O trabalho dos administradores de condomínio implica muitas tarefas voltadas à resolução de problemas e aos desafios ligados à ocorrência de imprevistos nos processos gerenciais. São tantas atribuições e responsabilidades que, sem um planejamento estratégico e um método de organização, o controle da situação pode se perder.
Se isso acontecer, será preciso muito mais tempo que o necessário para realizar suas funções. A esse respeito, o controle de reserva do salão de festas, do uso dos espaços de esportes, discussão entre vizinhos e provimento de serviços internos são algumas das atividades que a administradora deve coordenar e resolver.
Para que tudo seja gerenciado com qualidade e de forma otimizada o gestor deve contar com ferramentas específicas para a sua função. Nesse sentido, podemos citar a gestão de condomínio online como uma excelente aliada.
Caso você ainda não saiba a importância dessa ferramenta, preparamos este artigo contendo os principais benefícios de se ter uma gestão online. Acompanhe!
Redução de tempo
É fato que ao utilizar um software de gestão online, a administradora consegue poupar tempo com os processos. Isso acontece, pois o sistema garante que os administradores consigam realizar muito mais tarefas em um tempo bem menor que o normal por meio da plataforma online. Podemos citar como exemplo de uso dessa ferramenta, a convocação de assembleias, planejamento de reuniões, prestação de contas etc.
Essas e muitas outras tarefas podem ser executadas com muito mais eficiência e rapidez. Além do mais, essa gestão no meio virtual pode se estender a outras áreas gerenciadas pela administradora, como acompanhamento de obras e manutenções, vistorias, o que garante a otimização do tempo gasto nessas atividades.
Melhor controle de finanças
Quando não se tem uma ferramenta adequada ou estratégias organizacionais para a gestão financeira do condomínio é possível que os administradores enfrentem grandes problemas com as operações de pagamentos e outros impasses dentro dos processos financeiros. Em contrapartida, ao ser usado um sistema de gestão online, os gestores serão capazes de prestar contas, divulgar documentos e compartilhar informações sobre temas de pagamentos aos moradores.
Isso garante uma maior agilidade e rapidez na publicação de informações e organização das finanças. Ademais, também consegue-se definir previsões orçamentárias dos meses seguintes, bem como facilita o gerenciamento de gastos diários da instituição. Todas os arquivos em formato de planilha ficam armazenados no sistema, o que garante o acesso dos administradores e dos condôminos de maneira simplificada.
Facilita o agendamento e reservas
Outro benefício alcançado com a gestão de condomínio online é a facilitação para o agendamento e reservas dos diversos ambientes internos. Por meio do uso de alguns softwares, é possível solicitar o uso adiantado de áreas comuns, como salão de festas, quadras de esporte, churrasqueiras etc. Por meio da agenda online, todos os condôminos têm acesso as datas e horários disponíveis.
Assim, consegue-se evitar transtornos quanto ao uso dos locais devido à reserva de mais de uma pessoa para a mesma data e horário ou problemas relacionados a marcações erradas. Essa vantagem permite aos gestores dar conta de várias programações e atividades no condomínio sem precisar de monitoramentos frequentes, o que facilita bastante o seu trabalho.
Proteção de dados
Contar com o sistema de gestão online para o condomínio também é uma opção para aumentar a segurança dos dados. Esses meios de acesso contam com criptografia de conteúdos e armazenamento em nuvem. Nesse meio é permitido a organização de informações e documentos pessoais ou do próprio condomínio, bem como a criação e o compartilhamento de pastas.
Isso proporciona uma grande vantagem, uma vez que, se os gestores fossem organizar todos os documentos referentes ao condomínio (contratos de fornecedores, prestadores de serviços, orçamentos, projeções financeiras etc) em meio físico, haveria uma maior complexidade com o armazenamento das informações. Isso porque, além de necessitar de um local bem planejado e organizado para o arquivamento dos dados, correr-se-ia o risco de perder os conteúdos caso houvesse algum incidente.
Desse modo, o benefício da ferramenta online é a possibilidade de guardar todos os documentos na nuvem, facilitando a visualização a qualquer lugar, em qualquer hora do dia, por meio de dispositivos tecnológicos, como computadores, smartphones e tabletes. Assim, não há riscos de perder um documento importante por conta da sua exposição física. Com isso, fica evidente que o controle de gestão online pode elevar completamente a segurança dos arquivos e garantir a eficiência das operações de controle de dados.
Disponibilidade de espaço para salvar informações
A demanda de informações, documentos e arquivos do condomínio e dos moradores necessita de um local seguro e confiável para armazená-los. Utilizando o sistema de gestão online todos esses conteúdos são arquivados na nuvem. Nesse meio, é possível armazenar um grande volume de informações e salvar dados que são gerados nos processos gerenciais do condomínio, sempre tendo a segurança de que eles estão protegidos.
Gestão mais transparente
Ter a colaboração dos condôminos para o cumprimento das atividades normais da gestão é fundamental para facilitar as operações administrativas. Nesse sentido, com toda informação dos processos, da documentação, bem como a disponibilização de planilhas, atas e todos os conteúdos referentes ao condomínio presentes no meio online, todos os moradores têm acesso de forma simples e rápida.
Com essa interação dos condôminos e o gerenciamento das demandas da instituição, há uma melhor compreensão sobre a dinâmica dos processos de gestão, como a destinação das arrecadações mensais, além de estarem por dentro de como o condomínio está sendo administrado. Isso contribui para uma organização mais transparente com os moradores, o que facilita todo o trabalho de manutenção do ambiente.
Portanto, esses foram os principais benefícios de utilizar uma gestão de condomínio online. Caso você ainda não use uma ferramenta de gestão online em seu negócio, é possível encontrar no mercado várias empresas que fornecem sistemas automatizados de gestão, como é o caso da Group Software que disponibiliza vários sistemas que podem facilitar todas as atividades administrativas do condomínio, gerando maior produtividade e eficiência nos processos.
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