Desde o ano de 2013, a certificação digital para condomínios se tornou um documento obrigatório para todos os empreendimentos desse segmento. Isso porque, sem esse registro, o síndico não consegue enviar dados importantes sobre os seus funcionários para a Caixa Econômica Federal. Por isso, ele corre o risco de ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além de sofrer com processos trabalhistas.
No entanto, apesar das advertências, é muito comum encontrar condomínios que estão em situações irregulares. Também há muitos profissionais dessa área que têm dúvidas sobre como usar a certificação digital para melhorar a administração dos condomínios.
Sendo assim, devido à importância desse assunto, preparamos este artigo com as principais informações sobre a certificação digital para condomínios. Acompanhe a leitura!
O que é a certificação digital para condomínios?
A certificação digital é um documento eletrônico que tem a função de comprovar quem executa uma ação virtual. Por isso, essa ferramenta não é usada apenas pelos condomínios, mas também por empresas e pessoas físicas. Em outras palavras, pode se dizer que esse documento serve como uma identidade virtual da pessoa física ou jurídica.
Nesse sentido, por meio dessa identificação, a pessoa consegue, de forma online, realizar uma série de serviços. A certificação contribui, assim, para redução de custos, agilização nos processos, além de promover a sustentabilidade. Ou seja, permite que o administrador do condomínio consiga resolver assuntos referentes ao empreendimento, sem a necessidade de comparecer pessoalmente, proporcionando mais agilidade e menos burocracia.
Para você entender melhor, basta imaginar o seguinte exemplo: o administrador ou o síndico precisa realizar ações referentes à administração do condomínio, como emitir imposto de renda, obrigações fiscais e efetuar transações de forma virtual, por meio do celular ou computador. Como garantir que ele está executando a ação?
Sendo assim, a certificação digital serve para garantir a autenticidade, integridade e a confiabilidade das informações fornecidas durante a realização das operações. Além disso, esse documento é utilizado para que a administradora ou o síndico possa acessar o canal denominado “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, para enviar os dados previdenciários pertencentes aos funcionários que trabalham no condomínio.
Ou seja, o envio das informações referentes ao INSS, FGTS, RAIS e outras obrigações trabalhistas só será possível por meio dessa ferramenta. Contudo, mesmo que o condomínio não tenha funcionários, ainda assim é preciso dispor da certificação digital, uma vez que o usuário de RPA (Recibo de Pagamento de Autônomos) necessita usar o “Conectividade Social” para fornecer os dados.
Como obter a certificação digital para condomínios?
Agora que você já entendeu o conceito de certificação digital para condomínios, vamos explicar o passo a passo de como obter esse documento na prática. Confira:
- o responsável pela administração do condomínio deve entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR) ou Autoridade Certificadora (AC), como Caixa Econômica Federal, Certisign e SERPRO. Esses órgãos têm a autorização para emitir certificados digitais, além de serem credenciados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI);
- depois, esse responsável deve reunir a documentação exigida pelo órgão;
- por fim, ele deve comparecer ao AR ou AC pessoalmente, com todos os documentos solicitados, e realizar a expedição da assinatura eletrônica.
Documentos necessários
Para solicitar a emissão do certificado digital para condomínios, é necessário apresentar os documentos a seguir:
- cartão de CNPJ do condomínio;
- convenção do condomínio;
- instituição do condomínio, disponível por meio do cartório de imóveis;
- especificação do condomínio ― documento referente ao projeto do empreendimento feito pela construtora;
- ata de eleição registrada e assinada com firma reconhecida do atual síndico;
- comprovante de residência do síndico;
- RG e CPF (ou CNH) do síndico.
Lembrando que, para emitir o certificado digital, é preciso que o cadastro do síndico esteja atualizado no sistema da Receita Federal. Além disso, caso o condomínio tenha sido construído antes de 1964 e, por isso, não tenha a convenção, a solicitação pode ser feita por meio da matrícula-mãe do empreendimento.
Custo de emissão
Os gastos com a emissão do certificado digital podem variar entre R$290,00 a R$495,00. Isso porque os preços alteram conforme:
- o prazo de validade da ferramenta: que pode ser de um mês a três anos;
- o formato do certificado, são três tipos: cartão inteligente, cartão inteligente + leitora e token USB.
Vale ressaltar que o cartão inteligente é adequado para condomínios que dispõem dos serviços de uma administradora. Agora, se a gestão do condomínio fica sob a responsabilidade do síndico, o ideal é optar pelo cartão inteligente + leitora ou token USB.
Assinatura eletrônica, não digital
É muito comum encontrar pessoas que confundem assinatura digital com assinatura eletrônica. Apesar de existir certa semelhança entre essas duas palavras, ambas apresentam funções e significados diferentes.
A assinatura digital é um recurso originado a partir da certificação digital, que tem valor jurídico garantido pela legislação brasileira. Por isso, é usada para formalizar documentos e pedidos. Já a assinatura eletrônica se refere a uma assinatura feita na tela de um celular ou tablet para obter o certificado digital para o condomínio.
Quais são as vantagens da certificação digital para condomínios?
Além de evitar o risco de ser penalizado pela Justiça do Trabalho com multas ou ser alvo de processos trabalhistas, dispor da certificação digital proporciona algumas vantagens para o condomínio. Entre elas, estão:
- manter o condomínio compliance com a legislação;
- garantir a segurança das informações e transações do condomínio contra fraudes;
- permitir que o síndico possa assinar documentos de forma ágil;
- facilitar a verificação das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- viabilizar as obrigações fiscais, como a declaração de Imposto de Renda, sejam emitidas de forma eletrônica;
- reduzir os gastos com papel;
- aumentar a agilidade;
- diminuir burocracia;
- permitir que se verifique se a administradora está respeitando os direitos dos colaboradores do condomínio.
Portanto, com base nessas informações, é possível perceber que, além de ser um documento obrigatório, a certificação digital para condomínios é extremamente importante. Sendo assim, para facilitar o processo de solicitação, vale a pena considerar a ajuda de uma administradora especializada nesse tipo de serviço.
Gostou do artigo e quer saber mais sobre o assunto? Então, aproveite para conhecer nossas soluções para administradoras de condomínio.
