Um calendário do condomínio planejado minuciosamente é essencial, pois o síndico e as administradoras tem diversas obrigações. Além disso, planejamos também um checklist gratuito para download. Confira o texto completo!
Em um condomínio, é essencial existir um calendário do condomínio sazonal planejado minuciosamente, uma vez que, ao longo de todo o ano, há diversas obrigações no que se refere a documentações, manutenções periódicas e outros compromissos.
Pensando nisso, compilamos este calendário do condomínio e liberamos o checklist anual do condomínio, para que síndicos, administradoras e gestores de condomínios possam acompanhar com mais facilidade e antecipar essas demandas.
Vamos lá?
Janeiro
Assembleia Geral Ordinária (AGO)
A Assembleia Geral Ordinária ocorre uma vez ao ano, e a Convenção do Condomínio é que define, normalmente, a data da sua realização. Porém, caso o documento não informe uma data específica, é uma boa ideia realizar a AGO em janeiro.
Isso porque a lei diz que, obrigatoriamente, a assembleia geral ordinária deve acontecer para aprovar as contas do ano anterior e a previsão orçamentária do novo ano e, também, quando necessário, eleger o novo síndico, e faz sentido tomar essas decisões logo no primeiro mês no calendário do condomínio.
O art. 1.350 do Código Civil diz:
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
Veja também:
Contratação ou renovação do seguro condominial
O seguro condominial é uma despesa ordinária e uma demanda obrigatória. O Código Civil diz, em seu art. 1.346, que é responsabilidade do síndico ou do responsável pelo empreendimento o seguro do condomínio.
Não é obrigatório fazer a contratação ou renovação do seguro condominial em janeiro, mas é uma boa ideia que isso aconteça nos primeiros meses do ano, no calendário do condomínio, para que seja possível prever o custo no orçamento anual e submeter à análise dos moradores, para sua aprovação, durante a AGO.
Fevereiro
Entrega da DIRF
A emissão da DIRF, ou Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, ocorre pela fonte pagadora, ou seja, pelo empregador, que pode ser uma pessoa física ou empresa.
A Receita Federal costuma receber a DIRF em fevereiro, por isso é importante incluir no calendário do condomínio a entrega da obrigação. Importante, também, acompanhar o calendário oficial da Receita Federal, pois as datas podem mudar de um ano para o outro.
O objetivo da DIRF é fornecer informações à Receita Federal sobre o valor do imposto de renda e outras contribuições retidas com pagamentos a terceiros para evitar sonegação fiscal. Ou seja, se relaciona com o IRFF – Imposto de Renda Retido na Fonte.
Março
Cuidados com o jardim
Após o período de verão, é importante começar a preparar as plantas, a terra e a grama dos jardins do condomínio para o período de mais frio. Por isso, vale acrescentar esse tópico no calendário do condomínio.
Durante o outono, deve-se fazer a limpeza de canteiros e a adubação química específica. Já mais perto do inverno, vale cobrir o gramado por substrato ou terra mista peneirada para manter a umidade e fortalecer o sistema radicular, além de realizar as podas de limpeza.
Vale também estar atento aos tipos de plantas do jardim do condomínio: analise se a planta prefere sombra ou sol, quantas vezes precisa ser regada, se é perene ou tem fases, qual a melhor forma de plantar etc.
Outra dica importante é ter atenção à escolha do profissional que vai cuidar do jardim. Ele precisa dar a manutenção adequada e conhecer sobre o assunto.
Por isso, o síndico deve fazer orçamentos e cotações na busca de um preço acessível, mas que não afete a qualidade do serviço.
Limpeza da caixa de gordura
A caixa de gordura é um reservatório que coleta a gordura da lavagem de louças e evita que esta vá para a rede principal e para as estações de tratamento de esgoto. Nesse contexto, a limpeza da caixa de gordura em condomínios é essencial.
É indicado fazer a limpeza da caixa de gordura a cada 6 meses ou menos, a depender da estrutura do condomínio.
