Compliance em shopping centers é o conjunto de regras que o estabelecimento precisa seguir para estar de acordo com a lei e com normas éticas.
Nessas organizações dinâmicas, é fundamental garantir o cumprimento das regulamentações para evitar riscos legais e financeiros.
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O que é compliance?
O termo compliance vem do verbo inglês “to comply”, que significa “cumprir” ou “estar de acordo”. São os procedimentos e políticas que uma empresa deve adotar para estar em conformidade jurídica, garantir os princípios éticos e uma boa governança.
No contexto de um shopping, esse conceito vai além de simplesmente cumprir as regras. Isso porque é essencial para assegurar o acompanhamento de todas as operações de forma transparente e ética. Assim, não é apenas seguir as leis, mas também promover um ambiente que respeite a equidade, honestidade e responsabilidade social.
A relevância do compliance em shopping centers não está somente relacionada à confiança que constrói com os clientes, parceiros e com a sociedade. Para além, ele evita riscos legais, danos à reputação e fortalece a cultura organizacional com base em boas práticas e respeito às normas.
Dessa forma, é válido mencionar que o compliance é uma obrigação legal, mas também uma estratégia que garante sustentabilidade, ética, integração, transparência e boas práticas para a organização.
A importância do compliance em shopping centers
A gestão de um shopping vai muito além da administração de espaços comerciais. Afinal, é um ecossistema complexo, que envolve uma intensa movimentação financeira e muitas relações contratuais, seja com lojistas ou com fornecedores. Nesse contexto, a presença do compliance é indispensável para garantir a segurança e a transparência das operações.
A aplicação desse programa promove o alinhamento das práticas administrativas e operacionais com a legislação vigente e minimiza os riscos jurídicos. A partir da grande variedade de contratos que circula em um shopping, ele garante o cumprimento de todos os termos contratuais de forma adequada, protegendo os interesses da administração e dos parceiros.
Outro benefício é a padronização de processos internos, que contribui para a eficiência na tomada de decisões, na resolução de conflitos e na gestão de riscos.
Além disso, com a circulação constante de recursos financeiros, cobrança de aluguéis, taxas condominiais e entre outros, a ausência de mecanismos de controle pode abrir espaços para desvios e fraudes. O sistema de compliance é responsável por estabelecer políticas claras de conduta, canais de denúncia e treinamentos constantes para os colaboradores, que cria uma cultura organizacional baseada na responsabilidade.
Os riscos associados à falta de compliance geram problemas jurídicos que podem acarretar prejuízos financeiros e afetar a continuidade das operações. A reputação do shopping, que é construída ao longo dos anos, pode ser afetada por falhas de governança, uma vez que a imagem institucional de transparência tem se tornado um grande ativo estratégico.
Principais aspectos do compliance em shopping
Compliance financeiro
Atualmente, existem legislações cada vez mais específicas para manter as organizações em conformidade legal, como a Lei de Lavagem de Dinheiro. Assim, com a série de transações recorrentes e complexas de um shopping, como a cobrança de aluguel dos lojistas, implementar boas práticas financeiras é primordial para impedir a lavagem de dinheiro e otimizar as operações.
Dessa forma, o compliance financeiro pode ser considerado como o monitoramento das transações, dos processos de aprovação de orçamento. Ou seja, é responsável por verificar se as operações foram autorizadas corretamente e pagas.
Para que esse monitoramento aconteça de forma eficiente, é preciso, inicialmente, criar um código de ética e conduta. Isso porque alguns casos de irregularidades financeiras podem ser causados por erro humano ou falta de conhecimento dos processos da empresa. Por isso, um código objetivo ajuda a mitigar os casos mais simples e evitáveis dessas irregularidades.
Outra medida importante é a adoção de sistemas de aprovação de pagamentos, uma vez que eles permitem mais controle, segurança e rastreabilidade das transações financeiras. Isso reduz o risco de fraudes e pagamentos indevidos. Pensando nisso, a Group desenvolveu o Group Aprovações, um sistema simples para os tomadores de decisão aprovarem as despesas em qualquer lugar. Clique aqui e saiba mais!
