Última atualização: 18 de janeiro de 2024
Administrar condomÃnios é uma tarefa um tanto quanto complicada. Esta por sua vez, para ser realizada com eficiência exige entendimento de algumas áreas estratégicas. Os principais temas que exigem expertise dos gestores de condomÃnios são contabilidade, administração, atendimento ao cliente, mediação de conflitos, controle operacional, âmbito jurÃdico, entre outras.
Pensando nisso, separamos aqui, 8 dicas de como administrar condomÃnios. Vale destacar que se atentar e adotar as dicas aqui apresentadas, será benéfico para desde um pequeno condomÃnio de autogestão até para uma administradora com vários cliente de grande porte.
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Gestão de condomÃnios
A administração de condomÃnios, não é nada mais, nada menos que tomar conta de todo o ambiente condominial. É simples de entender, porém difÃcil de executar.
Sendo assim, esta é uma tarefa que pode e deve ser abordada de diversas formas por várias frentes. Isso porque existem vários aspectos com que um gestor deve se preocupar. Desde a mediação de conflitos e definição de horários para certas atividades no condomÃnio, até prestação de contas e processos legais.
Administradora de condomÃnios
Optar por contratar uma administradora de condomÃnios é uma ótima opção para aqueles condomÃnios em que uma metodologia de autogestão não é o suficiente. Sua função é de auxÃlio ao sÃndico, funcionando com um braço direito do mesmo.
A administradora vai ajudar, principalmente, em questões burocráticas e tecnológicas. Isso porque muitas delas contam com um software para gestão de condomÃnios capaz de facilitar e até mesmo automatizar vários processos de gestão.
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Como administrar condomÃnios
Como apontamos anteriormente, a gestão do condomÃnio pode ser feita de formas diferentes. Sendo elas, autogestão ou por meio de um serviço de administradora.
No primeiro caso, será escolhido um sÃndico de condomÃnio. Este, por sua vez, será responsável pela administração condominial por completo. Contudo, o sÃndico pode contar com alguns auxiliares no cumprimento de suas obrigações, como um assessor jurÃdico, por exemplo.
Pensando nisso, qualquer problema que pode vir a ocorrer no ambiente condominial, será de responsabilidade do sÃndico. Podendo responder, até mesmo, judicialmente. Por isso, esta é uma função bem delicada que requer total atenção.
Independente da forma em que a gestão ocorre em seu condomÃnio, sempre haverá um sÃndico. Em casos que uma administradora foi contratada, ela trabalhará aliada ao sÃndico. A questão é entender bem quais são as responsabilidades de cada um.
Pensando nisso, seguem abaixo algumas dicas tanto para condomÃnios de autogestão quanto para administradoras de condomÃnios.
1- Organização do financeiro em condomÃnios
Antes de mais nada, um dos principais pontos de uma boa administração de condomÃnios, é um bom controle financeiro. Para isso, pode-se entender que o financeiro do condomÃnio, é como o de uma empresa comum.Â
Ou seja, é preciso saber como classificar cada tipo de despesa e desenvolver um planejamento anual. Este planejamento e/ou previsão orçamentária, por sua vez deve ser embasado nos anos anteriores, levando em consideração os reajustes.
Para lhe ajudar a manter o financeiro do condomÃnio em ordem, aqui vão alguns itens:
- Despesas ordinárias: São despesas rotineiras, sendo referentes à manutenção, salários e encargos. Aquilo que normalmente está dentro do que foi planejado;
- Despesas extraordinárias: São benfeitorias ao condomÃnio (prédio, casas ou ambiente) e/ou gastos não previstos no planejamento;
- Fundo de obras: Verba destinada à realização de obras no condomÃnio. Considerada verba extraordinária;
- Fundo de reserva: Verba de cunho emergencial, destinada à gastos imprevistos. Considerada verba extraordinária;
- Fundo trabalhista: Verba destinada à pagamento de salários. Considerada verba ordinária;
- Obras necessárias: Obras relacionadas à infraestrutura do condomÃnio, seja para reparo ou conservação. Considerada verba ordinária;
- Obras úteis: Obras que visam facilitar o uso da infraestrutura condominial. Dependem do voto da maioria dos condôminos. Considerada verba extraordinária;
- Obras voluptuárias: Obras que não interferem diretamente no uso habitual da infraestrutura. Obras que visam a melhora estética do condomÃnio. Dependem do voto de â…” dos condôminos.
