Seja para poupar tempo, otimizar processos internos, gerar praticidade no dia a dia e até reduzir custos, a aplicação de ferramentas têm se tornado cada vez mais indispensáveis às empresas.
Devido à alta competitividade do mercado, a necessidade de se destacar e executar tarefas impecáveis (de preferência rapidamente), contar com recursos tecnológicos já não é mais um luxo.
Sua importância é até óbvia: a utilização de ferramentas práticas não é obrigatória, mas se elas forem capazes de proporcionar facilidades, então devem ser consideradas.
Bom, é como dizem: “sempre dá para melhorar”! E em comemoração aos 25 anos da Group Software, uma empresa especializada na criação de softwares e aplicativos de gestão, veja neste artigo 25 ferramentas que irão ajudar seu negócio!
Ferramentas para o seu negócio: conheça as básicas
Como o próprio nome sugere, as ferramentas para o seu negócio são básicas quando ele precisa delas para funcionar e cumprir com suas obrigações.
Diante disso, os “instrumentos básicos” de trabalho costumam ser parecidos entre as empresas, tendo diferença apenas no setor e/ou função em que são aplicados. Veja abaixo a lista com programas e recursos que não podem faltar!
1 – Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite o registro de dados na internet por meio da contratação de um servidor que estará sempre disponível. Assim, sua empresa pode armazenar qualquer arquivo ou documento importante sem comprometer a memória do computador.
Basicamente, essa tecnologia funciona da seguinte forma: uma empresa disponibiliza servidores online 24 horas por dia durante o ano todo e ao acessar a nuvem, o usuário acessa um dos servidores. Ou seja, ele nunca fica sem acesso aos itens salvos.
Os serviços de armazenamento em nuvem mais famosos e completos são o Google Drive e o OneDrive, da Microsoft. É possível usá-los gratuitamente, basta ter uma conta Google ou Microsoft. Os benefícios que eles proporcionam são:
- segurança dos dados;
- bom espaço de armazenamento;
- funcionamento offline;
- compatibilidade com outros sistemas operacionais;
- recuperação de arquivos apagados;
- backup disponível para todos os dispositivos (computadores, celulares e tablets).
2 – Google Planilhas
Você ainda salva sua planilha no computador e depois envia o arquivo para alguém? Então você precisa conhecer o Google Planilhas!
O Google Planilhas (ou Sheets), permite que você crie seus documentos de forma totalmente online, formate arquivos e os compartilhe com outras pessoas!
Também é possível limitar acessos com a definição de quem pode editar ou apenas visualizar as planilhas e ter acesso ao histórico de edições!
3 – Power BI
Em alta no mercado, o Power BI é um conjunto de serviços de software, aplicativos e conectores que trabalham juntos para transformar fontes de dados não relacionadas em informações precisas, interativas, visualmente atrativas e facilmente compreensíveis.
O Power BI é uma ferramenta fundamental para unificar dados e tornar as tomadas de decisão de uma empresa mais assertivas.
4 – Google Calendar
O Google Calendar (ou agenda), é um serviço online de agenda e calendário oferecido pelo Google.
Nele, você pode adicionar lembretes, criar eventos, reuniões e também compartilhar tudo isso com outras pessoas.
5 – Redes sociais
Redes sociais são um coringa para o seu negócio! Por meio delas, é possível impulsionar um produto ou serviço, publicar conteúdos que sejam de interesse do público, fortalecer a imagem da sua marca, interagir com seus clientes e seguidores, monitorar concorrentes e criar estratégias de vendas!
A “melhor rede social” para investir depende de uma série de fatores, como onde seu público-alvo está, o que ele consome, procura e por aí vai.
Porém, Facebook e Instagram são redes sociais que possuem grande alcance e são ótimas tanto para fazer anúncios (ADs), quanto para postar conteúdos visualmente atrativos.
No Instagram, além dos ADs, publicações frequentes de conteúdo são uma ótima pedida. Já no Facebook, por ser a rede social mais utilizada no mundo, o foco em performance (anúncios que geram vendas) costumam desempenhar melhor que os posts educativos.
6 – Canva
O Canva é uma plataforma de design gráfico que permite aos usuários criar gráficos de mídia social, apresentações, infográficos, pôsteres e outros conteúdos visuais.
Ela está disponível online e por ser bastante intuitiva e integrar milhões de imagens, fontes, layouts e ilustrações, é um bom recurso para quem não gosta ou não sabe utilizar Illustrator e PhotoShop.
7 – Google Meet
Antigo “Google Hangouts”, o Google Meet é um serviço online de comunicação por vídeo.
Com ele, você pode conversar com qualquer pessoa. Basta enviar um convite e ter conexão estável com a internet.
8 – Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma de comunicação e colaboração com bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos relacionados ao trabalho.
Com essa ferramenta, as pessoas da equipe podem colaborar entre si de forma rápida, prática e segura.
