Saber como aumentar a produtividade, é interesse de qualquer negócio, certo? Ainda mais se tratando de uma administradora de condomínio, que lida com o dinheiro e o bem-estar de todos os condôminos de um prédio.
Para isso, existem muitas ferramentas tecnológicas e algumas estratégias que ajudam bastante a deixar a produtividade a seu favor. Então, quando você sente que a sua administradora poderia estar trabalhando de forma mais eficiente, pode substituir processos antigos por atividades mais modernas, unidas com a tecnologia.
Para ajudar, preparamos algumas dicas e estratégias essenciais para aumentar a produtividade da sua administradora de condomínios. Também vamos mostrar qual a importância desses processos e como eles ajudam no fluxo de serviços em um ambiente de trabalho. Vamos lá?
Como aumentar a produtividade na administradora?
Automatizar processos
O primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho em uma administradora de condomínios é tentar reduzir o grande número de papéis que envolvem os serviços e eliminar processos manuais antigos, que atrasam as tarefas e não otimizam os recursos. Portanto, uma boa escolha para mudar isso é automatizar os processos.
Busque por informações de ferramentas que podem auxiliar na gestão, tanto para envio e recebimento de arquivos e documentos, como para gerenciar as receitas e despesas do condomínio. Um exemplo é a utilização de ferramentas online para emissão de segunda via de boletos.
Também podem ser usados recursos digitais para criar os balancetes e controlar as despesas condominiais. Sendo assim, esse tipo de estratégia aumenta a produtividade da administradora e contribui para o monitoramento das movimentações financeiras do condomínio.
Estabelecer metas
A produtividade está sempre relacionada à gestão de tempo. Portanto, é muito importante estabelecer metas que aumentem essa produtividade. Quando se traça objetivos na empresa, é possível conhecer as tarefas necessárias a serem executadas. Com isso, o processo é otimizado e mais certeiro.
Treinar a equipe
É muito importante, também, que a equipe da administradora esteja treinada e capacitada para a execução de suas tarefas. Sendo assim, invista em treinamentos para todos os profissionais para que consigam trabalhar em todos os processos, equipamentos e ferramentas que aumentam a produtividade. Os colaboradores serão produtivos se estiverem preparados para a função que devem desempenhar.
Priorizar tarefas
Depois que a equipe já conhece as suas tarefas, é importante priorizar essas atividades. Sendo assim, para melhorar a sua gestão de condomínios, é necessário estipular quais são as responsabilidades de cada membro, de uma forma bem clara para que não surja nenhuma dúvida.
Nesse caso, para priorizar as tarefas, a empresa deve pensar em trazer a tecnologia para essa estratégia. Existe a opção de utilizar ferramentas para criar matrizes de priorização. Elas podem ser: matriz GUT, Rice, Matriz de Urgência e Importância e Matriz do Custo-Benefício.
A Matriz GUT é tanto completa quanto trabalhosa, visto que ela relaciona cada atividade a ser feita, levando em conta a gravidade, a urgência e a tendência da ação, de modo a priorizar a melhor para aquele momento.
Já a Matriz Rice utiliza alcance, impacto e confiança pontuados e divididos pelo esforço para entender como cada ação vai impactar no ambiente da empresa, de modo a tomar a melhor decisão. Já na Matriz de Custo-Benefício, o fator usado para tomar decisões é o custo.
Por fim, existe a Matriz de Urgência e Importância, que não é tão conhecida, porém segue a proposta das demais matrizes. A atividade é escolhida de acordo com sua importância e urgência para ser resolvida com prioridade.
Usar tecnologias de gestão
Para melhorar ainda mais a sua produtividade, nada melhor do que aliar os processos com os recursos tecnológicos. Existem muitas ferramentas que podem ajudar a administradora no controle das tarefas. Essas novas tecnologias possibilitam organizar o trabalho por equipe, definir corretamente o fluxo de trabalhos, executar processos padronizados, entre outros.
Kanban Flow e Asana são algumas das ferramentas que otimizam os processos da administradora para executar algumas atividades rotineiras, como controle de inadimplência dos condôminos e do pagamento das taxas de condomínio, até mesmo tarefas mais complexas, como preparar material para uma assembleia.
Utilizar esses recursos vai fazer com que você diminua a falta de foco entre os colaboradores e também evite o desperdício de tempo no fluxo de trabalho.
É essencial buscar por bons softwares para administradora de condomínios para aplicar em sua administradora. Esses recursos trazem muitos benefícios para o seu negócio, transformando as atividades em tarefas rápidas e seguras de serem executadas, além de evitar trabalhos manuais ou até mesmo retrabalho. Esses softwares também possibilitam que o administrador tire conclusões sobre a saúde financeira da sua empresa e qualidade da operação, ajudando assim a identificar gargalos dentro da administradora. Outra ferramenta interessantes são os aplicativos para comunicação com cliente,que podem diminuir em até 80% as demandas de atendimento ao cliente, já que o app automatiza essa função.
Invista ao máximo em ferramentas e softwares que melhorem a demanda de trabalho. Com isso, o resultado vai ser o aumento da produtividade da empresa.
Investir no clima da empresa
É muito importante investir no clima da empresa para melhorar a produtividade. Uma atmosfera amigável e harmoniosa consegue fazer toda a diferença nas atividades dos funcionários. Portanto, é preciso conseguir produzir boas condições de trabalho para todos os colaboradores.
Quais os benefícios de aumentar a produtividade?
Vale destacar que a produtividade se trata da relação entre qualidade de produtos ou serviços realizados, com os recursos utilizados e a qualidade do trabalho. Dessa forma, a tarefa de melhorar o desempenho é uma preocupação permanente das empresas, ainda mais aquelas que têm um perfil empreendedor.
Sendo assim, essa meta de tornar uma administradora mais produtiva traz um impacto direto nos resultados da organização. A empresa que tem bons resultados com a produtividade preza sempre pela qualidade e utiliza recursos mais modernos e tecnológicos.
Portanto, um dos grandes benefícios de utilizar essas estratégias é que você facilita a gestão financeira de condomínios, equilibra a produção de serviços e resulta na lucratividade.
Então, o que achou do nosso conteúdo? Ele ajudou a entender como aumentar a produtividade em sua administradora de condomínios? Gostaria de ver mais assuntos como este? Continue em nosso blog e veja ótimas soluções para o seu condomínio!
