A comunicação interna é um desafio para todos os negócios, não importando o tamanho ou segmento, e a comunicação interna em shopping não é diferente. No setor de varejo, o engajamento é bem abaixo da média geral. Segundo dados do relatório de Comunicação Interna no Varejo, da Comunica.In, a taxa de visualização é de 35,5%, enquanto a média é 42%.
Ademais, há um problema de canal, que torna a comunicação ainda mais desafiadora. O meio mais usado para a promoção da comunicação interna é o e-mail, contudo, os comunicados via WhatsApp têm maior taxa abertura, de acordo com o mesmo levantamento da Comunica.In.
Diante desse cenário, como melhorar a comunicação interna em shopping?
A seguir, vamos dar algumas dicas de ferramentas e boas práticas para tornar sua comunicação efetiva.
Por que a comunicação interna é desafiadora?
Nem sempre a comunicação é encarada de forma séria, afinal, pode parecer que é apenas o envio de uma informação até quem vai a receber. Ou seja, um processo simples e linear entre um emissor e um receptor. Contudo, ignora-se uma série de fatores, como por exemplo, ruídos em comunicação ou a não abertura (leitura ou decodificação) daquela mensagem.
Ademais, comunicar-se envolve a interação com pessoas de diferentes culturas, objetivos, temperamentos, forma de organização, entre outras questões. Isto é, comunicar é lidar com a diversidade que cada indivíduo traz consigo.
Fato é, que a comunicação é um processo complexo, mas com estratégias corretas, isso pode ser descomplicado. Nem sempre o meio escolhido é o mais eficaz, como vimos com os dados do levantamento da Comunica.In. Entender com quem estamos nos comunicando é o primeiro passo para uma comunicação interna efetiva, entretanto, não é a única estratégia.
A seguir, veja algumas formas de como melhor a comunicação interna em seu shopping e aumentar sua produtividade.
Como melhorar a comunicação interna em shopping
Quando estamos falando de comunicação voltada para shopping, é comum focarmos na comunicação externa, que é aquela direcionada a clientes e visitantes do empreendimento. Porém, deixamos de lado a comunicação interna, que é tão importante quanto a externa.
Sabemos que shoppings possuem uma operação complexa, e assim como todo empreendimento, é fundamental que toda a equipe esteja alinhada. Para esse alinhamento, a comunicação interna desempenha um papel crucial. Dessa forma, as equipes têm muito o que ganhar, pois não há gasto de tempo com reforço de comunicação, todos estão na mesma página e cientes das informações.
Mas como fazer isso de forma efetiva?
Prioridade na comunicação
Estabeleça o que é prioridade e importante, e aquilo que não é tão importante. Como assim?
Imagine um meio de comunicação em que diversas informações são compartilhadas durante o dia: aniversariantes do mês, lanche coletivo, data de entrega de um relatório e treinamento de equipe.
O treinamento precisa de inscrições e se encerram em uma semana. Já o relatório não pode ser postergado e precisa ser entregue no final do dia. Porém, o que está dando o que falar é o lanche coletivo do dia seguinte.
São muitas informações compartilhadas e o que é importante acaba se perdendo nesse no meio de tantas mensagens.
Assim, o ideal é criar um calendário com as principais comunicações, de forma que elas não conflitem entre si e todos estejam cientes. Ou seja, isso traz organização ao que vai ser compartilhado. Obviamente que comunicações urgentes não estarão nesse planejamento, mas ainda assim não haverá conflito de informações.
Meio de comunicação oficial
Atualmente há diversos meios para realizar a comunicação interna em shopping, como blogs internos, e-mails, grupos em aplicativos de mensagens, entre outros. Uma boa estratégia é adotar um meio oficial. Isso porque, centraliza ali o que é relevante e precisa ser de conhecimento geral.
Dessa forma, ao ter uma notificação ou informação compartilhada, todos saberão que é um assunto de relevância. Em grupos de WhatsApp, por exemplo, pode-se criar um oficial em que somente administradores podem enviar mensagens e outro para que todos possam interagir e conversar livremente.
Nesse sentido, ter um aplicativo de comunicação pode fazer toda diferença, pois ali estarão os comunicados relevantes e que todos devem ter ciência sobre.
O Group Shopping, por exemplo, além de ter o módulo financeiro, se integra a um super app para shopping, que além de comunicação, também realizar assembleias online, possui livro de ocorrências e muitas outras funcionalidades.
Clareza na comunicação interna em shopping
Já que falamos de meios de comunicação, um ponto importante é que todos estejam conectados e cientes dos meios de comunicação oficial que o shopping possui para sua comunicação interna. Além disso, as informações contidas precisam ser claras.
Por isso, não utilize vocabulário rebuscado e nem com muita informalidade. O ideal é o uso da linguagem formal, de acordo com a norma culta, mas de escrita simples de modo que todos possam compreender.
Indicamos que os comunicados devam responder as seguintes questões:
- O que;
- Onde;
- Quando;
- Quem;
- Como;
- Por que.
Contudo, é importante lembrar que nem todos os comunicados terão todos esses dados, mas já é um bom começo para estruturar uma comunicação clara.
No caso de um treinamento de equipe, como demos exemplo no tópico acima, informe o que será (tema abordado e o responsável por ministrar o treinamento), o local (se será presencial ou online), quando (data e horário) e quem (quais equipes devem participar). Assim, as principais questões informativas estarão no comunicado, eliminando dúvidas e possíveis distorções e ruídos.
Estar pronto para ouvir
Por fim, compreenda que o processo de comunicação não é unilateral, isto é, não é apenas um falando e o outro absorvendo. Mas é um processo dinâmico. Dúvidas e contestações podem surgir, por isso, esteja pronto para ouvir e responder com clareza e assertividade. Um bom conhecimento do que é comunicado é essencial.
Conclusão
O processo comunicativo não é simples, como muitos modelos nos apresentam um esquema linear. Contudo, há formas de simplificar um processo completo e dinâmico.
Por último, é preciso lembrar que a comunicação interna em shopping reflete na comunicação externa, ou seja, estão interligadas. Dessa forma, preocupar-se com a comunicação interna é preocupar-se com todo o conjunto de comunicação do empreendimento. Identificar os pontos de atenção e implantar estratégias efetivas, fará toda a diferença e o desafio da comunicação interna no shopping será superada.