Além disso, pode-se realizar auditorias regulares como uma medida estratégica para identificar possíveis desvios. Desse modo, os recursos podem ser aplicados de forma adequada, conforme as leis e de maneira transparente, que fortalece a cultura organizacional e a confiança entre a administração e os lojistas.
Compliance trabalhista
O compliance trabalhista é um programa que busca garantir a conformidade da organização com as leis e normas trabalhistas. Ele é uma das ferramentas mais eficientes para estabelecer um ambiente de trabalho ético, seguro e produtivo, que otimiza a reputação do empreendimento e mantém a segurança jurídica.
Isso inclui o cumprimento da jornada de trabalho, pagamento de salário, prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, compromisso com a responsabilidade social e o combate ao assédio moral. O não cumprimento de tais medidas pode acarretar multas, processos trabalhistas e até a suspensão das atividades.
Dessa forma, a gestão dos shoppings precisa seguir as normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Da mesma forma, é necessário cumprir com as convenções coletivas específica de cada profissional, haja vista que as vezes é estabelecido regras complementares ou benefícios adicionais.
Além disso, outra prática comum é o oferecimento de treinamentos voltados para a gestão de pessoas. Essa estratégia possui a finalidade de capacitar lideranças na condução de relações de trabalho éticas e produtivas e fortalecer a cultura organizacional.
Vale destacar a importância da implementação de políticas de diversidade e inclusão, uma vez que elas não só atendem as exigências sociais, mas também contribuem para um ambiente mais justo e inovador.
Compliance ambiental
O compliance ambiental é a área que se dedica aos cumprimentos de leis e regulamentos com relações ao meio ambiente. Com isso, esse programa tem se tornado cada vez mais uma exigência social, uma vez que os shopping centers geram um impacto significativo na natureza, principalmente relacionado ao consumo de energia e à produção de resíduos.
Dessa maneira, para atender às normas e contribuir com um desenvolvimento saudável é essencial que os shoppings comecem a estruturar programas de sustentabilidade. Essas iniciativas devem conter ações de conscientização e mudanças operacionais para promover práticas mais responsáveis, como os contratos de ESG.
Um dos pilares desse compromisso é o controle rigoroso da destinação correta de resíduos. É necessário garantir a separação correta, o reaproveitamento de materiais recicláveis e o descarte de resíduos perigosos conforme a legislação vigente.
Por isso, a Lei de Crimes Ambientais prevê as infrações criminais e administrativas geradas por atos lesivos ao meio ambiente. Assim, o descumprimento dessas normas, independentemente de ser um dano perceptível ou não pode se enquadrar nessa categoria.
Além disso, é fundamental buscar a redução do consumo de recursos naturais, como a água e energia elétrica. Uma ótima solução tem sido a adoção de sistemas de controle de consumo e de reuso, com captação da água da chuva, além de iluminação LED.
Logo, os shoppings não apenas evitam sanções legais e se enquadram no compliance ambiental, mas também reduzem os custos operacionais e reforçam uma imagem positiva e consciente para os clientes.
Compliance na contratação de fornecedores e lojistas
A relação entre o shopping e os fornecedores ou lojistas deve ser baseada em transparência, ética e no cumprimento dos contratos estabelecidos. Com esse objetivo, é fundamental adotar práticas de compliance para reforçar a integridade das partes. Uma alternativa comum é a terceirização, que garante uma experiência padronizada para os clientes.
Leia também: Como melhorar a gestão de terceiros em shopping centers
O processo de contratação de fornecedores envolve uma avaliação criteriosa com o histórico de serviços. Esse processo revela as relações anteriores com os parceiros e clientes, de tal maneira que é possível perceber os processos jurídicos que lidou, a transparência nos contratos e sua postura em relação aos critérios de ESG. Isso revela também se o potencial parceiro se enquadra na cultura organizacional do shopping.
Além disso, existe uma atividade fundamental que permite a visualização antecipada de riscos e da situação fiscal do potencial fornecedor: a diligência prévia, ou due diligence. Esse processo tem o objetivo de analisar aspectos como o histórico de conformidade legal, a reputação no mercado e a capacidade técnica na execução de serviços.
