Quando pessoas se reúnem para viver em proximidade, é necessário que haja uma ordem a ser seguida. Sem isso, é natural que em pouco tempo a convivência desande e conflitos no condomínio venham a surgir. Em se tratando de copropriedades, a norma geral a ser praticada será sempre a convenção de condomínio.
Este artigo tem como objetivo mostrar tudo a respeito dessa convenção. Lendo até o final, você saberá qual a correta forma de implementação, como proceder às chamadas para reuniões, bem como os direitos e deveres que cercam todos os envolvidos no assunto. Aproveite a leitura!
O que é a convenção de condomínio?
Trata-se de um documento no qual está listado o conjunto de regras a serem seguidas pelos condôminos. É um documento que visa tornar claro e assegurar os direitos e deveres dos integrantes do condomínio, bem como de seus frequentadores. Nesse documento podem estar previstas multas para casos de comportamento inadequado ou simples inobservância às regras.
Tal convenção tem amparo jurídico e deve seguir procedimentos preestabelecidos para que seja considerada válida. Deve-se observar também que, ainda que se trate de um conjunto de leis local, nunca deve se sobrepor a leis maiores. A hierarquia legal precisa ser sempre respeitada.
Logicamente, a convenção está abaixo da Constituição Federal e do Código Civil para condomínios. Suas leis também não devem se sobrepor a nenhuma lei federal, estadual ou municipal.
Como deve ser constituída a convenção de condomínio?
O período correto para criar o documento deve ser no momento inicial da ocupação do empreendimento. Essa formulação inicial pode ser realizada pela construtora ou incorporadora do imóvel para que seja submetida aos condôminos na primeira assembleia.
Outra forma de elaborar a convenção é por meio da contratação de um advogado especializado em direito imobiliário que ficará a cargo de redigir o texto. Fazendo assim, o documento contará com maior nível de especificidade.
Decidido pela elaboração do documento, este deve ser submetido a votação. Somente será considerado aprovado se pelo menos dois terços dos participantes do condomínio votarem pela aprovação.
Da mesma forma, caso haja necessidade de alteração de algum ponto do documento, novamente deve ser levado a votação em assembleia para esse fim. Igualmente uma votação mínima de dois terços é necessária para aprovação.
A partir daí, a convenção deve seguir novo procedimento para que seja válida a todos os frequentadores do local: o registro em um cartório de registro de imóveis. Essa ação é necessária para que as leis se estendam a terceiros, pois, do contrário, somente valerão para os titulares das frações ideais do imóvel. O mais indicado é que todos os envolvidos sejam submetidos às regras do estatuto.
Qual deve ser a composição da convenção?
Infelizmente, ainda se comete o erro de obter modelos prontos do documento na internet para utilizar como o conjunto de leis do condomínio. É fácil perceber que essa solução traz problemas, pois nenhum espaço para condôminos é igual a outro.
Nesse sentido, cada convenção deve trazer normas específicas ao empreendimento em questão, bem como normas gerais que todos os condomínios devem exercer.
Quais seriam as normas detalhadas na convenção de condomínio?
Dentre essas normas, encontra-se a definição de metragens de áreas comuns e áreas particulares de cada titular. Devem ser definidos o uso comercial ou residencial das propriedades, a distribuição de vagas de garagem, a utilização de piscinas e salão de festas, entre outros.
Um ponto importante sobre o conteúdo da convenção diz respeito às sanções impostas aos infratores das regras. Os valores das multas associadas ao tipo de infração cometida também devem constar no documento. Caso alguém seja penalizado, não poderá alegar desconhecimento das multas descritas.
Em se tratando de questões financeiras, como a previsão orçamentária, é imprescindível que o estatuto contenha também todas as definições sobre o pagamento dos gastos em comum. Devem estar inclusas todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, bem como a forma de pagamento que incidirá sobre os participantes da copropriedade.
Além disso, as obrigações do síndico também devem estar descritas. A duração do mandato, as atribuições e a forma de escolha não podem ficar de fora. Devem constar ainda a remuneração e sua possível destituição, caso assim desejarem os participantes do condomínio.
Todo esse processo de votação deve se dar sempre por meio de assembleias. Nesse sentido, devem ser observados os seus diferentes tipos e competências.
O que são assembleias de condomínios?
Enquanto que a convenção de condomínio é um documento, uma assembleia de condomínio é um evento, que pode ocorrer de forma presencial ou online. Trata-se de uma reunião entre todos os envolvidos em determinado empreendimento: gestores, síndicos e moradores ou comerciantes, a depender da finalidade do condomínio em questão.
