O procedimento de auditoria condominial é extremamente importante, visto que alguns condomínios movimentam uma grande quantia de dinheiro. Utilizar esse mecanismo é uma boa prática de gestão, pois traz para a transparência e lisura ao processo, além de prevenir eventuais fraudes contábeis que possam vir a ser praticadas.
Neste artigo, você poderá saber um pouco mais a respeito desse dispositivo de grande utilidade e que está ao alcance de todos os envolvidos em um condomínio. Você saberá do que se trata seu conceito, além de conhecer seus possíveis objetivos. Ao final, tomará conhecimento de como proceder para pedir uma auditoria, além de saber o real papel do síndico nesses casos.
Confira!
O que é uma auditoria condominial?
Dependendo do condomínio em torno do qual giram as discussões, muito dinheiro pode ser transacionado. Em grandes complexos comerciais, como os shoppings, por exemplo, é normal haver movimentações que chegam à casa dos milhões de reais.
No entanto, um fato infeliz e relativamente comum merece ser destacado, o acontecimento das fraudes financeiras. Nesses casos, sempre que existe a desconfiança que um infortúnio desses existe em um condomínio, pode ser solicitada uma auditoria condominial. Seu objetivo consiste em descobrir eventuais desvios dos recursos disponíveis para fins escusos que são alheios à real administração do condomínio em questão.
Existem duas formas diferentes de auditorias condominiais. A primeira delas é a auditoria preventiva, na qual busca-se evitar o acontecimento de problemas futuros. Isso é feito por meio de uma análise contábil que fica responsável por fazer uma varredura nas contas do condomínio de forma a encontrar erros e corrigi-los. Condomínios que prezam pela eficiência de processos costumam valer-se bastante desse mecanismo.
A outra modalidade é a auditoria investigativa. Esse modelo deve ser requerido quando existe a desconfiança de que algum crime fraudulento tenha sido cometido ou mesmo esteja em curso. Nesse caso, o objetivo é reunir provas a respeito das ilegalidades praticadas e, com isso, tomar as medidas cabíveis a fim de penalizar os responsáveis pelo delito. Superfaturamentos ou quaisquer desvios de recursos podem ser investidos nesse momento.
Qual é o objetivo de uma auditoria condominial?
É possível alcançar três objetivos ao contratar uma auditoria condominial independente. O primeiro deles está relacionado diretamente com a organização das contas condominiais. Como é sabido, não é comum que o síndico seja um profissional oriundo da contabilidade e, dessa forma, a ajuda de um especialista é muito bem-vinda. Assim, o profissional contratado pode fazer um acompanhamento, revisando as despesas condominiais e atualizando a documentação.
Outra importante função desempenhada pela auditoria é fazer uma avaliação indireta da maneira como o condomínio está sendo gerido. Ou seja, funciona como uma espécie de prestação de contas na qual todas as ações anteriores serão estudadas. Portanto, tudo relacionado à contabilidade passará por um crivo, como as folhas de pagamento, os contratos de prestação de serviço e o recolhimento de todas as obrigações do condomínio.
Por fim, existe o motivo mais recorrente pelo qual uma auditoria é contratada: evidenciar a ocorrência de fraude. Quando existem suspeitas, uma auditoria tem a função de identificar as irregularidades e expedir um laudo. Em se constatando processos ilegais, o documento gerado servirá de base legal para a tomada dos devidos procedimentos cabíveis.
Como solicitar uma auditoria junto ao condomínio?
Um ponto muito importante a destacar é que é factível a qualquer condômino, ao síndico, à administradora (quando houver) e até mesmo ao conselho fiscal é o pedido de realização de uma auditoria no condomínio em questão. Basta apenas que os procedimentos formais sejam cumpridos como meio de atender aos pré-requisitos estabelecidos.
Para a estrutura formal de um condomínio (todos os agentes citados a despeito dos condôminos), basta que a solicitação seja formalizada. No entanto, caso a iniciativa parta de um membro integrante do condomínio (ou um grupo deles), o foco deve ter como ponto de partida o processo de comunicação.
Isso quer dizer que, havendo qualquer tipo de desconfiança quanto à administração dos recursos do condomínio, o primeiro passo a ser dado é levar a demanda ao síndico do local. Adicionalmente, pode-se requerer contato com a administradora e em último caso, com o conselho de administração fiscal do condomínio (se houver).
Apenas se forem esgotadas essas possibilidades e nada for feito é que deve-se, então, recorrer a um pedido de auditoria externa para essa missão. E o mais importante de tudo: deve ser um processo independente a qualquer agente envolvido na questão. Quando o processo é conduzido por um ente externo, maior credibilidade é atribuída ao caso. Quanto maios cercado de cuidado for essa solicitação, melhor.
Qual é o papel do síndico na auditoria de condomínio?
O síndico é a figura mais próxima do processo de destinação de recursos em um condomínio. Dessa forma, pode ser que venha a partir dele um eventual pedido de auditoria. Ele não só pode como deve fiscalizar o uso dos recursos para que possa intervir nos casos em que julgar necessário.
Sendo assim, é muito importante que o síndico detenha conhecimentos básicos de análise de contas, pois, dessa forma, torna-se muito mais veloz o processo de reconhecimento de uma eventual irregularidade. Com isso, é possível agir com antecedência para coibir algum ato ilícito que possa estar sendo cometido.
Vale lembrar que a análise feita por síndico não substitui uma auditoria independente contratada para esse fim. Ela somente ajuda a identificar problemas e agir antecipadamente. Para que isso se torne realidade, o síndico pode fazer a verificação de emissão de notas fiscais, do recolhimento correto de impostos e se a documentação referente à pasta trabalhista está toda completa com os recibos de pagamentos em dias.
A auditoria condominial é um importante instrumento de fiscalização presente em qualquer condomínio. Ela ajuda a manter a regularidade da administração de recursos e isso tem especial relevância ao passo que se trata de um bem comum, que tem destinação já pré determinada. Alocar mal esses recursos ou pior, desviá-los, pode ensejar um processo de auditoria que visa identificar as irregularidades e puni-las a altura, caso seja essa a situação encontrada.
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