço caro e que envolve muito transtorno.
Por isso, Márcio Rachkorsky ressalta que o ideal é contar com uma auditoria profissionalizada mensal. Os valores cobrados pelo serviço são muito inferiores aos da auditoria investigativa.
Uma vez por mês, as pastas são encaminhadas ao auditor, que dá seu parecer e sugere ajustes. Esse profissional também pode comparecer à assembleia de fechamento anual, apresentando seu parecer final e conferindo credibilidade à administração realizada.
6. Promover a comunicação
Colocar uma pessoa à frente do gerenciamento de um bem comum tem um propósito muito claro: facilitar a vida dos moradores. Pagando em dia e obedecendo às regras, eles esperam ter de volta o máximo de comodidade. Por isso, é fundamental prezar por uma comunicação bem feita, que entregue ao condômino as informações necessárias sem que ele precise correr atrás.
Desse modo, elaborar um jornal, um comunicado quinzenal ou um grupo nas redes sociais resolve o problema. A dica é usar uma linguagem objetiva e acessível. Moradores bem informados tendem a gerar menos boatos e a solicitar menos do síndico.
7. Ter uma apólice de seguro
Na tentativa de reduzir o valor da taxa de condomínio e melhorar a imagem com os moradores, síndicos tendem a tentar economizar em tudo. Isso vale para a apólice de seguros.
A verdade é que uma apólice mais barata, que cubra só o básico (incêndio, explosão e terremoto e queda de aeronave) não tem um valor significativamente mais baixo que uma versão mais completa. Na prática, incluir coberturas como responsabilidade civil, danos elétricos, danos hidráulicos e enchentes pode prevenir custos realmente altos em um eventual desastre.
8. Fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência
Em um bom gerenciamento de condomínios, é necessário que o síndico ou a administradora consigam controlar as contas e a inadimplência dos moradores. Então, é preciso um controle financeiro eficiente, para que o processo de gestão traga bons resultados para o condomínio.
Para atingir uma boa gestão de contas, a administradora deve ter um setor específico para isso. Porém, essa área precisa estar bem alinhada a toda a empresa para se atingir um bom desempenho. Para obter sucesso com a gestão financeira de um condomínio, fique atento a esses itens:
- fluxo de caixa — é aqui que a administradora e o síndico terão o controle de todas as entradas e saídas de finanças do condomínio, podendo se organizar e planejar os dias de pagamento e controlando os recebimentos para que haja um equilíbrio e o prédio não fique no prejuízo;
- contas a pagar — é necessário ter um controle sobre todas as despesas do condomínio, desde os gastos fixos mensais como contas de luz, água e gás, como também o pagamento dos funcionários e serviços terceirizados;
- contas a receber — é um controle acerca dos recebimentos dos condomínios, cuja principal fonte é o pagamento das taxas condominiais feito pelos moradores. É importante ter esse monitoramento para identificar um ciclo das receitas e as datas de vencimentos do boletos;
- controle de inadimplência — já aqui, é preciso saber controlar a inadimplência dos condôminos. O administrador e o síndico devem incentivar os moradores a não terem dívidas, já que as melhorias para o prédio dependem desse pagamento. Caso haja algum devedor, é necessário saber o momento certo de cobrar e as ações necessárias diante dessa situação.
9. Promover a mediação de conflitos
Em uma boa gestão de condomínios, é extremamente importante saber lidar com conflitos, visto que eles são comuns de acontecer quando pessoas com opiniões diferentes e costumes diversos convivem em um mesmo lugar.
Tanto o síndico do prédio quanto a administradora devem saber mediar os conflitos que possam surgir para manter uma boa convivência no condomínio. Sendo assim, é necessário realizar reuniões ou conversas entre os moradores, para entender as opiniões diferentes. O mediador deve ser sempre ético, ouvindo todos os envolvidos da história e direcionando para uma decisão agradável para todos.
10. Usar um software para gestão de condomínios
Por fim, para se ter uma boa gestão, é necessário automatizar os processos e tarefas que são executadas. Para isso, você pode contar com a ajuda de um software para gestão de condomínios. Essa ferramenta auxilia na gestão de tempo, que é um aspecto fundamental para aumentar a produtividade da administração.
O mercado já conta com diversas ferramentas que ajudam bastante na organização das suas tarefas. Essas tecnologias trazem muitos benefícios e possibilitam dividir o trabalho em equipes, registrar os controles financeiros da gestão de condomínio, diminuir o fluxo de trabalho, bem como padronizar os processos e escolher o melhor método para se adaptar à administradora.
A Group Software trabalha com o Condomínio21, que traz todos esses benefícios para a administradora e para o síndico. Essa ferramenta consegue diminuir o desperdício de tempo nas atividades e traz mais facilidades com relação à comunicação, à emissão de boletos, à reserva de espaços, entre outras possibilidades para o condomínio.
Portanto, se o seu objetivo é ter excelência na gestão de condomínio, seguir as dicas que foram mencionadas é um bom caminho, pois evitará falhas e garantirá muito mais eficiência na administração. Não deixe de investir em um software de gestão eficiente para ajudar nesse trabalho.
Para obter uma ferramenta completa, é preciso conhecer as funcionalidades necessárias. Descubra como escolher o melhor recurso neste guia de como escolher o software de gestão de condomínio.
