Os meses de janeiro, fevereiro e março marcam a época de impostos no condomínio. É que nesse período concentram-se os prazos para pagamento de impostos sazonais (como DARF, DIRF e GPS) nas administradoras.
Durante este período, algumas empresas chegam a ter que contratar reforços tamanha a complexidade do trabalho de reunir e contabilizar informações.
Para que o período de impostos não seja um transtorno para a sua administradora, separamos algumas dicas valiosas para otimizar o processo.
Principais obrigações fiscais dos condomínios
Os condomínios, embora não sejam considerados empresas, têm uma série de obrigações fiscais que precisam ser gerenciadas de forma eficiente para evitar penalidades e problemas com a Receita Federal. Destacamos, a seguir, algumas das principais.
- DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais): utilizado para o pagamento de tributos como PIS e contribuições referentes à folha de pagamento dos funcionários.
- GPS (Guia da Previdência Social): guia destinada às contribuições previdenciárias de funcionários e prestadores de serviço autônomos.
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): declaração anual obrigatória que informa à Receita Federal os valores retidos de Imposto de Renda na fonte ao longo do ano.
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): obrigação acessória que complementa o eSocial, abrangendo retenções de impostos não relacionadas ao trabalho, como serviços terceirizados.
Para entender melhor como cada uma dessas obrigações funciona e garantir que o condomínio esteja sempre em dia com elas, confira o artigo Obrigações fiscais em condomínios: DARF, GPS, DIRF, EFD-Reinf.
Dicas para se preparar
A época de impostos no condomínio exige organização e planejamento para evitar contratempos e garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas.
Dessa forma, existem algumas estratégias práticas que ajudam a facilitar a gestão e manter a saúde financeira do condomínio em dia. Veja a seguir.
Aprimore a gestão da informação
Alguns minutinhos tirados de cada dia podem evitar um grande transtorno no início do ano. Estamos falando de manter os registros sempre atualizados, verificar se as informações estão completas e organizar documentos.
Com informações corretas e acessíveis, calcular e declarar impostos se torna um trabalho significantemente menos cansativo. Por isso, é importante também contar com uma plataforma centralizada e eficiente para a gestão do imenso volume de informações processadas ao longo de um ano inteiro.
Mantenha uma reserva de recursos
Uma reserva financeira específica para o pagamento de tributos pode fazer toda a diferença no caso de imprevistos.
Ao longo do ano, destine uma parte das taxas condominiais para compor esse fundo, garantindo que, na época dos impostos, o condomínio tenha recursos suficientes para cumprir suas obrigações sem comprometer outras despesas.
Conte com a tecnologia para fazer o trabalho pesado
Softwares de gestão financeira, como o Group Condomínios, são capazes de integrar toda a operação da empresa em um único lugar. Além disso, alguns têm funções especialmente elaboradas para a gestão de impostos.
Automaticamente, a plataforma é capaz de agrupar as informações necessárias para envio para a Receita Federal. Isso elimina a pesada tarefa de fazer uma análise retroativa das transações e transcrever as informações. Isso vale para todas as guias: informe de rendimentos, pagamentos etc.
Da mesma forma, os softwares podem calcular impostos automaticamente ao longo do ano e deixar tudo pronto para a época de impostos no condomínio. Se o condomínio precisa, por exemplo, contratar um pintor, o sistema é capaz de identificar os impostos relativos a esse serviço e destacá-los no balancete de forma automatizada.
