ERP para shopping é uma ferramenta que visa simplificar a gestão do empreendimento. Entenda mais sobre suas vantagens.
Para uma gestão de shopping eficiente, é importante contar com o auxílio de importantes ferramentas tecnológicas, como um ERP para shopping.
Fato é, nos bastidores de um shopping center, existe uma intrincada teia financeira que exige precisão e rigor. Os empreendedores desse setor conhecem a importância de se calcular encargos, aluguéis, condomínio de forma impecável.
Afinal, em um ambiente tão competitivo, onde cada centavo conta, ninguém quer desperdiçar recursos.
Nesse sentido, o ERP para shopping centers é um poderoso aliando.
Para entender o que é um ERP e como ele simplifica a gestão do shopping, preparamos esse artigo.
Boa leitura.
O que é um ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre) e trata-se de um sistema integrado que centraliza dados e processos em uma única plataforma. De forma geral, os ERPs tem como objetivo consolidar as operações - financeiras, compras, orçamentos, cadastros, produção, entre outras - de uma organização em um só lugar.
Para shopping centers, essa integração é fundamental, pois permite a sincronização de informações financeiras, operacionais e estratégicas.
As vantagens de um ERP para shopping
As vantagens de implementar um ERP são muitas, como por exemplo, a centralização de dados elimina redundâncias e controles paralelos, reduz erros e agiliza processos, proporcionando uma visão holística do negócio.
A seguir, vamos listar algumas vantagens de ter um ERP para shopping:
Gestão financeira integrada
A administração de um shopping envolve várias fontes de receitas, como aluguéis, estacionamento, espaço para publicidade, entre outros. E também envolve múltiplas despesas operacionais, por exemplo, manutenção, folha de pagamento, marketing, etc.
Com um ERP, todas essas informações são centralizadas em um único sistema. Com isso, há maior controle sobre contas a pagar e a receber e uma gestão eficiente do fluxo de caixa. Ademais, essa centralização possibilita decisões estratégicas com os relatórios financeiros detalhados gerados pelo sistema.
A automatização dos processos é uma outra vantagem ao que diz respeito à gestão financeira. Isso porque, há redução de erros contábeis e financeiros. Dessa forma, a precisão dos registros contábeis facilita o cumprimento das obrigações fiscais, além de otimizar o planejamento financeiro do empreendimento.
Otimização da gestão de contratos e aluguéis
Os contratos de locação em um shopping variam de acordo com o tipo de loja, período de permanência, reajustes periódicos e faturamento variável, isto é, cobrança de aluguel baseado no percentual sobre as vendas.
Nesse sentido, um ERP para shopping ajuda a administrar esses contratos de forma automatizada, garantindo que os reajustes e vencimentos sejam acompanhados de maneira correta, evitando atrasos ou falhas na cobrança.
Outrossim, esse sistema permite que a inadimplência seja identificada rapidamente e que as ações corretivas sejam eficazes. Outro ponto importante é que o histórico de cada lojista pode ser facilmente acessado, facilitando as negociações e renovações contratuais.
Melhoria no relacionamento com lojistas
Um bom ERP para shopping pode contribuir com o aumento da satisfação de lojistas. Isso porque, oferece ferramentas que facilitam o gerenciamento da comunicação e dos serviços prestados. Nesse sentido, um ERP pode ter para os lojistas:
- Portal de autoatendimento com acesso a boletos, contratos, relatório de vendas e desempenho;
- Relatórios analíticos sobre o fluxo de clientes e desempenho de vendas;
- Automatização de solicitações de manutenção ou serviços administrativos.
Eficiência na gestão de manutenção e serviços
A operação de um shopping exige constante manutenção e gestão de serviços, como, por exemplo, segurança, limpeza e iluminação. Assim, um ERP pode automatizar as ordens de serviço para manutenção preventiva e corretiva, controlas prazos e custos de contratos com prestadores de serviços terceirizados, além de garantir o acompanhamento de chamados e solicitações dos lojistas.
A implantação de um ERP para shopping
A implementação de um sistema ERP em um shopping center é um passos estratégico para aprimorar a gestão e a eficiência operacional do empreendimento.
Processo de implantação e treinamentos
Para garantir uma implementação bem-sucedida do ERP em um shopping center, algumas etapas são fundamenteis. Em primeiro lugar, a identificação dos processos a serem automatizados, como a gestão de contratos de locação, controle financeiro e manutenção. Feita essa identificação, é importante mapear os dados existentes a fim de garantir que as informações sejam transferidas de forma precisa para o novo sistema.
Em seguida, verifica-se a infraestrutura de TI do shopping e estabelece os prazos para cada fase de implementação do ERP, incluindo treinamentos e teste. Essa parte é importante, pois alinha as expectativas entre todas as partes envolvidas.
