O registro de jornada de trabalho é uma tarefa importante e obrigatória para qualquer empresa com mais de 20 colaboradores, segundo a Lei 13.874/19. No passado, isso era feito manualmente com um livro de ponto ou folha de papel, o que era demorado e sujeito a erros e falta de precisão. Com o avanço da tecnologia, surgiram opções modernas para esse registro: os diferentes tipos de Registrador de Ponto Eletrônico (REP): o REP-C, que é o convencional, e o REP-A e o REP-P, que são tipos de ponto digital.
A escolha entre esses três tipos depende das necessidades específicas da empresa. Alguns fatores a se considerar incluem o tamanho da empresa, o número de funcionários, a necessidade de integração com outros sistemas e a facilidade de uso para os funcionários.
Porém, antes de falar sobre qual escolher, vamos entender melhor o que é cada um deles.
1. O que é ponto digital e REP?
A portaria 671/21 estabelece três tipos de REP. Veja a seguir:
1.1 Registrador Eletrônico de Ponto convencional
O REP-C é o Registrador Eletrônico de Ponto convencional. Segundo a portaria, ele é um
equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
1.2 Registrador Eletrônico de Ponto alternativo
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto alternativo), uma das modalidades de ponto digital, é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Ele permite aos funcionários registrar suas entradas e saídas através de dispositivos móveis ou computadores conectados à internet. Ele se baseia em tecnologia digital e permite acesso remoto, facilitando a gestão da jornada de trabalho mesmo para empresas com funcionários em diversos locais.
1.3 Registrador Eletrônico de Ponto via programa
O REP-P é a maior novidade da portaria 671/21. Ele é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa. É uma outra modalidade de ponto digital, ou, como define a portaria:
o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
2. A portaria 671/2021 e o ponto digital
A portaria 671, de 8 de novembro de 2021, foi expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e publicada oficialmente no dia 11 de novembro de 2021. Ela modificou diversos aspectos da legislação trabalhista, incluindo o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e o ponto digital.
A portaria 671/21 inclui o ponto digital na categorização de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP). De acordo com a Portaria, ambos os sistemas são aceitáveis para o registro de jornada de trabalho, desde que atendam aos critérios estabelecidos na norma para garantir a precisão e confiabilidade dos dados registrados. Fica a critério da empresa a escolha do sistema a ser utilizado, levando em conta as necessidades específicas.
Mas então, como saber qual das opções escolher?
A seguir, vamos falar um pouco sobre as características de cada uma delas:
3. REP-C
3.1 Segurança
O REP convencional, ou REP-C, é mais seguro e confiável que o cartão de ponto manual. No entanto, as informações registradas no REP podem ficar vulneráveis a hackers ou acessos não autorizados. Além disso, quando não está conectado à nuvem, as informações podem se perder.
3.2 Controle
O REP permite aos gerentes acompanhar e controlar o tempo de trabalho dos funcionários de forma eficiente. Entretanto, as informações registradas no REP podem não ser sincronizadas corretamente, resultando em erros de registro de ponto.
3.3 Investimento
O investimento inicial em equipamentos de ponto eletrônico pode ser alto. Além disso, é preciso investir na manutenção das máquinas para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Dessa forma, o uso do REP-C pode incluir gastos de manutenção a mais na rotina da empresa.
4. REP-A
4.1 Integração
Muitos sistemas alternativos de ponto digital integram-se a outras ferramentas de gestão de recursos humanos, como sistemas de pagamento e folha de pagamento. Assim, o sistema facilita, inclusive, o fechamento da folha de pagamento, uma vez que todas as informações já constam no sistema.
4.2 Mobilidade e flexibilidade
Alguns registradores eletrônicos de ponto alternativos são projetados para serem acessados a partir de dispositivos móveis, permitindo que os funcionários registrem seu ponto de qualquer lugar. Além disso, podem ser adaptados às necessidades específicas de cada empresa.
4.3 Redução de custos
Ao utilizar o REP-A, que é um software ou aplicativo, a empresa gasta menos do que gastaria comprando equipamentos e fazendo manutenções frequentes. Além disso, o ponto digital elimina a necessidade de papel e caneta, resultando em uma redução de custos.
4.4 Acesso facilitado
Além da mobilidade, também é possível acompanhar o registro do ponto em tempo real. Assim, pode-se acessar online as informações de ponto, permitindo que os funcionários verifiquem seus horários e faltas.
5. REP-P
5.1 Facilidade
Com o Registrador Eletrônico de Ponto via programa, o REP-P, o registro de ponto se torna otimizado, uma vez que cada funcionário pode registrar seu ponto de forma independente e automatizada. O ponto também pode ser registrado por meio de dispositivos móveis, o que se torna uma vantagem em modelos de trabalho híbridos ou em home office.
5.2 Confiabilidade
A utilização de um sistema de ponto digital também garante maior confiabilidade, devido à validade legal das informações. Afinal, os dados não podem ser alterados.
Além de garantir maior segurança jurídica, alguns sistemas de ponto digital também apresentam sistemas para combater fraudes no ponto.
5.3 Análise de dados
Com um sistema REP-P, pode-se analisar os dados de registro de ponto para obter insights valiosos sobre a produtividade e eficiência dos funcionários.
Em resumo, todos os sistemas possuem suas vantagens. No entanto, Registradores Eletrônicos de Ponto em modalidade digital, com sua flexibilidade, mobilidade e acesso remoto, permitem uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho dos funcionários.
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