Após essas etapas iniciais, é de suma importância que os contratos incluam cláusulas de compliance. Elas estabelecem obrigações claras sobre as leis vigentes, normas internas do shopping e penalidades em caso de descumprimento. Dessa forma, é criado um ambiente com maior segurança jurídica e com menos riscos de afetar a reputação do estabelecimento comercial.
Além disso, o compromisso com o compliance necessita de monitoramento contínuo dos serviços, uma prática indispensável para assegurar que os fornecedores manterão os padrões de qualidade estabelecidos no contrato. Essa atividade pode ser feita através de auditorias periódicas, canais de denúncia, indicadores de desempenho e entre outros.
Com essas medidas, o shopping center fortalece a governança e constrói parcerias mais sólidas, sustentáveis e responsáveis.
Como implementar um programa de compliance em shopping centers
A implantação de um programa de compliance exige planejamento e envolvimento de toda a equipe. Veja os passos essenciais:
Diagnóstico e avaliação de risco
Antes de implementar um programa de compliance, é muito importante realizar um diagnóstico detalhado das operações e identificar os riscos envolvidos. O primeiro passo é mapear processos internos, de tal forma que seja possível perceber eventuais vulnerabilidades que possam expor o shopping a riscos legais, trabalhistas, ambientais reputacionais e entre outros.
Com a finalidade de otimizar esse processo de diagnóstico, é possível realizar auditorias internas e/ou entrevistas com colaboradores de diferentes setores. As reuniões internas ajudam a verificar o grau de conformidade atual com as leis, normas e políticas corporativas, enquanto as entrevistas ajudam a entender na prática como os procedimentos são executados.
Essa combinação de análise técnica e perspectiva dos profissionais que vivenciam os processos no cotidiano permite identificar falhas no controle e possíveis pontos de melhoria. A partir desse processo, pode-se elaborar um plano de ação estratégico para programar o compliance com medidas direcionadas à solução de problemas de forma ética e transparente.
Desenvolvimento de políticas de código de ética
Após a avaliação de risco, o próximo passo é o desenvolvimento de políticas internas e a elaboração do código de ética e conduta. Isso porque eles podem servir como referência para as partes envolvidas nas operações do shopping e são essenciais para estabelecer padrões claros de comportamento e orientar as ações dos colaboradores.
O código de ética deve refletir os valores do empreendimento e reforçar princípios de transparência, integridade, prevenção à corrupção, preservação da imagem institucional e respeito às leis, enquanto as políticas devem detalhar os procedimentos sobre temas sensíveis, como contratações, conflitos de interesse, o compliance com leis ambientais e trabalhistas e entre outros.
É válido destacar que essas normas não podem ser apenas formais, mas sim de fácil compreensão e específicas para o cotidiano daquele shopping. Isso porque facilita a entendimento e a aplicação do conteúdo à realidade. Para além, todos os públicos impactados devem ser treinados e engajados com o cumprimento dessas diretrizes.
A adoção dessas políticas fortalece a cultura ética do shopping, que ganha mais segurança jurídica nas relações comerciais e contribui para um ambiente mais responsável e ético. Outra vantagem é a prevenção diante de potenciais irregularidades.
Treinamentos e cultura de compliance
A disseminação da cultura de compliance é essencial para o sucesso do programa. Para isso:
1. Realize treinamentos periódicos para os colaboradores
A realização de treinamentos é uma etapa fundamental para consolidar a cultura de compliance e garantir que o programa seja incorporado no dia a dia dos colaboradores. Os treinamentos, além de apresentar as normas e políticas, devem promover a conscientização sobre uma conduta ética, com integridade e o cumprimento das leis internas.
Esses treinamentos devem ser específicos e planejados com base nas responsabilidades de cada área. Com isso, é necessário a utilização de uma linguagem acessível e exemplos práticos do shopping center, como situações de relacionamento com lojistas. O objetivo é tornar a mensagem mais relevante e aumentar a retenção do conteúdo.
Para além disso, é importante que os treinamentos aconteçam de forma periódica, tanto o para reforçar os conceitos, quanto para atualizar os colaboradores sobre as mudanças nas legislações. Assim, o compliance não pode ser tratado como uma iniciativa pontual, mas sim algo que é vivido continuamente.
