A assembleia condominial é parte vital para o condomínio, por isso, saber como presidir uma assembleia de condomínio é essencial.
Sabemos que essa é uma atividade que demanda alguns desafios, mas com as estratégias corretas, a assembleia se torna mais produtiva e eficaz.
Pensando nisso, neste artigo, vamos falar sobre como presidir uma assembleia de condomínio, quais estratégias e ferramentas que podem te ajudar a ter sucesso em sua assembleia.
O que é assembleia condominial?
A assembleia de condomínio é um encontro que congrega todos os proprietários das unidades para discutir assuntos relevantes para o funcionamento do condomínio.
O Código Civil brasileiro estabelece a necessidade e regula a convocação e o quórum para sua realização. Além disso, enfatiza que a participação e o voto na assembleia são direitos dos condôminos, desde que estejam em dia com suas obrigações financeiras.
É durante essas reuniões que os condôminos têm a oportunidade de expressar suas opiniões sobre questões cruciais para a vida condominial.
O que Código Civil fala sobre assembleias condominiais
O Código Civil (do artigo nº 1.350 ao artigo nº 1.355) apresenta as diretrizes para a realização da assembleia em condomínios. Veja alguns dos pontos principais:
Convocação
De acordo com o artigo 1.350, as assembleias devem ser convocadas pelo síndico ou por 1/4 dos condôminos. Veja:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1 o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2 o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Além disso, os artigos 1.354 e 1.355 também trazem, novamente, o tema da convocação:
Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
(…)
Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Votações e quórum
Já os artigos 1.351 a 1.353 referem-se às deliberações da assembleia, ou seja, às decisões que serão votadas durante a reunião. Por exemplo, a alteração da convenção do condomínio e a mudança da destinação do edifício dependem de aprovação de 2/3 de todos os condôminos, conforme o texto da lei:
Art. 1.351. Depende da aprovação de 2/3 (dois terços) dos votos dos condôminos a alteração da convenção, bem como a mudança da destinação do edifício ou da unidade imobiliária.
Já as demais deliberações dependem da maioria dos presentes, conforme o artigo 1.352:
Art. 1.352. Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembléia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais.
Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio.
Por fim, o art 1.353 refere-se às situações em que o quórum não é atingido: o caso de segunda convocação e, também, o caso das assembleias permanentes, que foi incluído pela lei 14.309/2022. Veja:
Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembléia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial.
§ 1º Quando a deliberação exigir quórum especial previsto em lei ou em convenção e ele não for atingido, a assembleia poderá, por decisão da maioria dos presentes, autorizar o presidente a converter a reunião em sessão permanente, desde que cumulativamente:
I – sejam indicadas a data e a hora da sessão em seguimento, que não poderá ultrapassar 60 (sessenta) dias, e identificadas as deliberações pretendidas, em razão do quórum especial não atingido;
II – fiquem expressamente convocados os presentes e sejam obrigatoriamente convocadas as unidades ausentes, na forma prevista em convenção;
III – seja lavrada ata parcial, relativa ao segmento presencial da reunião da assembleia, da qual deverão constar as transcrições circunstanciadas de todos os argumentos até então apresentados relativos à ordem do dia, que deverá ser remetida aos condôminos ausentes;
IV – seja dada continuidade às deliberações no dia e na hora designados, e seja a ata correspondente lavrada em seguimento à que estava parcialmente redigida, com a consolidação de todas as deliberações.
§ 2º Os votos consignados na primeira sessão ficarão registrados, sem que haja necessidade de comparecimento dos condôminos para sua confirmação, os quais poderão, se estiverem presentes no encontro seguinte, requerer a alteração do seu voto até o desfecho da deliberação pretendida.
§ 3º A sessão permanente poderá ser prorrogada tantas vezes quantas necessárias, desde que a assembleia seja concluída no prazo total de 90 (noventa) dias, contado da data de sua abertura inicial.
Assembleias virtuais
O Código Civil também apresenta o entendimento da legislação sobre as assembleias virtuais. Isso acontece no artigo 1.354-A, incluído pela lei 14.309/2022, conforme abaixo:
Art. 1.354-A. A convocação, a realização e a deliberação de quaisquer modalidades de assembleia poderão dar-se de forma eletrônica, desde que:
I – tal possibilidade não seja vedada na convenção de condomínio;
II – sejam preservados aos condôminos os direitos de voz, de debate e de voto.
§ 1º Do instrumento de convocação deverá constar que a assembleia será realizada por meio eletrônico, bem como as instruções sobre acesso, manifestação e forma de coleta de votos dos condôminos.