Atividades essenciais no planejamento da implantação
Algumas atividades são de extrema importância na implantação de um ERP para shopping.
- Reunião de abertura: alinhar objetivos, responsabilidades e cronograma entre a equipe do shopping e a fornecedora do ERP.
- Instalação e configuração do sistema: personalizar o ERP para atender às necessidades específicas do shopping, configurando módulos como gestão de contratos, financeiro e manutenção.
- Treinamentos específicos: capacitar as equipes em relação às funcionalidades do sistema, focando nas particularidades das operações de um shopping center.
- Feedback contínuo: após cada etapa, coletar e analisar feedbacks para ajustar processos e resolver possíveis dificuldades.
- Conclusão e avaliação: ao final da implementação, avaliar se os objetivos foram alcançados e identificar oportunidades de melhoria contínua.
ERP para shopping e a integração entre as equipes
A gestão eficiente de um shopping center exige que diferentes equipes – como operações, financeiro, marketing, segurança e manutenção – trabalhem de forma sincronizada. Por isso, implementação de um ERP resolve esse problema ao integrar todos os setores em uma única plataforma, uma gestão mais ágil.
Melhoria na comunicação
Um dos maiores desafios na administração de qualquer empreendimento é garantir que todas as equipes estejam conectadas e alinhadas. Portanto, uma boa comunicação é primordial e um ERP proporciona uma plataforma centralizada para a comunicação e melhorando o fluxo de informações.
Centralização de dados
Ter todos os dados em único ambiente digital garante que todas as equipes do shopping trabalhem com os mesmos dados. Isso significa que setores como financeiro, comercial e operações acessam informações padronizadas sobre aluguéis, vendas, fluxo de caixa, manutenções e até mesmo relatórios de desempenho dos lojistas.
Além disso, a integração de um ERP reduz a burocracia no compartilhamento de documentos e registros, aumentando o ganho de produtividade, além de evitar a fragmentação de informações.
Diminuição do retrabalho
A integração entre as equipes que um ERP para shopping proporciona é a diminuição do retrabalho. Isso porque, o sistema garante que a equipe trabalhe com dados atualizados e processos padronizados. Sem essa integração, é comum que diferentes setores realizem tarefas redundantes ou tomem decisões baseadas em informações desatualizadas, gerando retrabalho e atrasos.
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Como escolher o ERP para shopping ideal
A escolha de um ERP adequado é um passo fundamental para garantir a eficiência na administração de um shopping center. Para tomar a melhor decisão, é essencial considerar os seguintes aspectos:
1 - Escolha um ERP para shopping especialista no setor
Em primeiro lugar, escolha um fornecedor especializado na gestão de shopping centers. Um ERP genérico pode não atender às necessidades específicas desse tipo de empreendimento, como gestão de contratos de locação, administração condominial e controle de fluxo de visitantes. Preferencialmente, escolha um fornecedor que atue nesse segmento, garantindo que a solução seja desenvolvida com base nos desafios do setor.
O Group Shopping, da Group, por exemplo, é um software líder de mercado, com mais de 200 shoppings utilizando a solução.
2 - Avalie a experiência dos clientes
Antes de contratar um ERP, pesquise quais shoppings já utilizam a solução e como eles avaliam a experiência. Busque depoimentos, estudos de caso e até mesmo converse com gestores de outros shoppings para entender os pontos positivos e desafios da implementação. Isso porque, a satisfação dos usuários atuais é um ótimo indicativo da qualidade do sistema.
3 - Identifique os módulos essenciais
Cada shopping possui demandas específicas, então é fundamental listar quais módulos realmente serão úteis para o seu negócio. Isso evita custos desnecessários com funcionalidades que não serão utilizadas no curto prazo. Avalie necessidades como controle financeiro, gestão de contratos, manutenção, relacionamento com lojistas e segurança.
4 - Verifique a modularidade e integração do ERP para shopping
Um ERP modular permite que você implemente apenas os recursos que precisa no momento, com a possibilidade de expandir conforme o shopping cresce. Além disso, é crucial avaliar o nível de integração entre os módulos.
O Group Shopping, por exemplo, possui mais de 10 integrações, como módulo contábil, gestão eletrônica de documentos, barramento de APIs, entre outros.
5 - Escolha uma solução com integração externa
Além da integração entre os próprios módulos, é importante que o ERP permita conexão com outros sistemas utilizados pelo shopping, como plataformas de CRM, controle de acesso, sistemas fiscais e aplicativos de relacionamento com lojistas. Isso evita retrabalho e melhora o fluxo de informações
