É papel da administração trabalhar para melhorar esse cenário. Isso passa, primeiramente, por entender os principais motivos pelos quais os condôminos se recusam a participar das reuniões. No melhor cenário, é possível que a comunidade esteja plenamente satisfeita com o serviço prestado. Porém, é necessário assumir que talvez haja falhas na forma como as assembleias vêm sendo organizadas. E elas podem ser várias:
• Os assuntos tratados podem estar sendo considerados pouco relevantes, não sendo suficientes para motivar o morador a participar;
• As reuniões podem ser muito longas, maçantes e pouco objetivas, tomando um tempo que o morador não está disposto a dedicar;
• Os moradores preferem não se posicionar nas decisões, acreditando que não precisam fazer parte da gestão.
Procure saber qual desses problemas é mais comum no seu condomínio e, a partir daí, elabore uma estratégia para sanar essa falha. Aqui vão algumas dicas que podem ajudar nos pontos mais críticos:
O assunto da assembleia
Deixe para discutir na assembleia do condomínio somente assuntos que são realmente relevantes para a comunidade. É fato que alguns temas geram mais engajamento que outros: reajuste da mensalidade, sorteio de vagas de garagem, reformas e gastos extraordinários, por exemplo. Por isso, uma dica é mesclar esses temas a outros que também são importantes, mas chamam menos atenção.
De qualquer forma, é importante que os assuntos sejam curtos e objetivos, deixando claro para o morador o motivo da convocação.
A convocação
O uso excessivo de procurações é mal visto pelos moradores, porque fere a noção de democracia. Procure estabelecer um equilíbrio entre garantir que todos estão cientes da assembleia e reconhecem a importância de participar mas, ao mesmo tempo, não se sentem pressionados e intimidados. É fundamental alimentar um clima amigável, que é o que torna as reuniões mais atraentes.
Para tanto, procure reforçar a convocação em avisos nos elevadores e em quadros de aviso. Também vale usar a tecnologia para lembretes mais perto da data: e-mail, whatsapp, redes sociais.
Datas, horários e duração
Essa é uma variável importante e que deve ser considerada com cuidado. O síndico deve se esforçar para conhecer a rotina dos seus moradores, agendando assembleias em horários viáveis para a maioria deles. Em geral, o início da semana (entre segunda e quarta-feira), por volta das 20h, costuma ser uma boa escolha. Procure observar se não há eventos importantes na data, como vésperas de feriado ou jogos de futebol, que podem ser motivo de conflito de agenda.
Outra boa ideia é estipular a duração do encontro – e informar essa previsão na convocação. Uma assembleia dura, em média, entre 1h30 e 2h. É papel do síndico se esforçar para que o evento seja finalizado dentro desse prazo. Por isso, algumas estratégias são válidas:
• Seguir à risca a lista de tópicos previamente estabelecida, mudando de assunto apenas quando o primeiro tiver sido resolvido. Isso evita divagações e discussões paralelas;
• Anotar novas sugestões de tópicos levantados durante a reunião e discuti-los somente quando os assuntos principais estiverem resolvidos. Assim, apenas quem tiver interesse ou estiver envolvido nos assuntos precisa permanecer na assembleia;
• Vale a pena cronometrar as apresentações, para evitar que elas ultrapassem muito o limite de tempo proposto.
Conscientização
É fundamental que o condômino se sinta envolvido na gestão para que tenha interesse em participar das assembleias. Por isso, ele precisa se sentir ouvido e valorizado. Uma forma de promover esse envolvimento é discutir alguns assuntos com os moradores em particular ou informalmente, em grupos de whatsapp ou em encontros fortuitos, por exemplo.
Informá-los sobre pequenos acontecimentos e questioná-los sobre sua opinião, além de incluí-los nas questões do condomínio, também é uma importante ferramenta para saber quais assuntos são mais urgentes.
outra estratégia efetiva é formar pequenas comissões para assuntos específicos, como uma comissão de segurança para assuntos relacionados à portaria ou uma comissão de síndicos-mirim.
Recompensas e penalizações
Nenhum morador pode ser penalizado por não participar das reuniões. Porém, recompensas podem ser oferecidas para quem comparecer. Dependendo do seu orçamento e do clima do condomínio, alguns pequenos agrados podem aumentar o interesse dos condôminos:
• Lanches durante a assembleia ou pequenos coquetéis após a reunião;
• Sorteio de prêmios para os participante, que podem ser presentes ou descontos e isenções;
• A presença de especialistas para tratar de assuntos de interesse comum, como a segurança do bairro ou saúde pública.
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