§ 2º A administração do condomínio não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos condôminos ou de seus representantes nem por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
§ 3º Somente após a somatória de todos os votos e a sua divulgação será lavrada a respectiva ata, também eletrônica, e encerrada a assembleia geral.
§ 4º A assembleia eletrônica deverá obedecer aos preceitos de instalação, de funcionamento e de encerramento previstos no edital de convocação e poderá ser realizada de forma híbrida, com a presença física e virtual de condôminos concomitantemente no mesmo ato.
§ 5º Normas complementares relativas às assembleias eletrônicas poderão ser previstas no regimento interno do condomínio e definidas mediante aprovação da maioria simples dos presentes em assembleia convocada para essa finalidade.
§ 6º Os documentos pertinentes à ordem do dia poderão ser disponibilizados de forma física ou eletrônica aos participantes.
Quais os tipos de assembleia
Existem dois tipos de assembleia: assembleia geral ordinária (AGO) e assembleia geral extraordinária (AGE). A seguir, vamos apresentar cada uma das duas, bem como suas especificidades:
Assembleia Geral Ordinária – AGO
A assembleia geral ordinária (AGO) deve, segundo o Código Civil, no Artigo nº 1350, ser convocada pelo síndico, juiz ou ¼ dos condôminos, e realizada uma vez por ano. Isto é, é obrigatório por lei sua execução anualmente.
Nesse tipo de assembleia, discute-se assuntos como:
- Prestação de contas anual;
- Previsão orçamentária;
- Contribuição dos condôminos;
- Regimento Interno e Convenção de Condomínio;
- Eleição de síndico.
Assembleia Geral Extraordinária – AGE
A assembleia geral extraordinária (AGE) não possui uma periodicidade definida. Isso porque, por lei, ela não precisa acontecer uma vez no ano, como é no caso da assembleia ordinária.
A AGE ocorre quando surgem demandas urgentes que precisam de deliberação rápida, ou seja, ela tem caráter extraordinário.
Ademais, segundo o Código Civil, a assembleia extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por ¼ dos condôminos.
Nesse tipo de assembleia, discutem-se assuntos como:
- Eleição de síndico em situação de destituição antecipada;
- Obras ou reparos, sobretudo quando o valor é alto. Em caso de obras essenciais com até determinado custo não é necessária a aprovação em assembleia;
- Prestação de contas mensal;
- Resolução de conflitos.
Para saber mais sobre a diferença entre assembleia ordinária e extraordinária, confira a nossa FAQ – Perguntas e Respostas sobre esse tema:
Assembleia presencial, mista e online: qual a diferença?
As assembleias ordinárias e extraordinárias podem acontecer na modalidade presencial, mista ou online.
Assembleia presencial
Essa é a forma mais tradicional e frequente de realizar assembleias de condomínio. A reunião ocorre em um local físico designado, com os condôminos presentes pessoalmente.
Assembleia híbrida
A assembleia híbrida é a mistura das assembleias online e presencial. Aqui, os participantes podem participar por meio físico ou online.
Assembleia online
As assembleias online (também chamadas de eletrônica, virtual ou digital) são realizadas de maneira virtual. Assim, ao invés de os participantes estarem reunidos em um local físico e presencial, eles se encontram online por meio de uma plataforma de videoconferência.
Qual a validade da assembleia virtual?
Em 12 de junho de 2020, entrou em vigor a Lei 14.010/20, também conhecida como Lei da Pandemia, que condicionava a realização de assembleias virtuais em condomínios à sua previsão na Convenção de Condomínio.
No entanto, essa legislação tinha validade limitada até 30 de outubro do mesmo ano, gerando questionamentos sobre a legalidade das assembleias virtuais após seu término.
Em março de 2022, a Lei 14.309/2022 foi sancionada, permitindo e regulamentando as assembleias virtuais em condomínios. Esta alteração no Código Civil e na Lei nº13.019/2014 possibilita reuniões e deliberações virtuais, além de permitir sessões permanentes em assembleias condominiais.
Como presidir uma assembleia de condomínio?
Planejamento prévio
O planejamento prévio é nossa primeira dica sobre como presidir uma assembleia de condomínio. Esse planejamento ajuda tanto síndicos como moradores. No caso do síndico, o planejamento se já para a organização da assembleia e sua condução. Já para os moradores, ajuda a entender o que será discutido, assim, eles podem se preparar melhor para esse momento.
