Balancete interativo e a importância na prestação de contas do seu condomínio

O financeiro é uma área crítica para a administração condominial. Faz parte da rotina financeira a produção dos balancetes mensais e anuais. Isso pode fazer com que haja acúmulo de papel, gerando desorganização futura.  

Por isso, o Balancete Interativo surge como uma boa alternativa para otimizar a prestação de contas. 

Balancete de condomínio

Esse documento apresenta uma avaliação financeira do condomínio, exibindo a receita mensal e todos os gastos associados, além de fornecer saldos mensais e anuais. O saldo mensal reflete a diferença entre a arrecadação e as despesas do mês, enquanto o saldo anual inclui o saldo anterior acrescido dos últimos 30 dias. 

É importante lembrar que é fundamental anexar todos os documentos essenciais para validar os gastos. Esses documentos podem incluir recibos de despesas como contas de serviços públicos, recibos de obras, contratos de seguro, relatórios de inadimplência, despesas de folha de pagamento, projetos de construção e reforma, bem como quaisquer eventos financeiros imprevistos. 

Por fim, embora a prestação de contas e o balancete sejam requeridos anualmente, uma apresentação mensal é altamente recomendada. Manter esse procedimento mensalmente promove maior transparência, simplifica o processo e auxilia em decisões futuras, como avaliar a viabilidade de projetos internos ou a necessidade de redução de despesas. 

Prestação de contas no condomínio

A prestação de contas é uma das obrigações do síndico, conforme prevê o artigo 1348, inciso VIII, do Código Civil.  

Art. 1.348. Compete ao síndico:  

I – convocar a assembleia dos condôminos;  
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;  
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;  
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;  
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;  
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;  
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;  
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;  
IX – realizar o seguro da edificação.   

Dessa forma, cabe ao síndico apresentar informações claras e completas aos condôminos. Por isso, recomendamos que a prestação de contas contenha explicações e detalhes dos relatórios financeiros.  

Isso é importante, pois fica mais claro aos condôminos, gerando maior transparência na prestação de contas. Além disso, opte por uma abordagem dinâmica, dividindo o conteúdo em tópicos breves e informativos. 

Apresentação do balancete

Geralmente, o balancete é compartilhado durante as assembleias ordinárias de condomínio. No entanto, a sua apresentação pode ocorrer em momentos diferentes, especialmente quando feita através de meios digitais, como e-mail, por exemplo. 

Aproveitar a plataforma digital pode economizar tempo e alcançar um maior número de condôminos, já que a presença nas reuniões presenciais frequentemente é reduzida. Essa é uma das vantagens do balancete interativo. 

Uma dica valiosa é digitalizar todos os recibos e contratos. Essa estratégia complementa a organização documental, tornando a análise mais eficaz. Isso permite que a documentação seja acessível a todos, enquanto também aumenta a sua longevidade, especialmente porque alguns recibos são sensíveis à luz e tendem a deteriorar com o tempo. 

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Vantagens do balancete interativo

A utilização de balancetes interativos para a administração de condomínios oferece diversas vantagens tanto para administradoras, síndicos e moradores. 

Por isso, vamos listar 3 vantagens de contar com essa ferramenta. Confira:  

• Maior transparência: o balancete dessa forma permite a visualização clara e acessível das informações financeiras do condomínio. Tanto administradoras quanto síndicos podem disponibilizar os balancetes de maneira online para os moradores. Isso faz com que todos tenham acesso às informações atualizadas. Isso promove uma maior transparência no processo de prestação de contas, reduzindo a desconfiança e aumentando a confiança dos moradores na gestão financeira do condomínio. 
• Engajamento: os moradores podem interagir diretamente com os dados financeiros do condomínio. Isso pode incluir gráficos, tabelas e informações de fácil compreensão que ajudam a ilustrar as finanças do condomínio. Ao entenderem melhor as receitas e despesas, os moradores se sentirão mais engajados e inclinados a participar das decisões financeiras durante as assembleias. Esse aumento de participação é benéfico para a administração, pois permite uma tomada de decisão mais informada e coletiva. 
• Agilidade e eficiência: com balancetes interativos elimina-se a necessidade de distribuir documentos físicos ou realizar apresentações detalhadas durante as assembleias. Isso economiza tempo tanto para administradoras quanto para síndicos, que podem direcionar seus esforços para outras atividades importantes. Além disso, os moradores podem acessar os balancetes a qualquer momento, o que significa que não precisam esperar até a próxima assembleia para obter informações financeiras atualizadas. Isso contribui para uma administração mais ágil e eficiente do condomínio. 

Perguntas frequentes