9 – Slack
O Slack é como se fosse o “WhatsApp do trabalho”. A plataforma permite que o time se comunique de forma rápida por texto, gravação de áudios e videochamadas.
Além disso, as conversas podem ser organizadas de forma privada ou em grupos.
10 – WeTransfer
O WeTransfer é um serviço de transferência de arquivos de computador online.
A plataforma é bastante intuitiva e indicada para o compartilhamento de arquivos grandes. Nela, você pode compartilhar até 2GB por e-mail ou link de modo totalmente gratuito.
Ferramentas para o seu negócio: gestão de tempo
Como mencionado brevemente no começo deste conteúdo, as ferramentas para o seu negócio não são uma obrigatoriedade, mas vão além do básico.
Por isso, levando em consideração a importância e complexidade da gestão de tempo, existem também recursos que ajudam nessa missão! Confira quais são:
11 – Toggl Track
Neste programa, o usuário consegue registrar o tempo gasto em cada tarefa do seu dia.
Então, é possível fazer um planejamento de trabalho diário, semanal ou mensal, além de ter mais assertividade ao cobrar por cada hora de trabalho, por exemplo.
12 – RescueTime
O RescueTime é um cronômetro que mostra quanto tempo você gasta em cada atividade, ajudando-o a organizar melhor sua rotina.
13 – Tomato Timer
O Tomato Time também é um cronômetro de produtividade, mas é estruturado a partir da chamada “Técnica Pomodoro”, criada nos anos 1980.
A metodologia consiste na utilização de um timer para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos com pequenos intervalos.
Ferramentas para o seu negócio: automação de processos
A automação de processos é, basicamente, converter alguma atividade realizada de forma manual para automática visando a otimização e diminuição de erros (especialmente humanos).
Para isso, existem ferramentas usadas para encurtar etapas de trabalho à medida em que elas são realizadas com maior assertividade. Vale dizer também que a automação não substitui a mão de obra humana, mas sim a potencializa.
Mas e quando o assunto é automação e ferramentas para o seu negócio? Quais podem ser adotadas? Veja a lista abaixo!
14 – Aplicativo para condomínios
O aplicativo para condomínios tem como principal funcionalidade a otimização da gestão interna à medida em que oferece facilidades aos moradores.
No que envolve a parte da administração, o APP para condomínio trabalha de modo totalmente automatizado com as seguintes funções:
- Inteligência artificial para atendimento 24h por dia, 7 dias por semana;
- Comunicados que podem ser segmentados por perfil, unidades e blocos;
- Relatórios financeiros, atas, convenções, demonstrativos e outros documentos;
- Boletos de cobrança com validação do código de barra;
- Envio de cobrança automaticamente para alertar sobre boletos a vencer ou vencidos;
- Notificações automáticas enviadas via Whatsapp, Ligação Inteligente, SMS, push e e-mail.
15 – Gestão de folha de pagamentos
Folha de pagamento costuma ser um assunto muito delicado dentro das empresas, principalmente porque qualquer erro aqui pode ser bastante comprometedor.
Portanto, existem softwares de gestão de folha que facilitam a vida de qualquer setor financeiro por meio da automação!
Com essa tecnologia, seu negócio tem os seguintes benefícios:
- Cadastros completos de funcionários e histórico de todas as alterações;
- Importação de lançamentos através de planilha em um único clique;
- Gestão completa de férias com relatório de programação, controle de períodos aquisitivos e alertas de vencimento;
- Controle de benefícios como vale transporte, refeição, cesta básica e assistência médica e odontológica;
- Controle de empréstimos para desconto em folha mensal e rescisão;
- Modelos de relatórios disponíveis e gerador de relatórios personalizados;
- Importação de lançamentos do ponto eletrônico;
- Simulação de todos os cálculos para conferência e correção;
- Cálculo de participação nos lucros e resultados com os seus respectivos encargos
- Provisão de pagamentos de 13º salário, férias, participação nos lucros, entre outros movimentos de forma resumida ou detalhada;
- Envio do eSocial de forma simplificada, com validação de cadastro e processamento ágil.
16 – Folha de ponto online
A folha de ponto online serve para tornar as marcações de pontos da sua empresa mais práticas e precisas, trazendo facilidades ao Departamento de Recursos Humanos e aos colaboradores.
Ele funciona modo automatizado por conta do seu banco de dados e suas principais aplicações são:
- 100% online;
- Geolocalização do ponto;
- 100% seguro;
- Validações biométricas;
- Relatórios rápidos de banco de horas;
- Ajustes práticos;
- Planejamento de férias;
- Criação de escalas;
- Permissões de acesso.
17 – Aplicativo para inspeção predial
O Aplicativo para inspeção predial serve para realizar vistorias com agilidade, economia e segurança!
