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Em implantação desde 2018, a EFD-Reinf para condomínios é uma obrigação fiscal importantíssima, especialmente no que se refere a serviços terceirizados, como limpeza, serviço de portaria, construção civil etc. Em maio de 2021, a Receita Federal tornou essa uma exigência e a gestão precisa se adaptar.
Dessa forma, é necessário prestar atenção em toda a documentação, a fim de evitar multas e penalidades, garantindo a boa administração do condomínio. Para saber mais sobre essa obrigação fiscal, quem precisa e como declarar, continue a leitura deste post. Boa leitura!
O que é EFD-Reinf para condomínios?
EFD-Reinf significa Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Trata-se de uma nova obrigação do e-Social, que faz parte do bloco do Sped Fiscal. O seu principal objetivo é possibilitar ao INSS o acesso às informações de notas fiscais nos condomínios e em outros grupos.
Com esse novo módulo do Sped Fiscal, é possível integrar uma série de documentações que eram antes divididas entre outras obrigações fiscais complementares, como o GFIP e o DIRF. Assim, é possível facilitar o cumprimento das obrigações com a Receita Federal por parte dos condomínios.
No entanto, é muito importante salientar que para cumprir essa obrigação fiscal, é fundamental ter certificação digital do tipo A1 ou A3. Portanto, caso você não tenha ainda, analise qual é a melhor opção para os processos realizados no condomínio.
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EFD-Reinf e eSocial
A princípio, a EFD-Reinf foi pensada como um recurso complementar ao e-Social para substituir outros procedimentos essenciais, como: DIRF, GFIP, CPRB e Manad. No entanto, essa transição ainda não aconteceu e devem surgir novas ferramentas.
Dessa forma, é fundamental acompanhar o cronograma do e-Social, pois a EFD-Reinf atua de maneira alinhada a esse sistema. Assim, informações vinculadas às relações do trabalho ficam no e-Social, enquanto os dados tributários ficam na EFD-Reinf.
Quem precisa fazer essa declaração?
Até o ano de 2018, a obrigatoriedade da EFD-Reinf era dividida entre diversas leis, como as de Nº 8212/91, a Nº 8870/94, Nº 10251/01 e a Instrução Normativa Nº 1701/17. Elas separavam em casos de pessoas jurídicas que exerciam atividades diferentes, como associações desportivas com equipes profissionais de futebol, ou em algumas situações específicas, como as que optavam pelo recolhimento da CPRB.
Com a Instrução Normativa RFB Nº 1842/18, a obrigatoriedade passou a ser dividida entre quatro grupos:
- grupo 1 — pessoa jurídica com arrecadação superior a R$78 milhões;
- grupo 2 — pessoa jurídica com arrecadação superior a R$78 milhões que optaram por Lucro Real e Presumido;
- grupo 3 — companhias que optaram pelo Simples Nacional, que empregam pessoas físicas (exceto doméstico), produtores rurais, optantes pelo MEI com empregados, organizações sem fins lucrativos e condomínios;
- grupo 4 — órgãos públicos e organizações internacionais.
Se antes os condomínios se enquadravam na necessidade da EFD-Reinf na lei Nº 8212/91, pois contratavam serviços terceirizados, como os de obras e limpeza, agora eles estão bem discriminados na Instrução Normativa citada acima.
Quais são os prazos de entrega?
A obrigatoriedade da EFD-Reinf para condomínios foi instaurada pela Receita Federal em 10 de maio de 2021. Conforme o órgão, o prazo de entrega vence no dia 15 de cada mês. Por outro lado, o recolhimento acontece todo dia 20. É importante saber também as consequências do seu não cumprimento.
Multas e penalidades
É imprescindível destacar que existem penalidades para as empresas que atrasarem ou não enviarem a EFD-Reinf. Nesse sentido, o não cumprimento da entrega na data prevista acarreta multas automáticas que vão de R$ 200,00 a R$ 500,00 por evento.
As penalidades também se aplicam em casos de envio incorreto ou de omissão de informações. As regras são determinadas pela já mencionada Instrução Normativa RFB nº 1842.
O que é necessário declarar?