Abril
Inspeção predial
O cuidado preventivo de análise da edificação ajuda a direcionar melhor os investimentos em manutenção e permite ao síndico uma visão detalhada das condições do local. Além disso, o profissional obtém uma lista de prioridades para uma manutenção mais eficiente e com investimentos bem direcionados.
É essencial fazer a inspeção predial uma vez por ano, para avaliar itens como instalações hidráulicas e elétricas, elementos estruturais aparentes, sistemas de vedação, esquadrias e impermeabilização, geradores, elevadores, entre outros. Dessa forma, sugere-se incluir a inspeção predial no calendário do condomínio antes do período de obras, para que seja possível reparar possíveis defeitos ou problemas.
Dedetização
O ideal é fazer a dedetização/desratização duas vezes ao ano. O mais recomendado é que uma delas aconteça em outubro, antes da época do verão, em que é mais comum o aparecimento de pragas urbanas.
Incluir no calendário do condomínio a dedetização em abril complementa a do final do ano e também ajuda a manter afastadas as pragas urbanas durante a época mais fria do ano. Vale ressaltar que no outono é mais comum o surgimento de ratos, então abril é o período ideal para evitar a presença desses bichos pelo condomínio.
Vale destacar que em casos específicos de condomínios com muita área verde, próximo de rios e córregos ou de terrenos vazios e no caso de haver infestação de pragas no local, é importante que esse cuidado nas áreas comuns aconteça com mais frequência.
Maio
Obras
O período de outono e inverno tende a apresentar estiagem e menor quantidade de chuvas. Com isso, esse é o melhor período para a realização de reparos no condomínio, como restaurações e impermeabilizações.
Vale lembrar que é necessário aprovar as obras em condomínio em assembleia, com quórum definido a partir do tipo de obra.
Veja o que diz o Código Civil no artigo 96:
Art. 96. As benfeitorias podem ser voluptuárias, úteis ou necessárias.
§ 1º São voluptuárias as de mero deleite ou recreio, que não aumentam o uso habitual do bem, ainda que o tornem mais agradável ou sejam de elevado valor.
§ 2º São úteis as que aumentam ou facilitam o uso do bem.
§ 3º São necessárias as que têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore.
Já no artigo 1.341,
Art. 1.341. A realização de obras no condomínio depende:
I – se voluptuárias, de voto de dois terços dos condôminos;
II – se úteis, de voto da maioria dos condôminos.
§ 1º As obras ou reparações necessárias podem ser realizadas, independentemente de autorização, pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer condômino. (…).
Limpeza da caixa d’água
Diferentemente de residências, condomínios contam com caixas d’água de grande porte, e, de acordo com a Portaria n° 2.914 da Anvisa, o síndico pode ser responsabilizado pela qualidade da água oriunda da caixa d’água do condomínio. Dessa forma, é essencial ter atenção a esse aspecto da manutenção no calendário do condomínio.
No geral, a periodicidade da limpeza da caixa d’água deve ser a cada seis meses. Porém, se a água de abastecimento da região tiver qualidade inferior, será necessário realizar a limpeza em um intervalo menor.
É recomendado fazer a limpeza da caixa d’água entre maio e julho para que a caixa esteja em perfeitas condições para o inverno.
Faça o download do checklist anual do condomínio e tenha todas as tarefas automatizadas na sua mão:
Junho
Cursos de capacitação
Como durante o período de férias o condomínio fica mais vazio, é interessante utilizar esse momento para os cursos de capacitação para os funcionários.
O mês de junho é ideal no calendário do condomínio pois evita que essa preparação seja feita nos meses de novembro e dezembro, quando os cursos são mais procurados, o número de vagas é menor e há mais demandas no condomínio.
Preparação para o período de férias escolares
O mês seguinte, julho, é o período de férias escolares, e, por isso, é relevante no calendário do condomínio. Afinal, em condomínios com maior número de famílias com crianças pequenas, é comum vê-las circulando com mais frequência pelas áreas comuns.