2. Promova ações de conscientização
Além dos treinamentos, a promoção de ações de conscientização é uma boa estratégia para fortalecer a cultura do compliance em shopping centers. Essas ações têm o objetivo de manter o tema no cotidiano dos colaboradores, reforçando os valores éticos de forma contínua.
Um grande exemplo é a adoção de campanhas internas, que podem ser realizadas periodicamente com foco em algum tema específico, como conflitos de interesse ou uso responsável dos recursos da empresa. Pode-se utilizar materiais visuais, como cartazes, murais ou vídeos curtos, uma vez que reforçam a mensagem de maneira simples.
Outras ações internas eficazes podem ser rodas de conversa, workshops, newsletter temática, a criação de um “mês do compliance” e programações voltadas a ética e boas práticas. Nesses momentos é indispensável utilizar exemplos reais (mas sem expor dados confidenciais), casos hipotéticos e dinâmicas que estimulem o pensamento crítico dos colaboradores.
3. Estabeleça um canal de comunicação para dúvidas e denúncias
Uma medida fundamental na construção de uma cultura sólida de compliance em shopping centers é o estabelecimento de um canal de comunicação confiável e acessível. Ele funciona como uma ponte direta entre os colaboradores, lojistas e a gestão do empreendimento, permitindo o esclarecimento de dúvidas sobre políticas internas e o reporte de comportamentos inadequados.
Para que sua função seja cumprida de forma eficaz, deve-se garantir o sigilo e o anonimato. Assim, quem utiliza o canal deve ter a certeza de que não sofrerá represálias e que seu comentário seja tratado com seriedade, confidencialidade e imparcialidade, aspectos fundamentais para construir confiança.
O canal pode ser estruturado de várias formas, como linha telefônica, e-mail institucional, uma plataforma digital ou até uma caixa física de sugestões ou denúncias. Contudo, independentemente do formato, o importante é ser de fácil acesso, ser divulgado para todos e ter orientações claras de como utilizá-lo.
Além disso, é de suma importância que as expressões recebidas sejam analisadas por uma equipe qualificada, que as respostas sejam de forma transparente e com prazos razoáveis. A partir disso, o shopping mantém uma postura ética e fortalece a cultura do compliance.
Monitoramento contínuo e auditorias internas
O monitoramento contínuo é um pilar primordial para o programa de compliance, principalmente porque não deve ser visto como um processo estático. Em um ambiente regulatório, dinâmico e em constante evolução, como os shopping centers, é necessário manter mecanismo ativos de vigilância e avaliação dos procedimentos internos.
As reuniões regulares desempenham um papel crucial, pois permite identificar falhas, riscos ou desvios não mapeados. Além disso, asseguram que as políticas estejam sendo seguidas corretamente. Esse acompanhamento constante favorece a melhoria contínua e eleva o nível de maturidade da estratégia.
Uso de tecnologia para garantir compliance em shopping
Dessa forma, pode-se concluir que o compliance em shopping centers vai além de cumprir normas legais, uma vez que é uma estratégia ampla para garantir integridade, ética e transparência.
A partir disso, a tecnologia surge como uma poderosa aliada para viabilizar essa cultura de conformidade, que permite maior rastreabilidade nas operações. O uso de softwares para gestão financeira, aprovação de pagamentos e monitoramento de contratos proporciona maior segurança nas transações e reduz o risco de fraude.
A adoção de um sistema ERP se destaca como solução centralizadora capaz de conectar diferentes áreas e simplificar processos. Isso porque assegura que todos os setores estejam alinhados com as diretrizes internas do programa de compliance.
Para a gestão, o ERP em shopping centers oferece uma visão estratégica, com dados em tempo real e indicadores que facilitam a tomada de decisão. Para a contabilidade, ele automatiza registros e assegura que os lançamentos estejam em conformidade com as normas contábeis. Enquanto na área fiscal, ele apoia no correto recolhimento de tributos e garante o comprometimento com a legislação.
Portanto, investir em tecnologia não só facilita a implementação do compliance em shopping centers, mas também o torna mais eficaz e integrado à rotina das operações. Com um ERP bem configurado, é possível transformar o compliance em um diferencial competitivo, reforçando a confiança com os lojistas, fornecedores e clientes.