Os eventos de maior destaque que precisam ser declarados na EFD-Reinf para condomínios são:
- serviços referentes a conservação, como limpeza, enceramento e lavagem, além de outros serviços de manutenção, como jardinagem, manutenção de piscinas, limpeza de decks etc.;
- serviços de vigilância e segurança;
- construções com o objetivo de envolver tanto a adição quanto a manutenção de espaços condominiais, por exemplo, a construção de um jardim de inverno ou a adição de grades de proteção;
- serviços de natureza rural, como capina de alguma área, irrigação ou dedetização de pragas.
Transmissão das informações
O conteúdo da declaração é dividido em eventos, sendo cada um com a sua especificação. Entre eles, é possível destacar:
- R-1000: esse evento, que deve ser enviado uma única vez, discrimina os dados do contribuinte;
- R-1070: aqui, terá todos os processos administrativos e judiciais referentes ao período da declaração;
- R-2010: neste evento, deverá estar a retenção para a contribuição previdenciária de todos os serviços tomados pelo condomínio.
Existem também outros eventos, alguns referentes ao condomínio e outros a entidades de grupos distintos, como as esportivas. Uma boa dica é consultar diretamente o site do Sped Fiscal, na aba referente à EFD-Reinf, pois lá estará discriminado os eventos e seus significados.
A EFD-Reinf trouxe novidades em 2023. Para saber mais sobre o assunto, assista ao vídeo:
Assinatura digital
A Receita Federal determina que para enviar a EFD-Reinf é necessário gerar documentos eletrônicos com assinatura digital para que tenham valor legal. Dessa forma, se garante a idoneidade das informações e é firmada a autoria da pessoa que emite.
Assim, o documento deverá ser assinado pelo e-CNPJ da empresa ou pelo e-CPF do representante legal. Da mesma forma, o órgão aceita a assinatura por procuradores. Nesse caso, a procuração deve ser registrada no e-CAC. Por isso, vale reforçar que é fundamental manter o cetificado digital da empresa em dia.
Como a tecnologia pode simplificar esse processo?
Como vimos, esse é um processo complexo e que demanda muita atenção dos gestortes. Nesse contexto, a tecnologia pode ser de grande ajuda para realizar a declaração da EFD-Reinf para condomínios, pois, além de deixar a gestão mais transparente, torna os trabalhos automatizados.
Isso faz com que o gestor ganhe tempo e economize esforços para as áreas que merecem maior atenção. Similarmente, reduz as chances de falha humana, que é recorrente nesse trabalho e gera grandes problemas.
Uma boa dica é utilizar softwares de gestão condominial, pois eles têm recursos automatizados para gerir os serviços contratados pelo condomínio, auxiliando a separá-los. Saiba o que procurar em um software para que ele contribua com a rotina fiscal.
Módulo específico para obrigações fiscais
Para facilitar de fato esse trabalho, é fundamental escolher um software que tenha um módulo específico para gerar essa e outras obrigações fiscais. O Condomínio21 da Group Software, tem um módulo que além de gerar a EFD-Reinf, também automatiza a emissão de GPS, DARFs e DIRFs.
Ferramentas de gestão financeira
Outro ponto importante a ser observado no software são as ferramentas de gestão financeira. Isso porque, elas mantêm as informações e os documentos importantes em ordem e automatizam a coleta de dados para a emissão da EFD-Reinf. Alguns exemplos são:
- gerador de planilhas de gastos;
- envio de boletos de cobrança por e-mail;
- relatório financeiro;
- lançamento automático de receitas recorrentes.
O síndico e o administrador de condomínios têm as funções de gestão financeira, tomada de decisões e organização das assembleias. Além disso, o cumprimento das obrigações fiscais também está a seu cargo, prestando as declarações necessárias à Receita Federal e a outros órgãos. Por isso, recursos que agilizem essas funções podem transformar a rotina da gestão.
Portanto, como a EFD-Reinf para condomínios se tornou obrigatória, é muito importante ficar atento à declaração desse documento. Dessa forma, tenha bastante atenção aos prazos e regras estipulados pelo governo para não deixar para a última hora a sua declaração, pois isso gera grandes transtornos.
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