Ainda em junho é importante ter atenção à manutenção de áreas de recreação, como playground e sala de jogos, para evitar acidentes. Também vale estipular regras específicas e planejar atividades extras como brincadeiras, jogos ou campeonatos para entreter as crianças e reduzir o número de acidentes. Contratar assessoria esportiva ou recreativa também pode ser uma boa ideia.
Também é uma boa ideia pensar em campanhas para deixar as crianças longe de áreas perigosas do condomínio, como a garagem.
Julho
Reforço na segurança
Em julho, os condomínios costumam ficar mais vazios, devido às férias escolares. Com isso, o risco de roubos e furtos fica maior, e é importante que moradores e funcionários fiquem mais atentos. Vale incluir uma campanha de conscientização no calendário do condomínio, distribuindo cartazes ou comunicados, por exemplo, com boas práticas de segurança para moradores e funcionários.
Veja algumas sugestões:
Para funcionários
- Em caso de obras no condomínio, só permitir o acesso de funcionários listados pela empreiteira, portando crachá com foto. Em caso de dúvidas, chamar o zelador.
- Nos horários de limpeza e recolhimento de lixo, manter as entradas do edifício fechadas.
- Na entrada ou saída de pessoas do condomínio, só abrir os portões após verificar se não há suspeitos próximos.
- Não comentar sobre a vida pessoal dos condôminos, como horários em que podem ser encontrados e outras informações.
- Não aceitar a guarda de chaves das unidades e automóveis de moradores.
Para moradores
- Sempre que for entrar no prédio ou condomínio, verifique se não há ninguém desconhecido ou com atitude estranha por perto.
- Nunca deixe um estranho entrar com você pelo portão de pedestres. Educadamente, diga que o porteiro vai atender a pessoa pelo interfone e feche o portão sem constrangimento.
- Quando for receber visitas, avise na portaria o nome das pessoas que vão procurar por você e não autorize a entrada de ninguém sem ser informado.
- Não comente sobre a rotina de moradores e funcionários do condomínio.
Agosto
Cuidados com a piscina
A manutenção na piscina deve ser feita anualmente, e uma boa sugestão é incluí-la no calendário do condomínio durante os meses mais frios, quando o uso será menor.
É importante prestar atenção a azulejos que possam ter se soltado, estado do deck, possíveis vazamentos e as condições do filtro.
Vale ressaltar que os demais cuidados com a piscina, como filtragem, controle do cloro e do pH, aspiração e limpeza das bordas, devem ser feitos com maior frequência.
Setembro
Cuidados com o jardim
Setembro é o mês da chegada da primavera, e é importante incluir as áreas verdes no calendário do condomínio, para que floresçam de maneira saudável.
Para esse período de primavera e verão, a dica é realizar as podas da grama, as novas adubações químicas peculiares a cada espécie e a correção do pH do solo.
Limpeza da caixa de gordura
A caixa de gordura deve ser limpa novamente no segundo semestre, para garantir a adequação desse sistema e evitar problemas para o condomínio.
Outubro
Dedetização
Para evitar que insetos e outras pragas invadam o condomínio durante o verão, é interessante fazer a dedetização um pouco antes do período de maior calor, como no mês de outubro.
Vale destacar que em casos específicos de condomínios com muita área verde, próximo de rios e córregos ou de terrenos vazios e no caso de haver infestação de pragas no local, é importante que esse cuidado nas áreas comuns apareça no calendário do condomínio com mais frequência.
Cuidados com SPDA
O para-raio, ou Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas (SPDA) é uma parte essencial dos prédios e deve ter cuidados específicos. Deve-se fazer a manutenção anualmente, e o laudo do para-raio dura um ano.
Dessa forma, se ele for feito em outro período, o serviço está garantido. Porém, a sugestão é que a manutenção do para-raio seja inserida no calendário do condomínio em outubro porque está mais próximo dos meses mais chuvosos, quando o sistema será utilizado mais intensamente.
Novembro
Documentação para a entrega de obrigações fiscais
No início do próximo ano será necessário ter em mãos os documentos relativos a funcionários e fornecedores do condomínio, para fazer a entrega de obrigações fiscais como a DIRF. Começar a organizar esses documentos em novembro ajuda a evitar atrasos e, consequentemente, evitar multas ou outros problemas para o condomínio.
