Você sabe como otimizar o tempo de atendimento para cada cliente?
Do cadastro de proprietários à manutenção, da previsão orçamentária à geração de cobranças, gerenciar condomínios é um trabalho complexo.
Em meio à correria da rotina, nem sempre sobra tempo para prestar um serviço personalizado, resolvendo demandas especiais com total dedicação. Isso é importante porque, no fim das contas, é nessas horas que o cliente enxerga mais valor no serviço.
Por isso, separamos dicas simples para administradoras otimizarem o tempo alocado a cada cliente. Confira!
Centralize informações
Cada administradora trabalha de um jeito, e cada funcionário da equipe também tem uma maneira própria de se organizar. Mas isso não pode significar processos não padronizados, cheios de etapas improvisadas e informações espalhadas em planilhas dispersas.
Uma forma eficiente para começar a otimizar o tempo é centralizar as informações necessárias para a gestão e para o contato com os clientes em um local acessível a toda a equipe financeira. Manter dados atualizados e sempre à mão é, de fato, um trabalho contínuo, mas que poupa tempo. Especialmente porque, dessa forma, sua equipe também estará reduzindo a possibilidade de erros e evitando retrabalho.
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Mantenha o foco no que gera valor
Como dissemos, o valor do serviço prestado pela administradora é visto de forma muito clara quando uma demanda especial é resolvida. Trabalhos como esses, que exigem talento, conhecimento e relacionamento humano, devem ser o principal motivo para ter uma equipe especializada.
Por outro lado, processos mecânicos como a emissão de cobranças e a conciliação bancária podem ser automatizados. A possibilidade de processar esse tipo de dado em lotes, em vez de lançar cada boleto um a um, chega a poupar dias de trabalho, além de evitar erros e retrabalho, otimizando o tempo e aumentando a satisfação dos clientes.
Use ferramentas de gestão de tempo para priorizar o que importa
Ferramentas de gestão de tempo, como Trello, Asana e ClickUp, ajudam a organizar a rotina e evitar desperdícios com tarefas secundárias.
Além disso, com metodologias como a Matriz de Eisenhower e técnicas de planejamento, é possível identificar as atividades que realmente geram valor para o cliente e focar nelas.
Ofereça canais de autoatendimento e reduza a demanda no suporte
Disponibilizar opções como FAQs interativas, chatbots e portais de autoatendimento permite que os clientes resolvam dúvidas rapidamente, sem precisar entrar em contato direto com a equipe.
Isso melhora a experiência do cliente, solucionando seus problemas com agilidade, e libera os atendentes para questões mais complexas.