Para que haja bom andamento e boa convivência durante a existência de qualquer empreendimento imobiliário, é fundamental a realização de assembleias. Durante esse momento são discutidos pontos importantes para os envolvidos, inclusive quanto aos serviços pagos, como a administração do ambiente dos condôminos.
As assembleias possuem amparo legal no Código Civil, em seu artigo 1.350. Deverá haver ao menos uma assembleia ao ano, sendo que outras modalidades também são previstas. Tudo depende da finalidade e necessidade de encontro entre condôminos.
Principalmente questões ligadas ao planejamento e controle financeiro devem ser discutidas e postas em atas dessas reuniões. As prioridades dependem do tipo de assembleia convocada.
Quais os tipos de assembleias existentes?
Sempre que um empreendimento é inaugurado, faz-se necessária a instalação de uma Assembleia Geral de Instalação (AGI). Como é tudo novo, existe a obrigatoriedade desta assembleia para definir questões iniciais, como a primeira eleição de síndico, a contratação do seguro obrigatório e a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal. Além disso, podem ser discutidos pontos considerados convenientes acerca do regimento interno.
Assembleia Geral Ordinária (AGO)
Conforme prevê a legislação, é obrigatório que haja, pelo menos uma vez ao ano, a Assembleia Geral Ordinária (AGO), que pode facilmente ser considerada o encontro de condôminos mais importante.
Tem o direcionamento para questões financeiras, como a apresentação de prestação de contas relativas aos 12 meses passados. Serve como uma espécie de conferência aos serviços prestados.
Além das contas passadas, a AGO tem também a função de apresentar a previsão orçamentária para o ano vindouro. Isso ajuda a prever um fluxo de caixa tanto para a administração do condomínio quanto para os condôminos, que terão que desembolsar os valores.
Pode ser que esse momento seja aproveitado para realizar também nova eleição de síndico ou ainda fazer alterações na convenção, contanto que se tenha dois terços de aprovação.
Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
No entanto, podem acontecer imprevistos ao longo desses doze meses programados na AGO. Para contornar esse possível contratempo, existe a possibilidade de convocação e realização de uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE).
Esse tipo de encontro não tem obrigatoriedade prevista e serve para tratar assuntos emergenciais, que não puderam ser previstos na AGO. Quaisquer outros assuntos novos que venham a surgir com o tempo podem também ser levados à reunião.
Como realizar uma convocação de assembleia?
A depender do tipo de assembleia, pode ser convocada pelo síndico responsável ou mesmo pelos condôminos. Para cada um dos casos, devem ser observadas as regras específicas, com o objetivo de que a reunião tenha validade e não venha a ser impugnada. Caso isso ocorra, todos os atos lavrados em ata perdem validade.
Convocação de assembleia feita por condôminos
Quando a convocação é de interesse dos condôminos, a exigência é que seja feita solicitação formal ao síndico. Essa ação deve ser tomada por um número não inferior a 25% dos proprietários dos imóveis.
Deve-se atentar para o fato de que essa solicitação precisa partir dos donos dos imóveis e não dos locatários. Somente com uma procuração reconhecida em cartório é permitida a representação dos titulares pelos inquilinos.
Convocação de assembleia feita pelo síndico
Já quando a convocação é feita pelo síndico, este deve ter bastante cuidado para não esquecer nenhum procedimento que possa invalidar a reunião. O artigo 1.354 do Código Civil obriga que a convocação seja feita a todos os participantes do condomínio. Caso um único deles não seja devidamente convocado, o encontro pode ter seus efeitos anulados.
Nesse sentido, para valer-se de prova legal, é indicado que o síndico colha assinaturas no momento da entrega de convites para a reunião. Inclusive uma cópia da chamada para a assembleia pode ser exposta em áreas de grande circulação. É importante informar data, hora, local e assuntos a serem discutidos. Somente temas previstos na pauta divulgada poderão ser tratados no encontro.
O prazo que a comunicação deve anteceder a assembleia deve estar previsto na convenção registrada em cartório. Se não houver essa informação explicitada no estatuto, deve-se adotar o prazo de 10 dias de antecedência. Esse é mais um cuidado a ser tomado para que a reunião não venha a ser invalidada.
A convenção de condomínio não é um assunto trivial. Contudo, é perfeitamente possível dominar o tema e ter bom desempenho nessa área com dedicação e afinco. Buscando fontes confiáveis, rapidamente é possível aliar o conhecimento já existente com as novas tecnologias.
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