Contar com uma equipe de suporte eficiente é crucial para uma boa administração condominial, e esse é um processo que pode ser automatizado. No entanto, devem ser muito bem avaliadas as características que determinam se o serviço prestado é de qualidade. De maneira alguma se deve contratar apenas por contratar.
Neste artigo apresentamos a importância de ter uma boa equipe de suporte. Você vai entender as razões para automatizar essa área. Lendo até o final, saberá distinguir o que define um bom suporte de algum outro que apenas oferece o serviço, mas sem alcançar o sucesso do cliente. Ficou interessado em conhecer? Então prossiga com a leitura!
Qual é a importância da equipe de suporte da administradora de condomínio?
No dia a dia da administração de um condomínio é necessária a execução de diversas tarefas. Nesse sentido, contar com um bom serviço de suporte é essencial, já que é normal surgirem demandas que necessitam da presença do fornecedor para prover alguma ajuda.
Imagine a contratação de um software para administradoras de condomínio, por exemplo. É comum esse tipo de sistema possuir vários módulos: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, contratação e demissão de funcionários, e assim por diante. Na operação de todo esse sistema (e desde a implantação, inclusive) é importante dispor de um suporte especializado.
Caso isso não aconteça, a operação corre um sério risco de sofrer fortes abalos. Em uma solicitação que não seja devidamente atendida, pode ocorrer a paralisação dos serviços prestados. Esse tipo de situação gera transtornos e perdas de produtividade. É penoso (e pode ser inviável) paralisar uma equipe de trabalho para encontrar a solução de um problema que um suporte eficiente poderia resolver de modo fácil.
Por que automatizar a área de suporte?
Qualquer tipo de tarefa automatizada gera economia de tempo, e com um suporte não é diferente. Ao escolher pela automação nessa área, ocorre a liberação de pessoal para se dedicar a outras tarefas. No final das contas, se obtém eficiência e agilidade, pois os profissionais passam a se dedicar apenas à tarefa de suportar problemas surgidos na rotina de trabalho.
Além disso, automatizar esse processo significa profissionalizar ainda mais a estrutura de administração. Todo processo automático tem menor (ou nenhuma) chance de erros, o que o torna bem mais confiável. Colaboradores que utilizam esse nível de suporte tendem a produzir mais em seus respectivos postos de trabalho, dada a confiança ensejada.
Quais são as características de um bom serviço de suporte?
Não basta apenas tornar o processo automático, é fundamental garantir que a qualidade esteja embutida. Para isso, vale destacar alguns pontos nos quais devem ser feitas verificações para constatar se o serviço oferecido é de confiança. Conferidos todos esses pontos, é possível ter a certeza de contar com um suporte sólido e verdadeiramente ágil.
Velocidade no atendimento
Esse item é importantíssimo, pois, do contrário, o que era para ser um processo ágil pode resultar em dor de cabeça e perda de tempo. Para isso não acontecer, certifique-se de possuir um suporte que não demore no atendimento. Vale conferir qual é o tempo médio de espera (TME), ou seja, o tempo que demora entre solicitar o atendimento e de fato ser atendido.
Um suporte ágil é primordial. Ao abrir um chamado, o ideal é que haja presteza no atendimento a fim de solucionar a dúvida do solicitante o mais rápido possível. Disponha de um atendimento ágil e você poderá dizer que tem à disposição um suporte de qualidade. Jamais esqueça disso!
Existência de central de chamados
Uma central de chamados é conveniente quando a dúvida a ser resolvida não tem caráter de urgência. A equipe que demanda atendimento pode registrar uma solicitação em um eventual sistema e ficar liberada para trabalhar em outras tarefas. Desse modo, a produtividade aumenta, pois a equipe utiliza melhor o tempo disponível.
Tão logo alguém tome ciência do chamado em aberto, a necessidade deve ser prontamente atendida. Um sistema eficiente possui meios de contatar o solicitante para que ele saiba que sua solicitação já foi resolvida. Mensagens instantâneas enviadas por um aplicativo para condomínio ou notificações por e-mail costumam fazer parte de um bom suporte automatizado.
Atendimento focado e com expertise
De nada adianta um atendimento rápido ou uma excelente central de chamadas se o atendente não tiver pleno domínio da temática em questão. Ter uma equipe de suporte que entenda plenamente do assunto é determinante para o sucesso da empreitada.
A equipe de suporte automático deve ter expertise na resolução dos problemas. Todas as solicitações devem ser atendidas com o máximo de conhecimento disponível. Assim, há um ganho de agilidade, tempo de trabalho e produtividade. A perda de tempo seria enorme se, ao receber uma chamada, a equipe de suporte passasse horas pesquisando sobre o assunto.
Demonstração de empatia
A equipe de suporte precisa estar alinhada com o conceito de sucesso do cliente. Ao atender um chamado, essa equipe precisa estar comprometida com as dores do cliente. Além disso, deve se empenhar em resolver os problemas como se fossem seus, porque de fato são, já que um serviço de suporte que deixa a desejar tende a ser trocado.
Os clientes de um serviço de suporte automatizado conseguem perceber essa tratativa. A empatia (ou falta dela) é plenamente perceptível para o solicitante. Faz toda a diferença contar com um suporte automatizado que se importe com o problema que está sendo colocado sobre a mesa. A dedicação em resolver é o que confere destaque entre os vários serviços disponíveis no mercado.
Dispor de uma equipe de suporte eficiente é essencial para o bom andamento dos trabalhos. Não basta apenas automatizar o processo, é necessário atestar a qualidade do serviço prestado. A Group Software conta com mais de 5 milhões de unidades imobiliárias administradas e contém as melhores soluções em sistemas de gestão condominial, que incluem funcionalidades como automação de suporte.
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