Fazer o controle de documentos em shoppings garante a fluidez de toda cadeia de operação. Dessa forma, o gerenciamento preciso e organizado de uma variedade de documentos assegura a transparência, a responsabilidade e a tomada de decisões informadas.
Esses documentos podem ser: contratos, licenças, registros financeiros e comunicações internas.
Diante da natureza diversificada das atividades em um shopping – desde locação de espaços comerciais até a coordenação de eventos e serviços – a manutenção de um sistema robusto de controle de documentos torna-se ainda mais vital.
Saiba mais sobre a importância do controle de documentos e seus benefícios para o empreendimento.
A importância do controle de documentos para um shopping
Como sabemos, diariamente, um shopping lida com diversos documentos que são cruciais para a operação e o negócio. Por isso, o gerenciamento adequado permite que os administradores tenham uma visão completa e clara da operação do shopping, desde sua estrutura financeira até seus compromissos contratuais.
Isso proporciona uma base sólida para a tomada de decisões informadas e estratégicas, permitindo que os gestores identifiquem oportunidades de otimização de recursos, evitem problemas de desperdício e estejam em conformidade com as leis fiscais e regulamentações vigentes.
Porém, a importância desse controle também envolve a colaboração entre todos envolvidos na operação. Isso porque, há maior transparência, trazendo confiança entre equipes.
Outrossim, há também a capacidade de análise e diagnóstico que o controle de documentos proporciona. Ao ter acesso a dados financeiros precisos e a relatórios detalhados, os gestores podem identificar áreas de alto desempenho, bem como possíveis pontos de melhoria. Isso permite que se concentrem em estratégias que maximizem o potencial do shopping.
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Benefícios desse controle
O controle de documentos apresenta muitos benefícios para o shopping. Isso porque, evita-se problemas como multas e ações judiciais, inadimplência e perda do controle financeiro, por exemplo.
Ademais, há outros benefícios de uma boa gestão de documentos. Um controle bem-feito gera maior organização tributária, e com isso, multas são evitadas. E também proporciona o gerenciamento das despesas, o que significa uma possível economia e maior controle financeiro.
Por fim, com os documentos organizados confere ao gestor do shopping todas as ferramentas necessárias para avaliar com precisão a posição da empresa no mercado, identificando oportunidades para expansão em novos segmentos ou estratégias de marketing.
Gestão eletrônica de documentos
Uma boa forma para fazer um bom controle de documentos em um shopping é contar com a ajuda de um sistema para gestão eletrônica. O Group GED, da Group Software, torna possível:
- Armazenamento Eletrônico dos documentos e arquivos digitais;
- Entrada (upload) dos documentos eletrônicos em PDF e JPEG (Nfe, Word, Excel, fotos, etc);
- Lançamento automático de despesas através de OCR;
- Tratamento automático da qualidade da imagem conforme perfil padrão.
Conheça todas as vantagens que o Group GED tem para você:
