Última atualização: 18 de janeiro de 2024
Em qualquer segmento, seja comércio, indústria ou prestação de serviço, a busca pela eficiência operacional é muito mais que um ponto positivo para o trabalho, é a essência básica para sobrevivência no mercado. Assim, para o segmento de administração de condomÃnios, essa afirmativa não foge nem um pouco.
Agilidade no trabalho, mais produtividade e menos atividades operacionais, otimização da comunicação, melhora na relação entre empresa e condomÃnio são alguns dos principais objetivos dos administradores condominiais.
Mas o que é necessário fazer para alcançar esse resultado? Como as administradoras de condomÃnio podem evoluir? Alguns mecanismos servem de apoio, hoje, para esses gestores.
Se você quer saber quais são as melhores práticas de gestão e como melhorar a eficiência operacional da administração do condomÃnio, confira a leitura do artigo, vamos explicar o que mais precisa saber!
Quais as caracterÃsticas de uma administradora de condomÃnios eficiente?
Quando pensamos em eficiência operacional, muitas pessoas entendem o termo como ganho de agilidade e, consequentemente, melhoria de performance. Mas, para nós, uma administradora de condomÃnios eficiente apresenta muitas outras caracterÃsticas além da agilidade de processos.
Minimização de erros
A eficiência na gestão de condomÃnios está diretamente ligada à minimização de erros. Na prática, isso significa rever os processos internos, identificar gargalos e oportunidades de melhoria e aplicá-los no negócio, para oferecer para o cliente a melhor experiência possÃvel. Esse processo deve ser feito constantemente, como uma maneira de evitar burocracias desnecessárias.
Atendimento rápido
Também relacionado à experiência do cliente, o atendimento é um dos pontos que mais deixa a desejar nas empresas. Para que isso não aconteça, é necessário criar uma regra de tempo máximo de resposta e, se possÃvel, automatizar o suporte da empresa. Dessa forma, a administradora tem ganhos em eficiência e os colaboradores podem atuar de forma mais estratégica.
Resolução de problemas
Esse é outro conceito básico da eficiência operacional. Uma administradora de condomÃnios eficiente tem, como principal caracterÃstica, a resolução de problemas. Afinal de contas, não adianta ter um atendimento excelente, se o problema do cliente não for resolvido. Para isso, avalie quais as principais dores do seu cliente e crie procedimentos para resolvê-los de forma simples e automatizada.
Como melhorar a eficiência operacional?
Independentemente do seu tempo de atuação, qualquer empresa pode buscar melhores maneiras de aumentar a eficiência dos seus processos. Conheça alguns dos principais pontos para isso logo abaixo.
Avaliação de desempenho
Sem sombra de dúvidas, o primeiro passo é medir a qualidade operacional dos processos. Com isso, identificar quais são os gargalos existentes que vêm impactando na possÃvel insatisfação dos condôminos.
Na mesma proporção, é necessário detectar aquilo que não é uma insatisfação ou empecilho para os clientes, mas que não está agregando no desempenho dos serviços. Além disso, também identificar possÃveis custos desnecessários que inflacionam o serviço.
Definição de metas
Diminuir o tempo de entrega, melhorar a comunicação da empresa e da prestação de contas, implantar a cultura da transparência, evitar cobranças indevidas são alguns objetivos que envolvem a melhoria da eficiência operacional.
Após a identificação dos gargalos, é preciso estipular metas que levam à melhoria contÃnua. E a melhor maneira de garantir que os objetivos sejam alcançados é implantar indicadores e avaliá-los, entendendo quão eficiente estão sendo os planos de ação para otimização operacional.
Suporte da tecnologia
O principal intuito de investir em soluções tecnológicas é otimizar processos de uma organização. É possÃvel contar com softwares para administradoras de condomÃnios, que por sua vez, oferecem inteligência artificial, business intelligence, tecnologia em nuvem, entre outros.
O processo de implantação do software está altamente ligado à identificação dos gargalos. Dessa maneira, as tecnologias devem visar eliminar os ruÃdos nos processos e garantir o alcance da eficiência operacional.
A eficiência operacional atualmente é fundamental para garantir que os processos que envolvem a administração do condomÃnio sejam feitos. Para isso, é fundamental trabalhar com sistemas especializados no segmento condominial.
Quer saber mais sobre eficiência operacional e como melhorar os processos da sua administradora? Confira como melhorar a produtividade na gestão de condomÃnios.