Decoração de Natal
Com o ano chegando ao fim, chega também a época das festas de fim de ano.
Muitos condomínios têm o costume de enfeitar a fachada e as áreas comuns com decoração natalina, e o período ideal no calendário do condomínio para providenciar essa decoração é ainda em novembro, quando os itens de decoração ainda não estão tão caros e dá tempo de planejar tudo com calma.
Veja algumas dicas para cuidar da decoração de Natal do condomínio:
- Caso esse tipo de ornamentação já esteja previsto no orçamento anual, ou não envolva custos elevados, não é necessário nenhum rateio extra. Caso contrário, vale votar em assembleia se vai haver ornamentação e quanto dinheiro a tarefa vai demandar.
- Ao fazer as compras, é essencial ter atenção à qualidade dos produtos, para evitar riscos de choques e até incêndios.
- Para ajudar a montar a decoração, vale montar uma comissão de moradores interessados, o que pode promover uma maior integração no condomínio.
- Também é importante tomar cuidado com a rede elétrica ao fazer a decoração, para evitar acidentes nesse período.
Preparação para o período de férias escolares
Da mesma forma que em julho, dezembro e janeiro também são meses de férias escolares. Com isso, vale incluir no calendário do condomínio um lembrete para garantir entretenimento e segurança para os pequenos:
- Ter atenção à manutenção das áreas de recreação;
- Estipular regras específicas para a circulação nas áreas comuns;
- Planejar atividades extras, como brincadeiras, jogos e campeonatos;
- Contratar assessoria esportiva ou recreativa;
- Pensar em campanhas para deixar as crianças longe de áreas perigosas, como a garagem.
Limpeza da caixa d’água
Assim como em maio, para preparar a água para o inverno, é importante incluir outra limpeza da caixa d’água no calendário do condomínio entre os meses de novembro e janeiro, para que a água usada pelo condomínio esteja em boas condições para o verão, quando o uso será maior.
Dezembro
Planejamento de férias dos funcionários
Dezembro, como o último mês do ano, é o momento de começar a organizar o condomínio para o ano seguinte. É uma boa ideia começar o novo ano já sabendo quais funcionários vão tirar férias e em quais datas.
Veja algumas dicas para esse planejamento:
- Procure envolver os funcionários, consultando-os sobre o período em que cada um gostaria de tirar suas férias.
- Consulte a possibilidade de uma contratação para cobrir as férias dos demais funcionários. Nesse caso, uma sugestão é planejar para que contratados do mesmo posto tirem férias um após o outro. Assim, é possível negociar um desconto melhor com contratações terceirizadas.
- Elabore um provisionamento financeiro para pagar as férias de todos os funcionários e também as contratações pontuais, caso necessárias.
- Faça o possível para que as férias do zelador não ocorram em um período turbulento, como o de grandes reformas. Afinal, a fiscalização desse profissional é muito importante nesses casos.
- Tenha sempre atenção à legislação trabalhista e à convenção coletiva da categoria.
Reforço na segurança
Assim como em julho, dezembro e janeiro marcam o período de férias escolares, quando os condomínios ficam mais vazios. Vale retomar as campanhas de conscientização no calendário do condomínio, para garantir um ambiente mais seguro.
Boleto da cota de janeiro
Ainda em dezembro, é uma boa ideia se informar sobre a possibilidade de enviar o boleto da cota condominial de janeiro já nesse mês. Essa atitude pode reduzir a possibilidade de inadimplência no primeiro mês do próximo ano.
Elaboração da prestação de contas e da previsão orçamentária
Segundo o Código Civil, é obrigatória a apresentação da prestação de contas do ano que passou e da previsão orçamentária do ano seguinte durante a Assembleia Geral Ordinária.
Por isso, começar a elaborar esses documentos ainda no final do ano pode tornar esse processo mais organizado.
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E aí, gostou do artigo? Baixe o checklist anual do condomínio e organize suas demandas de forma fácil e prática!