2- Ética, transparência e prestação de contas
Como administrar condomÃnios é uma tarefa em que implica lidar com várias pessoas, sendo elas funcionários e, principalmente, condôminos, a transparência é fundamental. Um dos principais quesitos dessa qualidade é uma boa prestação de contas, vamos destrinchar.
Ao assumir a gestão de um condomÃnio, você está sendo confiado por todos os condôminos que nele moram. Sendo assim, é como se você estivesse cuidado da casa dessas pessoas. Portanto, ser o mais transparente possÃvel é imprescindÃvel para conquistar a confiança dos condôminos e manter uma gestão saudável.
A prestação de contas, nada mais é que uma forma do sÃndico e administradora mostrarem para os condôminos o que está sendo feito com o dinheiro do condomÃnio. Este processo é obrigatório e consta no artigo 1.348 do Código Civil. Sendo assim, a dica aqui não é realizar a prestação de contas, mas sim fazê-lo da forma mais transparente possÃvel.
3- Tipos de condomÃnios
Para entendermos como administrar condomÃnios da melhor maneira, é preciso entender as particularidades do mesmo. Para isso, vamos destrinchar as diferenças de cada tipo de condomÃnio, aqueles de casas (horizontais) e os de apartamentos (verticais).
CondomÃnios horizontais
Nos condomÃnios dessa categoria é importante ter alguns cuidados a mais, quando comparado à prédios, como por exemplo:
- Maior atenção e investimento em segurança, uma vez que moradores de casas estão mais suscetÃveis à arrombamentos e assaltos;
- Classificar as obras feitas nas casas de acordo com o regimento interno e com as categorias de obras citadas acima;
- Como condomÃnios nessa disposição possuem mais espaços, também é interessante usufruir deles para promover ações entre condôminos.
CondomÃnios verticais
Nos condomÃnios de apartamentos, a interferência de um condômino ao outro será um problema mais frequente. Pensando assim, aqui vão algumas particularidades do condomÃnio edilÃcio:
- A distribuição de vagas de garagem são uma particularidade de prédios. Já que a garagem é compartilhada, a má distribuição de vagas pode gerar conflitos;
- Todo tipo de barulho causado por um morador terá mais interferência no vizinho. Pensando nisso, os barulhos e seus horários devem ser minuciosamente discutidos em assembleia de condomÃnio.
- Também deverá ser mais cauteloso com horários não só de obras, mas também de mudanças;
- Manter o controle e a ordem para uso de elevadores.
4- Responsabilidade do sÃndico e da administradora
Já foi dito que tem como administrar condomÃnios com apenas um sÃndico, bem como com auxÃlio de uma administradora. Com isso em mente, é importante destacar a responsabilidades que caem sobre cada uma dessas partes.
Estamos falando de dois dos principais pilares da gestão condominial. Por isso, é de altÃssima importância deixar bem claro o que é dever de um e o que é dever de outro. Além disso, cabe ao sÃndico entender as obrigações da administradora e vice-versa, para que haja harmonia nesse trabalho conjunto, evitando qualquer tipo de conflito ou confusão.
5- Atenção fiscal
Parece óbvio, mas é sempre importante destacar a atenção que deve ser dada ao pagamento de impostos no condomÃnio e o cumprimento das obrigações fiscais. Reconheça as exigências da Receita Federal que afetam o ambiente condominial e as tenham em dia!