Envolva os condôminos na pauta
Inclua os moradores na definição dos tópicos que serão discutidos durante a assembleia. Isso garante que as preocupações e sugestões sejam consideradas na reunião. Para ter uma ideia de quais assuntos são relevantes para a comunidade condominial, é importante estar em constante diálogo com os moradores.
Estabeleça um cronograma claro
As assembleias devem seguir um cronograma (roteiro) de assuntos que trate claramente das necessidades do condomínio e horários em que serão discutidos. Isso ajuda a assembleia ficar organizada e evita atrasos. Por isso, nossa dica é enviar esse cronograma junto à pauta da assembleia.
Disponibilize documentos com antecedência
Lembre-se de disponibilizar documentos com antecedência. É importante que os tenham esse acesso previamente para poderem estudar, analisar e trazer observações sobre as informações ali contidas.
Assim, durante a assembleia, as pessoas serão mais diretas ao tratarem dos assuntos, pois já terão conhecimento prévio acerca do tema e dados apresentados ali. Isso torna as reuniões mais fluídas.
Portanto, procure enviar com antecedência esses documentos, que podem ser orçamentos para uma obra, relatórios financeiros, entre outros. Você pode deixá-los disponíveis via e-mail, impresso ou nos aplicativos para condomínios.
Comunicação e convocação
Um outro ponto importante sobre como presidir uma assembleia de condomínio com eficiência diz respeito a comunicação e a convocação.
Use múltiplos canais de comunicação
Procure sempre usar múltiplos canais de comunicação, como, por exemplo, e-mails, mensagens de texto e cartazes em áreas comuns do condomínio. Tudo isso a fim de garantir que todos estejam cientes da assembleia que irá acontecer.
É preciso levar em consideração que alcançar o quórum mínimo em assembleia pode ser desafiador. Por isso, é importante que a realização da assembleia seja comunicada com antecedência, para que os condôminos consigam se planejar para estarem presentes.
No caso das assembleias virtuais, a participação se torna mais simplificada, pois há a possibilidade de participar de qualquer lugar, desde que haja internet. Já no caso das assembleias presenciais, o quórum se torna mais desafiador, mas com boas estratégias, incluindo a comunicação com antecedência, faz toda diferença.
Saiba mais sobre como aumentar o quórum da assembleia:
Forneça informações claras
Outro ponto fundamental é fornecer informações claras. Inclua na convocação detalhes sobre:
- Data;
- Horário;
- Local da reunião;
- Pauta;
- Documentos importantes.
Esses detalhes fazem total diferença, até mesmo para aumentar o nível de interesse em participar da assembleia. Isso porque, quando o condômino percebe que está na pauta um assunto de seu interesse, a tendência de que ele participe é ainda maior.
Além disso, isso gera maior transparência para o condomínio, mostrando também o posicionamento do síndico.
Tomada de decisões e votações
Por fim, temos a tomada de decisões e votações, que são pontos importantes sobre como presidir uma assembleia de condomínio.
Explique as propostas de forma clara
Antes de cada votação, explique as opções de maneira clara, fornecendo informações relevantes a fim de que as pessoas votem de maneira consciente e segura. Portanto, essa é uma tarefa do síndico, explicar de maneira clara sobre o que está sendo votado e cada opção.
Use métodos de votação transparentes
E por falar em transparência, a votação precisa seguir esse modelo. Há métodos que permitem todos expressarem suas opiniões, votação secreta para temas mais sensíveis.
O uso de aplicativo para condomínios pode ajudar muito nessa etapa mais delicada da assembleia. Esse tipo de ferramenta é muito simples de se utilizar, segura e auditável, o que traz mais confiança na votação.
Contudo, caso não utilize um app para condomínio, é importante que forneça aos condôminos uma maneira simples de votar, que seja segura e auditável.
Respeite o resultado
O resultado das deliberações da assembleia precisa ser respeitado. O síndico, enquanto representante do condomínio, precisa respeitar e fazer cumprir as decisões da assembleia.
Hora de agir!
Esses são os passos importantes para quem deseja saber como presidir uma assembleia de condomínio. Presidir uma assembleia de condomínio requer uma boa comunicação, capacidade de mediação e conhecimento acerca das regras e regulamentos do condomínio.
O síndico precisa garantir que todos os condôminos tenham a oportunidade de expressar suas opiniões e contribuir para decisões importantes. Ademais, ele deve estar preparado para lidar com situações desafiadoras de forma diplomática e harmoniosa, buscando sempre o consenso e o bem-estar coletivo da comunidade condominial.
Por isso, ao seguir esses passos, tenha em mente que está garantindo o sucesso da assembleia.