Com ele, você transforma processos longos e burocráticos em poucas horas de trabalho, pois o sistema é totalmente personalizável para diferentes segmentos. Logo, é possível:
- Ter acesso às informações 24 horas por dia, 7 dias da semana, de onde estiver e de qualquer dispositivo;
- Ter acesso a todas as vistorias em apenas um espaço, sem precisar realizar anotações em papéis ou planilhas;
- Realizar vistorias rápidas sem precisar digitalizar ou deslocar para a entrega dos relatórios;
- Personalizar o sistema de acordo com sua necessidade.
18 – Assembleia virtual
Esta ferramenta oferece assembleia virtual e automatiza todo o seu processo, desde o envio de notificações até a ATA após as reuniões.
Sendo assim, você consegue organizar assembleias sem sair de casa por meio de videoconferências, aumentar o quórum das reuniões e confirmar presenças com a identificação de adimplentes.
19 – Gestão e digitalização de documentos
De um tempo para cá, tudo vem se tornando digital, e com a parte de documentos da empresa não é diferente!
Por isso, a ferramenta de gestão e digitalização de documentos existe! Com ela, você não precisa imprimir nenhum papel, tem maior segurança de armazenamento e pode acessar os arquivos a hora que quiser e de onde estiver. Além disso, seu negócio tem vantagens como:
- Rapidez na conferência de documentos e prestação de contas;
- Redução de custos com aquisição de armários, caixas e espaço físico para organização de documentos;
- Redução do risco de extravio no transporte e arquivamento das pastas;
- Redução de custos com cópias de documentos;
- Diminuição de impressões e otimização de tempo e recursos financeiros.
Ferramentas para o seu negócio: organização de tarefas
Organizar, delegar e fazer uma boa gestão de tarefas é muito importante para um negócio! Afinal, é a partir delas que as coisas acontecem e os objetivos são alcançados.
E como não poderia deixar de ser, também existem ferramentas para otimizar e tornar esse processo mais viável e adequado!
20 – Trello
O Trello é uma plataforma Freemium (gratuita, mas seu upgrade é pago) de gerenciamento de projetos bastante intuitiva e simples.
Ela é usada para que o responsável pelo departamento consiga ter uma visão geral sobre o andamento das tarefas, bem como garantir que tudo esteja ocorrendo bem.
21 – Evernote
O Evernote é um software que permite a centralização de anotações sobre um projeto, tarefa ou qualquer outro assunto. Ele é muito usado para a organização de profissionais que estão trabalhando em uma campanha juntos.
Ferramentas para o seu negócio: gestão financeira
A gestão financeira é vital para qualquer negócio e por essa razão ferramentas que otimizem esse processo devem ser adotadas sempre que possível.
A administração e alocação dos recursos devem ser sempre a prioridade de uma empresa, pois são elas quem garantem que todo o restante consiga operar perfeitamente.
Considerando esse cenário, algumas ferramentas extremamente úteis são:
22 – Condomínio 21
O Condomínio 21 é um sistema completo e seguro de gestão financeira desenvolvido para garantir que todos os processos internos sejam efetivos.
Com ele, você tem controle financeiro prático e consegue gerenciar com tranquilidade todas as contas a pagar e receber, facilitando a previsão orçamentária do período.
Além disso, a ferramenta oferece também suporte jurídico, já que por meio dela é possível gerar guias e arquivos para a entrega adequada das exigências legais – GPS, DARF, DIRF e EFD-Reinf.
23 – Group Contábil
O Group Contábil é um excelente software para tornar mais simples os processos contábeis na gestão da sua empresa!
Por meio dele, você elimina qualquer eventual retrabalho e cumpre suas obrigações fiscais e administrativas sem esforço! Seus principais recursos são:
- Geração de SPED, ECD e ECF;
- Lançamentos contábeis (manual, em lote ou automático);
- Depreciação contábil automática
- Aprovação de lançamentos manuais.
24 – Gestão de conta Pool
De forma simples, a conta Pool é um “tipo de conta” que concentra receitas de diferentes condomínios geridos por uma administradora.
E com a gestão da Conta Pool, é possível ter a simplificação de processos bancários porque as transações passam a ser responsabilidade da própria administradora.
Outra vantagem é que essa estratégia pode ser usada para reduzir as contas do condomínio e garantir maior agilidade nas operações.
Confira: Gestão financeira de condomínios através de conta pool
25 – Conta digital
O Conta Digital Group simplifica a sua gestão interna e ainda garante total segurança nas transações financeiras, centralizando todas as informações dentro do sistema.
O Software leva o gerenciamento do seu condomínio para o próximo nível com os seguintes recursos:
- Automação bancária;
- Inteligência artificial para atendimento;
- Envio de cobranças por e-mail;
- Pasta de prestação de contas completa;
- Dashboard dinâmico.
Em comemoração aos 25 anos de Group Software, neste conteúdo você conferiu 25 ferramentas para o seu negócio despontar focando no que interessa: recursos essenciais, gestão de tempo, automação de processos, gestão de tarefas e financeira!
E já que o assunto é potencializar os resultados do seu negócio, acesse o site da Group Software e conheça softwares com soluções personalizadas para você!