O não cumprimento dessas obrigações pode levar à uma redução do valor do imóvel ou, até mesmo, processos judiciais, considerando o condomÃnio como um devedor da união.Â
Além dos impostos, questões trabalhistas também são extremamente avaliadas pela Receita Federal, principalmente por meio do eSocial para condomÃnios. Sendo assim, tenha todas as questões financeiras e trabalhistas do condomÃnio que você administra em dia e documentada de forma organizada.
6- Colaboradores e empresas terceirizadas
Não podemos falar de como administrar condomÃnios sem falar dos seus funcionários. A experiência do funcionário no condomÃnio é responsabilidade do sÃndico, portanto este deve sempre estar atento à s leis trabalhistas e, principalmente, suas peculiaridades em ambiente condominial.
Fora isso, é importantÃssimo o trabalho conjunto de sÃndico e administradora no momento em que ocorre a contratação de um funcionário ou serviço. Primeiramente, o sÃndico deve, junto da administradora rever, avaliar e assinar cada contrato, sempre enviando as informações do funcionário para o eSocial, como mencionado anteriormente.
Além disso, é neste momento em que é decidido a remuneração e carga horária do contratado. No ambiente condominial, essa relação pode variar para empresas comuns. Portanto, aqui vão algumas definições importantes para ter em mente neste momento:
- Adicional de insalubridade: remuneração adicional de trabalhadores cujas atividades são nocivas a saúde;
- Adicional por acúmulo de função: remuneração adicional de trabalhadores que atuam de forma concomitante em várias funções dentro de uma mesma atividade;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- CLT: Consolidação das Leis do Trabalho.
7- Lidando com Inadimplência
Esta é uma dor de cabeça que todo sÃndico passa. Isso porque mais cedo ou mais tarde, qualquer gestão condominial vai sofrer com atrasos de devedores. Por mais que esse seja um problema inevitável, é algo que pode ser reduzido.
Existem várias maneiras de reduzir a inadimplência condominial. A principal delas é com o uso de tecnologias. Isto é, automatizando processos de cobrança. Realizar cobranças é uma tarefa rotineira e requer trabalho constante. Pensando nisso, com o auxÃlio de um software para administradora de condomÃnios, a automatização desses processos fará com que seu tempo e esforço possam ser direcionados para demandas mais estratégicas que geram mais resultados.
Fora isso, um processo automatizado por meio de um sistema para condomÃnio, é um processo mais assertivo, logo, cobranças quando feitas de forma automática, contribuirão para a redução da inadimplência.
8- CondomÃnio Inteligente
Administrar qualquer empresa, bem como administrar condomÃnios, são responsabilidades que podem ser facilitadas pela tecnologia. E é assim que surgem os condomÃnios inteligentes.
CondomÃnios inteligentes são aqueles que possuem soluções tecnológicas implementada em seus processos, como softwares e aplicativos para condomÃnios. Dessa forma, vários processos de gestão podem ser totalmente automatizados ou facilitados, evitando assim as chances de erros e retrabalhos.
Fora isso, para ser um condomÃnio inteligente, não basta ter tecnologias, mas elas também devem comunicar entre si. Como por exemplo uma plataforma para assembleia virtual que pode ser acessada por aplicativo e que seja capaz de integrar outras ferramentas de chamada de vÃdeo, como o Zoom, por exemplo.
Ter um condomÃnio inteligente, trará diversas vantagens tanto para o condomÃnio em si, quanto para a administradora. Isso porque, quanto mais tecnológica for a gestão, menores serão os esforços e investimentos. Confira algumas dessas tecnologias:
- Assembleia online;
- Inteligência artificial;
- Sistema de controle de acesso;
- Software online para administração;
- Gestão eletrônica de documentos;
- Energia sustentável.
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Ao longo do texto, é bem claro que administrar condomÃnios não é tarefa fácil. Requer muito trabalho, atenção à detalhes, conhecimento de várias áreas e organização. Mas, por mais difÃcil que seja, não significa que pode ser facilitado, pelo contrário!
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