Do cadastro de proprietários à manutenção, da previsão orçamentária à geração de cobranças, gerenciar condomínios é um trabalho complexo.
Em meio à correria da rotina, nem sempre sobra tempo para prestar um serviço personalizado, resolvendo demandas especiais com total dedicação. Isso é importante porque, no fim das contas, é nessas horas que o cliente enxerga mais valor no serviço.
Por isso, separamos dicas simples para administradoras otimizarem o tempo alocado a cada cliente. Confira!
Centralize informações
Cada administradora trabalha de um jeito, e cada funcionário da equipe também tem uma maneira própria de se organizar. Mas isso não pode significar processos não padronizados, cheios de etapas improvisadas, e informações espalhadas em planilhas dispersas.
Uma forma eficiente para começar a economizar tempo é centralizar as informações necessárias para a gestão em um local acessível a toda a equipe financeira. Manter dados atualizados e sempre à mão é, de fato, um trabalho contínuo, mas que poupa tempo. Especialmente porque, dessa forma, sua equipe também estará reduzindo a possibilidade de erros e evitando retrabalho.
Mantenha o foco no que gera valor
Como dissemos, o valor do serviço prestado pela administradora é visto de forma muito clara quando uma demanda especial é resolvida. Trabalhos como esses, que exigem talento, conhecimento e relacionamento humano, devem ser o principal motivo para ter uma equipe especializada.
Por outro lado, processos mecânicos como a emissão de cobranças e a conciliação bancária podem ser automatizados. A possibilidade de processar esse tipo de dado em lotes, em vez de lançar cada boleto um a um, chega a poupar dias de trabalho. E, mais uma vez, também evita erros e retrabalho.
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