O síndico tem muitas atribuições e responsabilidades, precisando estar sempre muito atento a todas elas. Uma dessas importantes obrigações é realizar o controle financeiro, além de disponibilizar todas as informações pertinentes a todos os condôminos por meio do balancete de condomínio.
No entanto, essa etapa pode ser complicada até mesmo para os gestores mais experientes, pois envolve algumas regras específicas e muitas delas advém da contabilidade. Como não é todo mundo que detém os conhecimentos técnicos dessa área, toda atenção é pouca.
Para ficar por dentro de tudo sobre esse assunto e não ter mais problemas, confira o post a seguir. Boa leitura!
O que é o balancete de condomínio e o que é necessário saber sobre ele?
Esse documento traz uma análise financeira do condomínio, mostrando a receita do mês, juntamente a todos os gastos, além de um saldo mensal e anual. O saldo mensal é a diferença entre a arrecadação e as despesas nesse período, enquanto o anual é o saldo existente acrescido ao dos últimos 30 dias.
Nesse sentido, lembre-se de que é preciso anexar todos os documentos necessários para comprovar os gastos. Entre eles, é possível citar os recibos dos gastos, como contas de luz e água, recibos de obras, contratos de seguro, relatórios de inadimplência, gastos com folha de pagamento, obras e reformas, além de quaisquer imprevistos financeiros ocorridos.
Por fim, o balancete e a prestação de contas devem ser feitos anualmente, mas uma apresentação mensal é mais indicada. Realizando esse processo todo mês é possível manter uma maior transparência e facilitar esse processo, além de auxiliar as decisões futuras, como saber se é possível realizar alguma obra interna ou se é necessário reduzir custos.
Em resumo, é o balancete que acaba ficando responsável por dar um norte à gestão do condomínio, pois por meio das suas apresentações mensais é possível ter uma visão ampla das finanças. Assim, torna-se possível realizar uma previsão orçamentária muito mais acertada, além de fazer planejamentos para implementação de melhorias futuras no condomínio utilizando o dinheiro disponível em caixa.
Como fazer um bom balancete de condomínio?
Indubitavelmente, um bom balancete é aquele no qual se tem facilidade de acesso às informações. Documentos confusos só servem para embaralhar ainda mais o processo de identificação de dados. Assim, para que um balancete possa ser considerado ideal, qualquer pessoa tem que ser capaz de encontrar a informação que procura de maneira fácil e rápida.
Para que isso seja conseguido, dois pontos precisam estar presentes: o primeiro deles é a organização. Com os comprovantes, notas fiscais e extratos bem organizados, fica mais rápido fazer uma eventual conferência. A segunda característica é a simplicidade. Um balancete ideal tem apenas as informações realmente necessárias. É a velha máxima de que menos acaba sendo mais.
Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?
Podem surgir muitas dúvidas sobre esse assunto, e a melhor maneira de saná-las é recorrendo à legislação, pois as obrigações de cada um dos envolvidos frequentemente é elencada em leis. A despeito da convenção do condomínio, temos um instrumento legal que o sobrepõe.
Lendo o Código Civil para condomínios, é possível encontrar a indicação da obrigatoriedade da prestação de contas pelo síndico. Ou seja, ele não é obrigado diretamente a fazer o balancete, apenas de prestar as contas anualmente. No entanto, o balancete constitui uma etapa fundamental para que seu objetivo de acertar as contas todos os anos seja cumprido. Conclui-se, então, que cabe ao síndico fazer a apresentação do documento em caráter mensal.
A exceção fica por conta de condomínios que são geridos por uma administradora. Nesses casos, os integrantes diretos do condomínio (como síndicos e condôminos) podem fazer o acompanhamento regular da evolução das contas e, dessa forma, zelar pelas finanças condominiais.
Caso exista um conselho fiscal, ele também deve ser incluído no processo de acompanhamento de destinação dos recursos. Uma boa prática para tornar a gestão mais transparente é manter uma apresentação mensal de todos os balancetes produzidos mês a mês. Isso pode ser feito na assembleia de condomínio e os dados podem ser mostrados a todos os condôminos. Tudo deve ser devidamente registrado em ata.
Como fazer a apresentação do balancete de condomínio?
Normalmente, o balancete é divulgado nas assembleias de condomínio. No entanto, ele pode ser apresentado fora dessa data, especialmente se for por meios digitais, como e-mail ou até mesmo em um site, caso exista. É possível ganhar muito tempo e alcance entre os condôminos usando o meio digital, visto que é comum um alto índice de ausência nas reuniões presenciais.
Uma boa dica é digitalizar todos os recibos e contratos. Essa é uma dica que visa complementar o ato de organizar toda a documentação para que ela seja analisada de uma maneira mais fácil. Com isso é possível fazer com que a documentação fique disponível a todos, além de aumentar sua durabilidade visto que alguns recibos são fotossensíveis e ficam inutilizados com o tempo.
Reserve um período antes da reunião para se organizar e encontrar a melhor forma de apresentar todos os dados necessários. Além disso, estude se há necessidade de entregar um material de apoio aos moradores, a fim de auxiliar no entendimento de todos. Em momentos de prestação de contas é essencial que o assunto possa ser entendido por todos da melhor forma possível.
O que fazer para agilizar esse processo?
Em condomínios com muitas unidades imobiliárias ou que tenham muitas despesas, a realização do balancete pode demandar um esforço maior, além de aumentar as chances de ocorrer algum erro. Para auxiliar na tarefa, a utilização de um sistema para condomínios pode ser uma boa solução encontrada.
Com essa solução é possível reduzir tarefas manuais e repetitivas, estar mais atualizado em relação à área financeira, com todos os gastos e receitas mais organizados, além de auxiliar em outras tarefas, como no envio automatizado de boletos. Além disso, alguns desses softwares têm integração com aplicativos para comunicação com condôminos, que podem reduzir em até 80% a demanda de atendimentos aos interessados.
Para uma gestão transparente, o síndico precisa informar todos os detalhes possíveis aos demais moradores e um balancete de condomínio feito de uma maneira correta é essencial para alcançar esse objetivo. Além disso, a maneira como ele será apresentado nas reuniões é muito importante, pois é dessa forma que todos os moradores conhecerão a atual situação financeira que auxiliará nas futuras tomadas de decisões.
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